Web | 30% Zeitersparnis in Dienstleistungsprozessen

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    RÄTSEL-KRÜGER Logo - Bright Solutions

    “ Die organisatorischen Verbesserungen machen sich bereits nach kurzer Einsatzzeit deutlich bemerkbar. “

    Stefan Krüger
    Rätsel Krüger GmbH

    Individuelle Unternehmensplattform

    Die Rätsel Krüger GmbH ist eine der führenden deutschen Rätselagenturen. Ziel dieses Projekts war es, alle verwaltenden Aufgaben des Unternehmens in einer webbasierten Software zu zentralisieren und durch eine zentrale Datenhaltung die tägliche Arbeit in der Produktion von Rätseln zeitsparender und transparenter abwickeln zu können. Zudem sollte das Team durch eine hohe Automatisierung in der Produktion entlastet werden.

    Bright Solutions hat eine webbasierte Software im Unternehmen eingeführt, die standortunabhängig zugänglich ist und alle Prozesse als Zentrale in sich vereint. So findet auf der Unternehmensplattform die Terminplanung, die Projektplanung und -kontrolle, die Zeiterfassung, die Informationsverteilung und Kommunikation, sowie die Kundenverwaltung und das Controlling statt. Sowohl Kunden als auch externe Mitarbeiter werden über einen webbasierten Zugang in die Prozesse eingebunden.



    Ausgangssituation:

    Die Rätsel Krüger GmbH ist eine der führenden deutschen Rätselagenturen. Mit einem Team von ca. 25 internen und externen Mitarbeitern beliefert die Rätsel-Agentur Verlagskunden mit grafisch aufbereiteten Rätseln und redaktionellen Inhalten.

    Von der Beauftragung bis zur Auslieferung und Abrechnung durchlaufen auch diese Dienstleistungsprozesse etliche Schritte zur Planung, Produktion und Qualitätssicherung.

    Da Rätsel keine hochpreisigen Produkte sind, ist Geschäftsführer Stefan Krüger eine effiziente Arbeitsweise und ein hoher Grad an Automatisierung in der Produktion und der Verwaltung besonders wichtig. Vor der Einführung der neuen Unternehmensplattform ERPAL wurde die tägliche Arbeit zum größten Teil über die Ablage auf einem Dateisystem, sowie mit sogenannten Auftragszetteln organisiert.

    Nach der Fertigstellung wurden diese Auftragszettel zur Rechnungsstellung übergeben und in einer Fakturierungssoftware erneut erfasst. Da Rätsel-Krüger mit einigen externen Dienstleistern zusammenarbeitet, gilt es auch hier, Kosten und Arbeitsergebnisse zu überwachen und die externen Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten in die internen Prozesse einzubinden. Natürlich spielt auch die Zeiterfassung eine zentrale Rolle, um die Kosten in der Produktion im Blick zu behalten und zu guter Letzt ist ein effektives Controlling zur Auswertung der Projektergebnisse unerlässlich. All diese administrativen Aufgaben wurden zuvor durch einige selbst entwickelte und verteilte Softwaretools unterstützt.

    Da diese Tools jedoch keinen zentralen Zugriff auf alle Produktionsdaten haben, war ein manuelles Erfassen der Daten in jedem Tool nötig. Hierdurch entstanden doppelte Datenhaltung sowie zusätzlicher Aufwand in der Datenpflege.


    Herausforderung:

    Das Ziel war es, alle verwaltenden Aufgaben in einer webbasierten Software zu zentralisieren und durch eine zentrale Datenhaltung die tägliche Arbeit in der Produktion von Rätseln zeitsparender und transparenter abwickeln zu können. Zudem sollte das Team durch eine hohe Automatisierung in der Produktion entlastet werden.

    Die alte Zeiterfassung sollte abgelöst werden und es galt, die bestehende Software zur Entwicklung von Rätseln sowie zur Rechnungsstellung nahtlos zu integrieren.

    Durch den Einsatz der Open Source Standardsoftware ERPAL sollte die Pflege der Software deutlich vereinfacht und die Investition langfristig gesichert werden. Neben der technischen Umsetzung war die Einführung der neuen Plattform in das 25-köpfige Team eine Herausforderung, die nicht zu unterschätzen ist.

    Das Team sollte sich durch die Benutzung der zentralen Webanwendung unterstützt fühlen und die täglichen Aufgaben schneller und noch hochwertiger abwickeln. Daher war die Akzeptanz im Team ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Einführung.


    Ergebnis:

    Die Lösung ist die Einführung einer zentralen Webanwendung die standortunabhängig zugänglich ist und alle Prozesse in sich zusammenlaufen lässt. So findet auf der Unternehmensplattform die Terminplanung, die Projektplanung und Projektkontrolle, die Zeiterfassung, die Informationsverteilung und Kommunikation sowie die Kundenverwaltung und das Controlling statt.

    Sowohl Kunden als auch externe Mitarbeiter werden über einen webbasierten Zugang in die Prozesse eingebunden. Zunächst wurde die Open-Source Unternehmensplattform „ERPAL for Service Providers“ zu Testzwecken installiert.

    Nach einer kurzen Testphase wurde klar, dass durch den Einsatz und einige individuellen Anpassung der bestehenden Lösung erhebliche Kosten gespart werden können und der Einführungszeitraum deutlich verkürzt werden kann.

    Durch den bestehenden Funktionsumfang, der einen Großteil der Anforderungen bereits abdeckt, profitiert Rätsel-Krüger ohne Zusatzkosten zudem von einem einfach zu bedienenden und übersichtlichen CRM zur zentralen Verwaltung von Kundendaten und Vertriebsvorgängen.


    Technische Umsetzung:

    In einer ausgiebigen Konzeptionsphase wurde zunächst der Funktionsumfang der webbasierten Unternehmensplattform bestimmt. Die aktuellen Produktionsprozesse wurden analysiert und in einem fachlichen Konzept dokumentiert. Damit eine Anbindung bestehender Tools erfolgen konnte, wurden die Schnittstellen der Softwaresysteme dokumentiert und Integrationsmöglichkeiten erarbeitet, die einen hohen Automatisierungsgrad zulassen.

    Nach der Konzeption wurde die Open-Source Webplattform „ERPAL for Service Providers“ als Basis verwendet und zum größten Teil per Konfiguration an die individuellen Anforderungen angepasst.

    Durch die hohe Flexibilität ergab sich ein schlanker Entwicklungsprozess. Nach der Implementierung der Prozesse wurden die bestehenden Anwendungen zur Produktion der Rätsel sowie zur Abrechnung angebunden.

    Die Projektlaufzeit erstreckte sich über 30 Personentage mit einer Durchlaufzeit von 3 Monaten.


    Kundenmeinung:

    Wir setzen ERPAL seit Ende 2013 ein. Vorangegangen war eine längere, erfolglose Suche nach einer Software, die als zentrales Verwaltungsinstrument für Kontakte, Termine, Projekte und Fakturierung für über 25 interne und externe Mitarbeiter dienen sollte. Zusätzlich musste die Lösung kostengünstig in der Anschaffung und flexibel erweiterbar sein. Durch unsere guten Erfahrungen mit Drupal-basierten Lösungen beauftragten wir Bright Solutions mit der Installation und Anpassung von ERPAL an unsere Bedürfnisse. Dabei wurde auch eine Schnittstelle zu unserem Windows basierten Rätsel-Redaktionssystem entwickelt. Dank des zuverlässigen Supports von Bright Solutions ist der reibungslose Betrieb und die Umsetzung weiterer individueller Anpassungen auch in Zukunft gewährleistet.

    ERPAL ist mittlerweile zur unverzichtbaren Zentrale unseres Unternehmens geworden. Die Akzeptanz ist bei allen Beteiligten durchweg positiv. Einarbeitung und Bedienung sind unkompliziert und die organisatorischen Verbesserungen machen sich bereits nach kurzer Einsatzzeit deutlich bemerkbar.