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80% Zeitersparnis durch automatisierte BFH Generierung

Generator für Betriebsführungshandbücher (BFH)

Kurzbeschreibung:
Im Auftrag der DZ Bank entwickelt und betreut Bright Solutions ein Portal für das Verwalten, Generieren und Versionieren von Betriebsführungshandbüchern (BFH) der DZ Bank. Stets aktuelle BFHs mit Zugang für die Revision vorzuhalten gehört zu den regulatorischen Anforderungen an den IT-Betrieb einer Bank. Durch das neue Portal löst die DZ Bank das bestehende System ab und spart jährlich 80% bei der revisionssicheren Erstellung der Betriebsführungshandbücher (BFH).

Ziel:

Das Ziel der Einführung des Portals war es, den Prozess für das regelmäßige Pflegen und Erstellen von BFHs so zu gestalten, dass eine notwendige, aber eher ungeliebte Arbeit durch einen hohen Automatisierungsgrad deutlich zeitsparender und mit mehr Freude verbunden ist.

 

Umsetzung:

Nach einem ersten Anforderungsworkshop wurde das Projekt auf Umsetzbarkeit geprüft und die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie in einem ersten Prototypen festgehalten. Es galt zu beweisen, dass der bisher sehr aufwendige Vorgang der BFH Erstellung durch ein webbasiertes Portal mit Integration in unterschiedlichste Datenquellen deutlich schneller und effizienter ablaufen kann. Alle Datenquellen, die als Inhalte in den BFH Generierungsvorgang einbezogen werden sollen, wurden analysiert und per Schnittstelle an die Datenstruktur angebunden. Durch ein zentral pflegbares Vorlagensystem können Strukturen der Betriebsführungshandbücher einmalig definiert und für die Generierung neuer BFHs als Basis verwendet werden. Durch eine Synchronisierungsfunktion werden Vorlagen und davon abgeleitete BFHs miteinander abgeglichen, um Inhalte und Strukturen jeweils auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Redakteure werden über diese Änderungen informiert und können fehlende Inhalte ergänzen. Anschließend werden die Dokumente versioniert und der Revision über einen Workflow zur Freigabe vorgelegt. 

Über eine ausgefeilte Rechte-/Rollenstruktur haben nur die Autoren und Redakteure jeweils auf die Dokumente Zugriff, die ihnen zugewiesen sind. Zur schnellen Informationsbeschaffung wurden externe Datenquellen wie Log-Dateien und CSV Dateien per Platzhalter (Tokens) in Nodes integriert und müssen somit nicht per Hand in die Dokumente eingefügt werden.


Durch eine logische Verschachtelung der Platzhalter mit Bedingungen lassen sich selbst komplexe Logiken abbilden, um auch Inhalte durch dynamische Elemente zu individualisieren. Durch diese "Platzhalter" lassen sich Dokumente und deren Inhalte mit der grundlegenden Struktur standardisiert abbilden und Inhalte abgeleiteter BFHs dynamisch generieren. Durch die Revision freigegebene Dokumente können öffentlich durch alle angemeldeten Benutzer eingesehen werden.

Funktionsumfang:

Folgende Übersicht beschreibt in einem kurzen Überblick den Funktionsumfang des Drupal Intranet-Portals:

  • Verwalten von Strukturieren hierarchischer Vorlagen
  • Generierung von BFHs aus Vorlagen
  • Synchronisieren von Vorlagen und BFHs
  • Einlesen und Anbinden externer Datenquellen
  • Versionierte Freigabeworkflows für BFHs
  • Anbindung des Active Directory (LDAP) an Drupal
  • Versionierung von BFHs

Wir freuen uns, dass wir die DZ Bank und unsere Ansprechpartner mit Drupal, unserem technischen Know-How und dem Verständnis für effiziente Prozesse begeistern konnten und sind auf die weitere Zusammenarbeit in diesem interessanten Umfeld gespannt. Dieses Projekt hat auch dem Drupal-Team bei Bright Solutions mit seinen neuen Herausforderungen viel Freude bereitet. Außerdem konnte wieder einmal gezeigt werden, dass man mit Drupal auch komplexe Portale und Anforderungen umsetzen kann, die nicht nur Content strukturieren sondern eheblichen Mehrwert in Unternehmensabläufen bieten. 

Kundenmeinung: 
Wir hatten einige herausfordernde Ideen, welche Bright Solutions partnerschaftlich und mit dem Blick für die wichtigen Details umgesetzt hat. Heute werden all unsere BFHs automatisiert generiert und der Revision versioniert zugänglich gemacht. Dadurch sparen wir jährlich 80% an Zeit.
Bereit für Ihre eigene Success-Story?
Wir freuen uns auf Ihre Projekt-Ideen! Bei Fragen nehmen Sie auch gerne Kontakt zu uns auf.