Kurzbeschreibung
Viele manuelle Prozesse verhindern, dass Unternehmen im digitalen Zeitalter interne Prozesse optimieren und die eigene Effizienz durch eine Mitarbeiter iPad App steigern können.
Dabei reicht es oftmals aus, an den entscheidenden Stellen den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu digitalisieren – so wie im Falle der SodaStream GmbH
Im Auftrag des SodaStream Unternehmens konzipierte und entwickelte unser Team bei Bright Solutions eine iPad App für die Außendienstmitarbeiter des Trinkwassersprudler-Herstellers.
Durch eine möglichst hohe Standardisierung im Prozess der Bestandsaufnahme bei Kunden und Partnern sollen die Mitarbeiter optimal in ihrer Arbeit mobil unterstützt werden.
Zusätzlich sollen die Mitarbeiter mit dem iPad jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Daten für Ihre Arbeit haben.
Ergebnis im Überblick
Die App für Vertrieb und Außendienst basiert auf einer nativen Entwicklung für das iPad. Kundendaten werden mit dem Backend synchronisiert. Somit stehen den Mitarbeitern Kundendaten zur Auswahl zur Verfügung. Neu eingetragene Daten bei Kunden und Partnern vor Ort werden bei bestehender Internetverbindung an das Backend übertragen, um dort ausgewertet und weiterverarbeitet zu werden.
Das Projekt im Detail
Zu der täglichen Arbeit von Außendienstmitarbeitern im B2B-Bereich gehören Besuche bei Kunden und Partnern, die das eigene Produkt an Endkunden verkaufen. Im Falle von SodaStream also all jene Unternehmen, die SodaStream Produkte (u.a. Trinkwassersprudler und Zubehör) in ihrem Sortiment führen.
Bei ihren täglichen Routen erfassen die Außendienstmitarbeiter verschiedene Aspekte der Produktpräsentation direkt vor Ort in der Mitarbeiter App.
Insbesondere werden folgende Aspekte dokumentiert:
- Wo werden die Produkte im Markt platziert?
- In welchen Regalen werden die Produkte angeboten?
- Wird das bereitgestellte Werbematerial eingesetzt?
- Sind Produkte bereits vergriffen?
Unterstützung durch die Mitarbeiter App für Außendienst & Vertrieb
Die App wurde so konzipiert, dass sie die Mitarbeiter qualitätsgesichert und möglichst zeiteffizient durch diesen Prozess führt. Alle Daten, die vom Außendienstmitarbeiter erfasst werden müssen, werden durch die App abgefragt.
Die Validierung der Daten in der App unterstützt die Mitarbeiter darin, Fehleingaben zu vermeiden. Neben den vorgesehenen Auswahlfeldern können auch Kommentare zum Besuch hinterlegt werden.
Auch die Aufnahme von Bestellungen ist durch die App für den Außendienst und den Vertrieb möglich. Auch hier stellt die Mitarbeiter App die entsprechenden Formulare zur Erfassung der Bestellungen direkt beim Kunden oder Partner bereit. Wichtige Infos, wie Bestell- und Versandeinheiten, sind auch hier hinterlegt.
Es werden auch nur Artikel angezeigt, die für diesen Kunden auch gelistet sind. Wird eine Menge eingetragen, die nicht mit den Einheiten kompatibel ist, erscheint eine Fehlermeldung.
Die Übertragung der Bestellungen aus der App erfolgt direkt zur Weiterverarbeitung an das Backend. Am Ende des Besuchs wird der Besuchsbericht am Kunde hinterlegt.
Durch die Standardisierung des Prozesses und der Angaben sorgt SodaStream für eine möglichst geringe Fehlerquote und eine hohe Effizienz im Außendienst.
Arbeitstag: Alle Infos auf einen Blick
Neben den einzelnen Kundenbesuchen unterstützt die App die Mitarbeiter im Außendienst und im Vertrieb auch in der allgemeinen Organisation ihrer Arbeit.
So stellt die App unter anderem eine Übersicht aller Termine pro Woche und eine Detailansicht pro Tag bereit. Auf einen Blick sieht der Mitarbeiter all seine Besuchstermine inkl. Anschrift und Ansprechpartner.
Am Ende des Tages kann der Mitarbeiter seinen Tagesbericht einfach über die App für den Vertrieb und Außendienst direkt an das Backend senden.
Hier werden die gefahrenen Kilometer, ggf. notwendige Übernachtungen und Abwesenheitszeiten vermerkt.
Anbindung an das Backend
Die Anbindung an das Backend stellt eine wichtige Funktion dar, um doppelte Datenhaltung zu vermeiden.
Erstellt ein Mitarbeiter einen neuen Kunden oder hinterlegt er einen neuen Ansprechpartner für einen bereits bestehenden Kunden in der App, so werden diese Daten nach der Synchronisation in das Backend überführt. So entfällt eine doppelte Datenhaltung.
Die Termine der Außendienstmitarbeiter werden im Backend organisiert und für die Mitarbeiter hinterlegt.
So erhält jeder Mitarbeiter in der App seinen täglichen Terminplan vorbelegt und spart sich die Zeit in der Organisation.
Native Entwicklung für eine hohe Usability
Die Akzeptanz einer Mitarbeiter App hängt maßgeblich von ihrer Benutzerfreundlichkeit ab. Um eine hohe Usability zu erreichen, wurde die App nativ für das iPad entwickelt. So konnten alle Funktionen auf das eingesetzte Endgerät zugeschnitten werden.
Eine hohe Performance sorgt für ein besonders positives Benutzererlebnis.
Kundenmeinung:
„Ich habe bei der Gestaltung und dem technischen Aufbau Bright Solutions freie Hand gelassen und war absolut positiv überrascht. Die Vorgaben bestanden lediglich aus den grundsätzlichen Menüs, der Datenanbindung und einigen extra Funktionen. Unsere Mitarbeiter im Außendienst können mit der App praktisch ohne Schulung arbeiten. Es mussten nur wenige Dinge erklärt werden.
Das basiert auf der sehr guten ergonomischen Gestaltung und der logischen Struktur die durch Bright Solutions erstellt wurden. Positiv ist auch die Robustheit der App, selbst bei diversen IOS Updates gab es keine signifikanten Ausfälle. Der ROI wurde sehr schnell erreicht, da durch die schnelle und effiziente Erfassung von Daten und Aufträgen die Nacharbeit zu Hause annähernd vollständig entfallen ist. Somit können mehr Kunden auf höherem Niveau und mit besseren Informationen betreut werden.
Ich bin sehr zufrieden und freue mich auf eine weitere Zusammenarbeit.“
– Karl-Heinz Richter, Information Services Sodastream GmbH Germany
