Virtuelle Teams führen – mit diesen 8 Schritten!

    virtuelle Teams führen

    Möchten Sie virtuelle Teams führen, wissen aber nicht, worauf Sie achten müssen?

    Stetig zunehmende Komplexität bestimmt unseren Arbeitsalltag. Immer mehr Flexibilität wird benötigt um diesen Herausforderungen der Digitalisierung zu begegnen, um dem globalen Fortschritt Stand zu halten. Zugleich drückt der Fachkräftemangel erheblich auf die Bremse.

    Die gewohnten statischen Strukturen in Unternehmen und Projektorganisationen bieten zwar gefühlte Sicherheit, sie verhindern jedoch die Flexibilität und Dynamik, die agile Teams benötigen, um wirklich einen Prozess kontinuierlicher Verbesserung aufrecht zu erhalten.

    Virtuelle Teams bieten einen Ausweg aus diesem Dilemma und sorgen für Skalierbarkeit und Flexibilität in Teams. Durch den Einsatz virtueller Teams haben Sie sogar gleich zwei Möglichkeiten, Ihre Personalengpässe zu lösen:

    1. Ihr bestehendes Team wird durch ein virtuelles Team aus professionellen Freelancern ergänzt, dauerhaft oder on-demand – als hybrides Team, das sich nahtlos in Ihr bestehendes Team integrieren lässt und die Skill- und Kapazitätsengpässe löst, die Ihre Organisation oder Ihr Projekt gerade belasten.
    2. Ein virtuelles Projektteam mit einem lokalen Repräsentanten, das eigenständig ganze Projekte oder Teilprojekte umsetzt und somit interne Projektteams fokussiert lässt und diese entlastet.

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    1. So starten Sie am besten, um virtuelle Teams zu führen

    Ihre Organisation durch den Einsatz virtueller Teams zu skalieren ist ein schrittweises Vorgehen und erfordert eine gewisse Systematik. Die wichtigste Frage zu Beginn ist: “Mit welchen Aufgaben fange ich an um erste Erfahrungen mit einem virtuellen Team zu sammeln?”.

    „Wie kann ich virtuelle Teams führen, wenn ich die Personen niemals zuvor persönlich gesehen habe?“

    Wir empfehlen dabei, einen der folgenden Bereiche zuerst durch ein virtuelles Team zu verstärken (also Ihr bestehendes, meist lokales Team + ein Virtuelles Team = Hybrides Team) und diesen Bereich bei Erfolgsaussicht später vollständig an ein virtuelles Team zu delegieren. Die Bereich sind:

    • Administrative Aufgaben, die klar definiert und einfach kontrollierbar sind
    • Neue Themen Ihrem Team durch einen virtuellen Berater näher bringen
    • Kapazitätsengpässe in Kernaufgaben lösen und Ihr Team virtuell erweitern

    In jedem Fall kommt es umso mehr auf die richtigen Tools, Workflows und natürlich die passenden Experten für die richtigen Aufgaben an.

    Bevor Sie nächstes mal überlegen, ein neues Teammitglied fest einzustellen, Ihr Team mit Überstunden zu belasten oder Ihr Team Aufgaben erledigen zu lassen, die sie nicht wirklich können oder mögen, ziehen Sie die Möglichkeit der Skalierung über ein virtuelles Team in Betracht. 

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    2. Erfolgsfaktoren in Ihrem virtuellen Team

    Der Erfolg eines virtuellen Teams entsteht durch Klarheit in der Verantwortung eines jeden Einzelnen, in der Klarheit über einzelne Aufgaben, über gemeinsam genutzte Tools und Workflows, die Effizienz in der Zusammenarbeit ermöglichen, und über Klarheit über das gemeinsame Ziel und den Weg dorthin.

    All diese Faktoren gelten ebenfalls für ein lokales Team. Da ein lokales Team jedoch durch die räumliche Nähe meist deutlich häufiger kommuniziert (also ungeplant entweder auf dem Gang, in der Küche oder mit einem Ruf zum Nachbarn über den Tisch), werden Unklarheiten durch “mal eben schnell fragen” oder ein Meeting zur Klärung versucht zu beseitigen.

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    Suchen Sie ein agiles Team?

     

    Der Vorteil dieser Form von Teamarbeit ist, dass es schnelle Hilfe bei Fragen gibt. Der Nachteil ist jedoch, dass diese Form der Zusammenarbeit nicht zu mehr Struktur und Klarheit führt und Mitarbeiter durch häufige Fragen oder Meetings von Ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden. 

    Die wesentlichen Erfolgsfaktoren beim Führen virtueller Teams sind:

    • Klarheit in der Rolle und der Verantwortung eines jeden Teammitglieds.
    • Klarheit in einzelnen Aufgaben und den erwarteten Ergebnissen (bestmöglich gemessen mit KPIs und OKRs).
    • Die richtigen Workflows im Team, die zu regelmäßiger und zielgerichteter Interaktion führen.
    • Die richtigen Tools, die Ihr Team dabei unterstützen, diese Klarheit in der Zusammenarbeit zu erreichen und Kollaboration zu fördern.
    • Regelmäßigkeit in der Kommunikation nach klaren Regeln (z.B. auf der Basis der Frameworks Scrum oder Kanban, die klare Regeln für eine agile Zusammenarbeit vorgeben).
    • Die richtigen Experten, die mit den richtigen Aufgaben und Rollen vertraut sind.
    • Transparenz in Prozessen und Ergebnissen.
    • Klarheit in der Erwartung gegenüber allen Team-Mitgliedern (beschrieben in der Rollenbeschreibung), insbesonder bzgl. Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten.
    • Asynchronität in der Kommunikation (um dem Dilemma vieler Terminabstimmungen zu entkommen und Team-Mitgliedern die Möglichkeit zu bieten, dann zu antworten, wenn es gerade zeitlich in den Tagesablauf passt).

    Lesen Sie dazu auch: Führen nach Ergebnis statt nach Anwesenheit

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    3. Die Rollenaufteilung im Team

    Im Vergleich zu einem lokalen Team arbeitet ein virtuelles Team, das vielleicht sogar über verschiedene Zeitzonen verteilt ist, meist asynchron. Das bedeutet, dass es zwar feste Meetingzeiten gibt und geben muss um einen gemeinsamen Rhythmus zu finden, dass aber nicht jeder im Team zu jeder Zeit verfügbar ist.

    Um Enttäuschungen zu vermeiden, ist es essentiell, dass diese Erwartungen klar formuliert werden.

    Dies geschieht in der Rollenbeschreibung.

    Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die Rollen “eng schneiden” um die Möglichkeit zu haben, Sie mit wirklichen Experten zu besetzen. Rollen, die zu viele Anforderungen an Skills und Erfahrungen beinhalten, führen dazu, dass diese Rollen nur mit Allroundern besetzt werden können, die meist nur durchschnittliche Qualität in den einzelnen Skills mit sich bringen.

    Eine Rollenbeschreibung sollte mindestens die folgenden Bereiche möglichst eindeutig klären:

    • Die generelle Verantwortung der Rolle
    • Die geforderte Verfügbarkeit in welcher Zeitzone (z.B. 14 Uhr bis 18 Uhr CEST “Central European Summer Time” an jedem Arbeitstag)
    • Detaillierte Rollenbeschreibung (was soll diese Person genau machen, sowohl Tasks als auch Verantwortungen)
    • Was ist das Ergebnis, wenn diese Rolle korrekt ausgefüllt wird
    • Wie wird das Ergebnis gemessen (KPIs oder OKRs)
    • Für was ist diese Rolle “accountable” (Achtung, für eine Sache darf immer nur eine Person ”accountable” [Verpflichtet die Ergebnisse zu überwachen] sein)
    • Für was ist diese Rollen “responsible” (es können mehrer Personen für eine Sache “responsible” [operativ verantwortlich] sein)
    • Für was hat diese Person “Authority” (es können mehrer Personen für eine Sache “Authority” [darüber entscheiden dürfen] besitzen)
    • Schritte zum Onboarding für eine Person in dieser Rolle
    • Benötigte Hardskills der Person in dieser Rolle
    • Benötigte Erfahrungen der Person in dieser Rolle
    • Benötigte Softskills der Person in dieser Rolle
    • Benötigte Sprache und Sprachlevel

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    4. “Role Pollution” vermeiden

    Ein Negativbeispiel für zu weit geschnittene Rollen, die dazu führen, dass die Aufgaben meist nur mit mittlerer Qualität ausgeführt und geliefert werden, ist die übliche Beschreibung z.B. eines Softwareentwicklers. In den meisten Projekten, die wir gesehen haben, ist der Entwickler für mindestens 3 der folgenden Bereiche verantwortlich, nämlich:  

    • fachliches Verständnis aufbauen
    • die Architektur der Software mit zu bestimmen
    • Frontendentwicklung
    • Backendentwicklung
    • ein Auge für Usability haben
    • Server- oder Cloud Administration 
    • und natürlich seine eigene Arbeit zu testen (Qualitätssicherung)

    In einem virtuellen Team mit gut definierten Rollen, die die Asynchronität der Zusammenarbeit fördern und den Einsatz von Experten ermöglichen (Subject Matter Experts), sind diese Verantwortlichkeiten wie folgt durch einzelnen Rollen definiert:

    • Business Analyst (Anforderungen strukturieren)
    • Software Architect / Team Lead (Softwarearchitektur mit dem Team erarbeiten)
    • Frontendentwickler
    • Backendentwickler
    • UX Designer (Usability der Software)
    • DevOp Engineer (Server und Cloud Administration)
    • Softwaretester (Qualitätssicherung)

    Analog werden die Rollen in anderen Teams wie z.B. für Marketing-Teams, Sales-Teams, Accounting-Teams, Design-Teams, Social Media Teams etc strukturiert.

    Wird eine Person durch “Kannst du auch mal noch das machen?”, “Kannst du mal hier helfen?” schleichend mit neuen Aufgaben, die oft auch außerhalb des Bereichs der Kernkompetenz liegen betraut, nennen wir das “Role Pollution”.
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    5. Die richtigen Tools, um virtuelle Teams zu führen

    Tools haben die wichtige Aufgabe, das Team bestmöglich in Workflows und Kommunikation zu unterstützen und Klarheit und Struktur in die Zusammenarbeit zu bringen. Sie haben außerdem das Ziel, für Transparenz bzgl. Performance und Fortschritt zu sorgen und asynchrone Zusammenarbeit zu ermöglichen. In den meisten virtuellen Teams arbeiten wir mit den folgenden Tools:

    • Projektmanagement: Jira, Asana oder Trello
    • Zeiterfassung: Jira, Tempo, Toggl
    • Chat Kommunikation: Slack oder Microsoft Teams
    • Videochat: Zoom oder Microsoft Teams
    • Prozessautomatisierung: Zapier, Microsoft Flow oder IFTTT
    • Dateiverwaltung: Google Drive, Microsoft Sharepoint
    • Accounting: Xero oder Quickbooks
    • CRM: Pipedrive, Hubspot, Salesforce

    Wir setzen ausschließlich auf Cloud Tools unter Berücksichtigung der nötigen Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO und der allgemeinen Sicherheit, da diese über Schnittstellenintegration zu einem hohen Automatisierungsgrad beitragen und sehr wartungsarm betrieben werden können.

    Suchen Sie das passende Team für Ihr Projekt?

    Eine Voraussetzung für die Arbeit mit virtuellen Teams ist, dass jeder im Team, egal an welchem Ort, gesicherten Zugriff auf die Infrastruktur, Anwendungen und Tools hat, die zum Erledigen der Aufgaben benötigt werden.

    So ist sichergestellt, dass alle im Team Transparenz über den aktuellen Stand haben. 

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    6. Richtig delegieren

    Sie kennen sicher die Aussage “das hätte ich aber anders erwartet”. Sie führt meist zu Enttäuschung auf beiden Seiten. Diese Enttäuschung kann durch Klarheit beim Delegieren vermieden werden. Grundsätzlich gibt es verschiedene Ebenen der Delegation und klare Regeln, die dabei einzuhalten sind. 

    Regel Nr. 1: Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, liegt es immer noch in Ihrer Verantwortung, dass die Aufgabe korrekt ausgeführt wird. Wenn die Person, die die Aufgabe delegiert bekommen hat, ausfällt, wird die Aufgabe erneut an Sie herangetragen.

    Definieren Sie klar und deutlich, was die Person, an die Sie eine Aufgabe delegieren, tun soll und was genau das Ergebnis sein soll (Output und Qualität des Outputs).

    Dazu gehören

      • Was zu tun ist (Ziel, Aufgabe)
      • Bis wann soll es geschehen (klare Frist)?
      • Was nicht passieren soll
      • Wie soll es gemacht werden (Qualität) 
      • Was soll verwendet werden, um es zu tun?
      • Wann finden Besprechungen zur Statuskontrolle statt und wie soll das Controlling erfolgen?
      • Wie und in welchem Tool ist der Status zu dokumentieren?
      • Welche Statusberichte wünschen Sie sich und wann (wenn es sich um eine größere Aufgabe handelt)?
      • Wie soll das Ergebnis geliefert werden (Datei, Präsentation, Code etc)?
      • Wenn Sie eine Aufgabe an eine Person delegieren, stellen Sie sicher, dass die Person über die Fähigkeiten verfügt, die erforderlich sind, um diese Aufgabe für Sie zu erledigen. Andernfalls wird es die Folge sein, dass Sie die Aufgabe erneut oder selbst erledigen müssen. 

     

    Agile Teams für Ihr Projekt

    Abhängig von den Fähigkeiten und Erfahrungen der Person im Bereich der delegierten Aufgabe müssen Sie kleine Aufgaben (unerfahren) mit vielen Kontrollpunkten oder größere Aufgaben (erfahren) nur mit der Präsentation des Ergebnisses delegieren. Es liegt in Ihrer Verantwortung, den richtigen Weg der Delegation für eine Person zu finden.

    Wenn Sie eine Aufgabe zum ersten Mal an eine Person delegieren, stellen Sie sicher, dass Sie häufig Kontrollpunkte setzen um zu prüfen, dass sich die Person auf dem richtigen Weg befindet. Sie können die Häufigkeit des Controllings verringern, sobald Sie Vertrauen in die Kompetenz der Person gewinnen, da sie Ergebnisse in Zeit, Budget und Qualität liefert. 
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    Schreiben Sie die Aufgabe immer auf, die Sie delegieren möchten und machen Sie den Fortschritt in der Bearbeitung über den Einsatz eines Task-Tracking Tools nachvollziehbar und transparent.

    7. Die richtigen Experten finden

    Um die definierten Rollen Ihres Virtuellen Teams richtig zu besetzen, benötigen Sie die passenden Experten mit den passenden Skills und der nötigen Erfahrung. Die richtigen Experten im Team zu haben macht mindestens 50% der Erfolgswahrscheinlichkeit Ihres Teams aus. Die restlichen 50% werden gleichermaßen durch die richtigen Workflows und die richtigen Tools bestimmt.

    Stellen Sie durch ein geeignetes Assessment sicher, dass Sie die richtigen Experten für die richtigen Aufgaben einsetzen.

    Sie können Freelancer über zahlreiche online Talent-Marketplaces finden. 

    Das richtige Team finden

    Hier jedoch eine dringende Bitte: Machen Sie nicht die gleichen Fehler wie wir am Anfang – sie haben uns viel Geld, Zeit und Enttäuschung gekostet. Achten Sie in jedem Fall auf die folgenden Punkte, wenn Sie Freelancer direkt über Online-Marketplaces wie Upwork, Fivrr, Guru, Freelancer.com etc. finden und beauftragen wollen.

    • Stellen Sie sicher, dass die Person eine Webcam hat und tatsächlich die Person ist, die im Profil abgebildet ist
    • Sprechen Sie vor der Zusammenarbeit immer persönlich in einem Video-Interview mit der Person
    • Stellen Sie sicher, dass die Person, mit der Sie sprechen auch wirklich die Person ist, die später mit Ihnen zusammenarbeitet. Accountmanager bringen Ihnen durch fehlende Transparenz und Kontrolle nur Nachteile im Virtuellen Team.
    • Gehen Sie nicht ausschließlich nach Bewertungen im Profil. Sie werden selbst feststellen: Auch wenn die Arbeit nicht wirklich gut war, möchte man der Person nicht schaden und vergibt keine schlechte Bewertung. Das führt meist dazu, dass die Profile die Qualität und Zufriedenheit in der Zusammenarbeit nicht realistisch darstellen.
    • Lassen Sie einen Freelancer nie unbeaufsichtigt über Tage ohne Kontrolle der Ergebnisse oder des Fortschritts arbeiten. Überzeugen Sie sich gerade in den ersten 14 Tage täglich von der Qualität der Ergebnisse. 

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    Unsere Erfahrung ist, dass ca. 80% der Freelancer nicht die Skills und die Erfahrung mit sich bringen, die Sie benötigen oder nicht dem Anspruch an Qualität in der Kommunikation und der Zuverlässigkeit gerecht werden, die Sie erwarten.

    Ein Assessment, wenn Sie es selbst durchführen, benötigt also in der Regel 5-8 Interviews bis Sie eine wirklich gute Person für Ihre Aufgabe / Rolle finden.

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    Aus allen Talent-Marketplaces führen wir eine interne Bewertungsdatenbank mit eigenen Bewertungen ausgewählter Freelancer. 

    8. Risiken frühzeitig erkennen

    Im virtuellen Team sehen Sie sich nicht täglich im Büro. Sie können somit nicht die Anwesenheit eines jeden Teammitglieds kontrollieren. Aus unseren Erfahrung kommt es darauf gar nicht an. Wesentlich wichtiger sind die Kontrolle der Ergebnisse und des Fortschritts im Team. Dies wird durch klare KPIs, klares Delegieren und durch Transparenz erreicht.

    Die folgenden Indikatoren zeigen Ihnen, wie Sie Risiken im virtuellen Team erkennen können, um Entscheidungen frühzeitig zu treffen:

    • Ergebnisse werden ohne Ankündigung einer Verzögerung nicht geliefert
    • Kommunikation ist unklar und unverbindlich
    • Kommunikation ist unregelmäßig
    • Die vereinbarte Verfügbarkeit wird nicht eingehalten
    • Es treten trotz klarer Kommunikation offensichtlich immer wieder Missverständnisse auf
    • Tools und Workflows werden nicht so genutzt, wie in der Rollenbeschreibung vereinbart
    • Häufige Gründe warum ein Ergebnis nicht geliefert werden konnte werden vorgetragen

    Seien Sie fair aber konsequent. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen klar und zeigen Sie die Konsequenzen auf.

    Erwarten Sie das auch von den Freelancern mit denen Sie zusammenarbeiten. Sollten Sie nach zwei “Warnschüssen” feststellen, dass trotz aller Klarheit keine besseren und zuverlässigen Ergebnisse entstehen, beenden Sie die Zusammenarbeit freundlich.

     

    Den passenden Projektpartner finden

     

    Wenn Sie diese Entscheidung all zu lange vor sich herschieben, gefährden Sie Ihr Projekt.

    Behalten Sie aber bitte immer im Auge: Jeder Mensch ist und bleibt ein Mensch und hat das Recht fair und als Mensch behandelt zu werden.

    Das gilt im lokalen als auch im virtuellen Team. Passt ein Freelancer für eine Aufgabe nicht, kann es dennoch sein, dass er oder sie sich für eine andere Aufgabe exzellent eignet. 

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    Sollten Sie an einen Punkt kommen, wo Sie einen Freelancer in einer Rolle mehr als 3 mal ausgetauscht haben, seien Sie selbstkritisch und prüfen Ihre Prozesse. Oft sind es dann nicht die falschen Menschen, sondern einer der folgenden Punkte:

    • Falscher Input (Siehe “Richtig delegieren”)
    • Falsche Experten für die falschen Aufgaben
    • Falsches Assessment der Experten vorab
    • Die falschen Tools oder Workflows für Ihr Vorhaben

    Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie Unterstützung beim Aufbau oder in der Führung Ihres virtuellen Teams benötigen.