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Haben Sie schon etwas über virtuelle Teams und virtuelle Organisationen gehört? 2017 hat die Stanford University mit Melissa Valentine erstmals anhand von 3 Beispielen (ein Kartenspiel + mobile App, ein E-Learning Portal, ein Erklärvideo) das Konzept von Flash Organizations erforscht. Flash Hub basiert auf dem Konzept Flash Organizations, Flash Teams und Dream Teams sowie dem Konzept von Trustless Teams.
Alle Konzepte sind eine bestimmte Form für virtuelle Teams und jeweils für bestimmte Use Cases geeignet. Für alle, die einmal in die Theorie hinter Flash Hub und allgemein virtuelle Teams eintauchen möchten, sind hier die Studien kurz und prägnant zusammengefasst.
So arbeiten wir bei Bright Solutions mit agilen virtuellen Teams:
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1. Was sind Virtuelle Teams?
Virtuelle Teams (auch Remote Teams genannt) sind Teams aus rechtlich voneinander unabhängigen “Einheiten” (Menschen oder Unternehmen), die physisch nicht zusammen an einem Ort sitzen und über digitale Tools “virtuell” zusammenarbeiten.
Dabei werden meist Cloud Tools eingesetzt um Kommunikation und Prozesse in virtuellen Teams zu organisieren und dadurch für Transparenz über Qualität und Fortschritt zu sorgen. Virtuelle Teams (und so auch Flash Teams und Flash Organizations) können in der konsequenten Ausbaustufe über den gesamten Globus verteilt sein, ausschließlich aus Freelancern bestehen und sich selbst organisieren (z.B. in Flash Organizations, siehe unten).
2. Flash Teams – Virtuelle Teams für lineare Aufgaben
Flash Teams bestehen aus Freelancern und bearbeiten aufwandintensive Tasks mit geringer Komplexität und wenig Interaktion zwischen den Team-Mitgliedern. Das sind z.B. manuelle Migrationen von Content (hier gibt es einen TEDx Talk, wie ein Flash Team uns aus einem Projekt-Crash gerettet haben), Data Entry Aufgaben, Übersetzung etc.
Durch die geringe Komplexität der Aufgaben muss kaum Interaktion zwischen den einzelnen Teammitgliedern stattfinden.
Der Innovationsgrad im Projekt und somit die Komplexität der Teamprozesse sind gering. Flash Teams skalieren nahezu unendlich, da sich die Komplexität nicht mit steigender Anzahl an Team-Mitgliedern erhöht. Meist wird Kanban als Methode zur Steuerung des Teams verwendet.
3. Flash Organisations – Virtuelle Teams für komplexe Projekte
Flash Organizations sind, im Vergleich zu Flash Teams, für komplexe „Open End Tasks“ geeignet und die Art von virtuellen Teams, die unabhängig voneinander und sogar über den gesamten Globus verteilt zusammenarbeiten. Das bedeutet so viel wie agile Projekte oder andere Arten von Projekte, die eine hohe Interaktion zwischen den Projektbeteiligten benötigen. Dadurch unterscheiden sie sich im Einsatz von Flash Teams, die auf reines sequentielles oder lineares „Abarbeiten von klaren Aufgaben“ ausgelegt sind.
Flash Organizations verfolgen den Ansatz der kontinuierlichen Restrukturierung der Organisation. Ähnlich wie mit dem System Git in der Softwareentwicklung können von einzelnen Mitgliedern Vorschläge für neue Rollen im Projektteam eingereicht werden, die dann durch andere im Team bestätigt oder abgelehnt werden (Branches und Pull/Merge-Requests). So können zu jeder Projektphase Experten hinzugezogen werden, die für bestimmte Themen benötigt werden.
Dabei entstehen die Vorschläge nicht durch eine Managementposition, sondern direkt aus dem Team – also direkt dort, wo Probleme entstehen und erkannt wurden. Flash Organizations ist die wohl dynamischste Form für virtueller Teams. Hier gehts zur Studie über Flash Organizatons aus dem Jahr 2017.
Video über Flash Organizations
4. Virtuelle Organisationen
Einen Virtuelle Organisation besteht aus meist mehreren virtuellen Teams, die über Cloud Tools zusammenarbeiten und darüber organisiert sind. Am meisten kennt man virtuelle Teams wohl aus der Softwareentwicklung. Virtuelle Organisationen bestehen jedoch nicht nur aus Software-Entwicklungs-Teams.
In einer virtuellen Organisation sind alle Unternehmensbereiche und Abteilungen virtuell. Vom Accounting, über das Marketing, Vertrieb, Software etc. Alle Arbeiten, die digital durchgeführt werden können, können in einer virtuellen Organisation stattfinden. Gerade für eine virtuelle Organisation sind die Strukturen, Workflows und die Tools, die diese Strukturen (wie Kanban oder Scrum) unterstützen sowie hohe Transparenz essentiell für den Erfolg.
5. Dream Teams
Dream Teams ist keine Form von virtuellen Teams, sondern eine Methode, um systematisch zu testen, welcher Führungsstil und welche Struktur für ein virtuelles Team am effizientesten funktionieren. Der „Dream Teams“ Algorithmus basiert auf einem sogenannten Multi Armed Bandit Algorithmus (einfach gesprochen eine Art von A/B Tests) der verschiedene Führungs- und Team-Strukturen gegeneinander austestet, um für ein bestimmtes Team das beste Setup zu finden. Hier gehts zu Dream Team Studie.
6. Trustless Teams
Vertrauen und persönliche Beziehungen spielen in den meisten lokalen Projektteams ein große Rolle. Was passiert jedoch, wenn ein Teammitglied das Team verlässt und dadurch das Vertrauen und die persönlichen Beziehungen im Team neu aufgebaut werden müssen? Dies stellt ein hohes Risiko für den Projekterfolg dar. Trustless Teams setzen auf unabhängige Experten, die jeweils hohe Expertise und Erfahrung in einem speziellen Bereich aufweisen können.
Jeder der Experten arbeitet unabhängig von einer Organisation in seinem eigenen Interesse und sorgt somit dafür, dass Qualität in genau diesem Bereich entsteht. Durch systematische „Expert-Reviews“ zweier Experten aus dem gleichen Bereich basiert Qualität und Erfolg nicht nur auf Vertrauen, sondern auf System. Diese Art von Trustless-Teams ist gerade bei kritischen Jobs wie in der Luft- und Raumfahrt häufig zu finden. Die Zusammensetzung der Team-Rollen und die Definition sowie konsequente Einhaltung dieser Workflows im Projekt sind essentiell.
7. Vorteile und Nachteile von virtuellen Teams
Einer der wohl größten Vorteile virtueller Team ist die Flexibilität, die Transparenz und die On-Demand Skalierbarkeit. Durch virtuelle Teams bleibt der Fachkräftemangel ein lokales Symptom, da man über virtuelle Strukturen, die ortsunabhängig sind, weltweit rekrutieren kann.
Nachteile von virtuellen Teams sind ganz klar das gefühlte Unsicherheit und gefühlt weniger Kontrolle.
Die Komplexität, ein virtuelles Team zu managen und zu führen ist deutlich höher als für ein lokales Team.
Dies kann jedoch auch als Chance gesehen werden. Gelingt es, Tools und Prozesse so aufzubauen, dass komplexe Themen in einfach zu managende Teil-Themen oder Teil-Verantwortungen aufgebrochen werden, schafft die Struktur zusätzliche Unabhängigkeit, Transparenz und Flexibilität. Hat man den Nachteil eines virtuellen Teams, die erhöhte Komplexität überwunden, sind die meisten lokalen Engpässe dadurch gelöst.
8. Flash Hub – Virtuelle Unternehmen als Beispiele
Flash Hub kombiniert Flash Teams, Flash Organizations und Trustless Teams, um für die passenden Projekte besonders flexible und zugleich effiziente virtuelle Teams zu erstellen – ohne dabei die „Nutzer“ dieser Teams der Komplexität eines virtuellen Teams auszusetzen.
Die Basis bildet ein großer Talent Pool mit Freelance-Experten, die über den Globus verteilt sind und intensiv durch einen Assessment Center geprüft und auf der Plattform geonboarded wurden.
Zusätzlich bietet Flash Hub durch die Plattform die Logik und das Know-How für das Team Setup und die nötigen Prozesse und Strukturen, um von Flexibilität und Ausfallsicherheit im virtuellen Team zu profitieren. Diesen Qualitätsworkflow, die Bestimmung der Team-Architektur sowie den Service für HR und Operations-Support bietet Flash Hub „Virtual Teams as a Service (VTaaS)“ für alle Arten digitaler Projekte. Flash Hub entstand im Jahr 2018.
Bright Solutions wurde somit in nur 6 Monaten durch ein virtuelles Team in eine virtuelle Organisation transformiert und arbeitet heute (im Jahr 2020) nach dem Prinzip der Agentur der Zukunft. Gerne bieten wir für zukünftige virtuelle Unternehmen Beispiele als Vorlage an, damit den ersten Schritt weg von lokalen Engpässen möglichst einfach zu gehen.
Gerade in den USA gibt es inzwischen zahlreiche Virtuelle Unternehmen Beispiele. So sind z.B Zapier oder Automatic virtuelle Organisationen früher Stunde.
Erleben Sie die Power Virtuelles Teams im Rahmen unserer Virtuellen Transformation in einem TEDx Talk unseres Gründers Manuel Pistner.