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Infozentrale für mehr als 1.000 Vereinsmitglieder

Drupal Intranet für Triathlonabteilung

Kurzbeschreibung

Bright Solutions konzipierte und entwickelte für die Triathlon Abteilung des Eintracht Frankfurt e.V. ein auf Drupal basierendes Intranet. Damit wurde für die mehr als 1.000 Mitglieder, Trainer und Verantwortlichen eine zentrale Plattform geschaffen, auf der sie sich untereinander über aktuelle News, Trainings und Events austauschen und informieren können.

 

Ergebnis

Durch das Intranet-System wurden die Kommunikation und der Informationsaustausch innerhalb des Vereins maßgeblich verbessert. Das Intranet verfügt unter anderem über verschiedene Diskussionsforen, einen automatischen Newsversand sowie einen automatischen Mitgliederimport mit Datenabgleich. 

Hintergrund

Die Triathlon Abteilung des Eintracht Frankfurt e.V. ist mit mehr als 1.000 Mitgliedern der größte Triathlon Verein in Deutschland. Mit zunehmender Größe stellte die Kommunikation innerhalb der Abteilung die Verantwortlichen jedoch vor immer mehr Schwierigkeiten.

Um ihren Mitgliedern alle Informationen zentral und möglichst komfortabel zur Verfügung stellen zu können, entschied sich die Triathlon Abteilung, ein individuelles Intranet-System entwickeln zu lassen. Die IT-Verantwortlichen und Redakteure entschieden sich nach einer gemeinsamen Evaluation für das CMS Drupal, da es für sie in den Punkten Wirtschaftlichkeit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit überzeugte. Aufgrund der bei Bright Solutions vorhandenen Erfahrung im Bereich der Intranet-Entwicklung mit Drupal entschied sich der Verein für eine Zusammenarbeit mit unserem Team.

Nachdem Bright Solutions gemeinsam mit dem Kunden eine detaillierte Anforderungsanalyse erstellt hat, wurde ein fachliches und technisches Konzept als Basis für die Entwicklung erstellt. 

Hauptfunktionen des Intranet-Systems:

  • Der Login erfolgt über einen Abgleich mit der zentralen Mitgliederdatenbank des Hauptvereins Eintracht Frankfurt und die Mitglieder können sich über die aktuellen Trainingszeiten, News und Events informieren
  • Über verschiedene Diskussionsforen können unterschiedliche Themen von den Mitgliedern aktiv diskutiert werden     
  • Automatischer Newsversand per Email an alle Nutzer 
  • Mitgliedern wird die Möglichkeit geboten, sich in einen Verteiler für verschiedene Informationen einzutragen (Bookmarking)   

Obendrein erfolgt ein automatischer Mitgliederimport und Mitgliederabgleich, wobei ausgetretene Mitglieder automatisch deaktiviert werden.​

Herausforderung und Besonderheiten

Rechte- und Rollenkonzept:

Als eine besondere Herausforderung erwies sich der hierarchische Aufbau der Rollenstruktur. Unterschiedliche Positionen innerhalb des Vereins haben hier wiederum Zugriff auf verschiedene Funktionalitäten innerhalb des Intranets. Da nicht alle Mitglieder, die das Intranet zukünftig pflegen sollen, gleich viel Erfahrung und Hintergrundwissen in diesem Bereich besitzen, wurde das Rechte- und Rollenkonzept vorher gemeinsam mit unseren Experten erarbeitet. Die individuellen Anforderungen der Abteilung an die tägliche Arbeit mit dem Intranet in Kombination mit dem Know-how der einzelnen Redakteure stellten hier die Basis für das Konzept dar.

Trainingspläne:                                                            

Der Verein bietet Training in vielen verschiedenen Sportarten und hier wiederum in verschiedenen Schwierigkeitsgraden an. Eine übersichtliche Darstellung für die Mitglieder und die zentrale Pflege dieser Daten durch die Redakteure ist eine der wichtigsten Funktionen des Intranets.

Es gibt einen eigenen Block, in dem Trainingszeiten für verschiedene Sportarten nur durch den jeweils zuständigen Trainer erstellt werden können. Je nach Art des Trainings werden diese an verschiedenen Stellen des Intranets wieder ausgegeben und so den Mitgliedern zu jeder Zeit sichtbar gemacht.

Vollautomatischer Mitgliederabgleich:

Neue Mitglieder sollen so schnell wie möglich Zugang zu dem Intranet erhalten, ausgeschiedene sollen fristgemäß gesperrt werden – eine manuelle Pflege der Daten wäre extrem zeitaufwendig und darüber hinaus fehleranfällig, daher haben wir diesen Prozess automatisiert. Der notwendige Mitgliederabgleich erfolgt vollautomatisch über einen CSV-Import der Mitgliederliste. Wenn ein Mitglied den Verein verlässt und austritt, wird dessen Account automatisch für das Intranet gesperrt. Ebenso werden neue Mitglieder vollautomatisch als neue Nutzer in dem Intranet eingetragen.               

Newsversand:

Wichtige Nachrichten, wie besondere News oder Events, werden direkt von den Verantwortlichen im Intranet veröffentlicht und als Benachrichtigung an alle aktiven Mitglieder versandt. Hierdurch wurden die Kommunikation und der Informationsaustausch innerhalb des Vereins entscheidend verbessert.

Weitere Zusammenarbeit

Nach der Einführung des Intranets betreibt Bright Solutions die Software, spielt Updates und leistet Support bei Anwenderfragen der Administratoren und Redakteure.

Kundenmeinung: 

"Mit mehr als 1.000 Mitgliedern ist die Triathlonabteilung des Eintracht Frankfurt e.V. die größte Deutschlands und die Kommunikation stellt uns entsprechend vor einige Herausforderungen. Unser Ziel war es, ein Intranet entwickeln zu lassen, über das wir schnell und unkompliziert alle Informationen zu Events, Trainings, Vereinsleben usw. mit unseren Mitgliedern teilen können – mit einem entsprechend ausgefeilten Rechte- und Rollensystem natürlich.
Mit Bright Solutions haben wir hier den perfekten Partner gefunden, der unser Intranet mit Drupal entwickelt hat. Das Team hat unsere Ideen nicht nur technisch sehr gut umgesetzt, alle Beteiligten haben zu jeder Zeit auch mit- und weitergedacht. So haben wir nun ein Intranet, das unsere Erwartungen sogar übertroffen hat. Wir haben schon viele Ideen für weitere Funktionen und freuen uns, diese auch in Zukunft mit Bright Solutions umzusetzen."

Gerog Heckens, Abteilungsleiter Eintracht Frankfurt e.V., Abteilung Triathlon

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Ausgewählte Referenzen & Blogposts

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2015 suchte das Land Hessen im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung Drupal Experten, die das Land in den kommenden 4 Jahren bei der Umsetzung aller Drupal Portale im Land Hessen unterstützen. Bright Solutions überzeugte mit Referenzen und nachweisbarem Drupal Know-how und wurde nach dem strengen Auswahlverfahren zum Rahmenvertragspartner ernannt.