Virtuelle Flash Teams – Expertise auf Abruf

    Fachkräftemangel …. Ressourcenmangel …. Expertenmangel …. Zeitmangel. Wörter, die bis vor sechs Monaten unseren Alltag begleitet haben – und ich freue mich umso mehr, dass das nun der Vergangenheit angehört.
    Wer kennt die Situation im Alltag nicht? Es kommt ein neues Projekt, man ist ausgelastet und hat nur zwei Möglichkeiten: Absagen oder die Leute einsetzen, die nun eben gerade Zeit, vielleicht aber nicht die benötigte Erfahrung haben.
    Digitale Projekte werden immer komplexer. Kaum vergeht ein Monat, in dem nicht eine neue Technologie auftaucht, die in einem Projekt vielversprechend eingesetzt werden soll. Bei Kunden und Stakeholdern herrschen trotz ständig steigender Komplexität die gleichen Erwartungen an ein Projekt, wie seit Jahren: Das Projekt muss umgehend starten und in Time, in Budget und in Quality umgesetzt werden – am besten mit voller Flexibilität für Erweiterungen (mit allen Vorteilen von agilem Projektmanagement wie z.B. Scrum). Eine Erwartung, die ich ebenfalls an Projekte habe, jedoch weiß, dass sie realistisch nur dann erfüllt werden können, wenn sonst keine Projekte anliegen.
    Projekte und deren Qualität stehen und fallen nicht mit „der Agentur“. Sie stehen und fallen mit den Menschen, deren Skills und deren Erfahrung. Hinzu kommt das System an Methoden und Tools, das diese Menschen gut strukturiert durch die Projekte führt. Das Wichtigste in einer klassischen Agentur ist also das Finden, Halten und Führen von Experten und diese gezielt und effizient in Projekten einzusetzen. Eine Herausforderung, die mit jedem Jahr schwieriger wird. Die Lösung dafür ist ein hoher Grad an Automatisierung und ein hochflexibles HR-System, das den Einsatz von Experten on demand ermöglicht.

    Die Welt ist voller Experten – Fachkräftemangel adé

    Seit 2012 haben wir in verschiedenen Projekten mit remote-Teams aus Freelancern Erfahrung gesammelt und festgestellt, dass die Welt voller Experten ist, die für Projekte verfügbar sind. Um dieses Potential zu nutzen, können wir inzwischen komplett gemanagte virtuelle Experten Teams on demand innerhalb kürzester Zeit bereitstellen.
    Unsere Plattform führt diese Experten durch einen Assessment Center, um technische Skills, Erfahrung und Soft Skills zu prüfen. Die Top 30% dieser Experten landen in unserem Talent Pool und stehen für Projekte bereit. Bereits heute haben wir einen Talent Pool von über 300 (in 2018, 1500 in 2020) aktiven Experten, der durch unser virtuelles HR- und Recruiting-Team kontinuierlich erweitert wird. Dies sind Entwickler für alle gängigen Technologien und Frameworks, DevOp Engineers für Cloud Plattformen, UX- und UI-Designer, SEO und SEM Experten, Team Leads, Software Tester etc. Je nach Projekt sind wir in der Lage, die richtigen Experten in einem virtuellen Team bereitzustellen und Projekte umzusetzen, die mit unserem herkömmlichen statischen Team-Setup nicht möglich gewesen wären.

    Spezialisten statt Alleskönner

    Das, was virtuelle Teams und virtuelle Organisationen erfolgreich macht, ist die Aufteilung des Projektteams in hoch spezialisierte Experten-Rollen. Das erhöht zwar den Aufwand im Management, daher auch die Automatisierung über eine Plattform namens Flash Hub, sorgt aber für wesentlich bessere Qualität in den Ergebnissen und höhere Geschwindigkeit im Projekt. Ein durchschnittliches virtuelles Team besteht aus mindestens 6 Personen, das bisher größte Team bestand aus 23 Personen. Die durchschnittliche Dauer zur Zusammenstellung eines Teams beträgt aktuell 6 Tage. Das 19 Personen Team war in 2 Tage startbereit. In Zukunft soll ein Expertenteam in 4 Stunden verfügbar sein.
    Durch den Einsatz von Virtuellen Teams haben wir in über 20 Projekten erfahren, dass wir Projekte bis zu 80% schneller starten, 40% schneller beenden und bis zu 20% kosteneffizienter umsetzen können.

    Herausforderungen mit Virtuellen Teams

    Warum haben wir diese enormen Möglichkeiten nicht schon früher genutzt und warum macht das nicht jeder?
    Virtuelle Teams bieten maximale Flexibilität und Skalierbarkeit in Projekten. Zugleich muss man die Flexibilität jedoch managen, bevor man sie zu einem wirklichen Vorteil nutzen kann. Natürlich passiert es, dass ein Freelancer im Team von heute auf morgen nicht mehr verfügbar ist. Durch die große Anzahl an geprüften Experten können wir jedoch ohne Einfluss auf das Projekt innerhalb von maximal einem Tag für gleichwertigen Ersatz sorgen. Wir teilen unsere Erfahrung gerne mit Ihnen: Virtuelle Teams führen und managen

    Und das Know-how geht dann mit der Person verloren?
    Berechtigte Frage, denn im herkömmlichen Modell einer Digitalagentur oder eines Digitalen Unternehmens haben viele die Hände über dem Kopf zusammengeschlagen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das gesamte Know-how an dieser Person hängt. Ja, leider haben wir damit auch mehr als einmal Erfahrung gesammelt. Es ist dann schlicht unmöglich, dass dies keinen Einfluss auf Projekte hat.
    In einem virtuellen Flash Team oder einer Flash Organization wird das Know-how auf mindestens 6-8 Personen verteilt. Allrounder oder Alleskönner setzen wir wegen des hohen Risikos für das Projekt unserer Kunden nicht mehr ein. Rollen werden klar zur Gewaltenteilung und zum Verteilen des Know-hows im Sinne der Risikominimierung eingesetzt. So gibt es eine Rolle, die dafür sorgt, dass die Dokumentation stets up-to-date ist und somit das Know-how des Projekts im System lebt; Business Analysts, die die Anforderungen überblicken; Projektleiter, die das Projekt unterstützen und durch unsere Plattform koordinieren, etc. Virtuelle Meetings wie z.B. das Sprint Review in Scrum werden digital mit Zoom oder MS Teams aufgezeichnet. So bleibt das Know-How digital im System enthalten und ist für das zukünftige Onboarding neuer Mitarbeiter zugänglich. Der Know-How-Verlust wird somit minimiert, wenn einzelne Teamkollegen das Team verlassen.
    Stellen wir heute fest, dass wir im Projekt entweder zu langsam vorankommen oder uns bestimmtes Know-how fehlt, können wir dies innerhalb von wenigen Tagen kompensieren. Dies wird durch ein standardisiertes On-Boarding und einen kontinuierlichen Recruiting-Prozess unterstützt. Diese Performance wäre früher völlig undenkbar gewesen.

    Was haben wir bisher erreicht?

    Wir haben über 20 Projekte erfolgreich umgesetzt. Von Technologien wie Drupal, iOS, Android und Symfony, die wir seit Jahre einsetzen, bis hin zu Vue.js, React Native, Angular, Node.js, Google Cloud, Amazon AWS, Azure, .net, Kotlin, Alexa, Apple Homepod, Tensor Flow….die Liste erweitert sich fast täglich – und ja, WordPress ist auch dabei 😉

    Inzwischen haben wir sogar ein virtuelles Team, das den Innenausbau unseres neuen Büros plant. Einen Innenarchitekten in Dubai, einen Art-Director in Serbien, eine Print-Designerin in Argentinien und einen Web-Designer in Tschechien. Die Ergebnisse sind ebenfalls erstaunlich was Geschwindigkeit und Qualität angeht – Experten eben. Leider konnten wir lokal niemanden finden, der auch nur ein paar Schilder in weniger als 8 Wochen anbringen kann. Unser Innenarchitekt aus Dubai sucht uns nun sogar Handwerker aus der Region, leitet diese in der Umsetzung an und nimmt die einzelnen Gewerke virtuell über eine Webcam ab. Noch haben wir keine Experten-Webcam-Roboter, daher werden wir die Kamera noch als Nicht-Experten für Web-Cam-Geführte-Abnahmen persönlich durchs Büro tragen 😉 Update: Im Jahr 2020: lösen wir unser Büro wieder auf. Erfahren Sie, warum das der nächste konsequente Schritt unserer Strategie ist.

    Ein weiteres Praxisbeispiel

    Unser gesamter Messeauftritt für die Drupal Europe inklusive der Webseite, des Messestands, T-Shirts, Flyer, eine Präsentation und bedruckte Getränkedosen wurden von einem Virtuellen Team geplant und umgesetzt. Früher hätten wir dafür eine Vorlaufzeit von 4-6 Monaten gebraucht.

    So können auch Sie virtuelle Teams einsetzen – vollständig gemanagt

    Bereits heute stellen wir Agenturen, Product Ownern und Marketing-Teams virtuelle Teams über Flash Hub zur Verfügung. Diese virtuellen Teams werden vollständig über Flash Hub für Sie bereitgestellt. Klare KPIs im Projekt und in Zukunft pro Person helfen uns dabei, die Projektperformance transparent zu halten und als Entscheidungsgrundlage für Anpassungen im Projektvorgehen oder in der Teamzusammensetzung zu sehen. Wir nutzen dieses System für eigene Projekte, um schneller und besser die Wünsche unserer Kunden zu bedienen. Außerdem teilen wir unsere Erfahrung beim Führen virtueller Teams mit Ihnen.
    Eine Agentur, die bereits auf Flash Hub setzt, ist die Hamburger Drupal Agentur comm-press. Welche Chancen CEO Ralf Hendel darin sieht, lesen Sie in seinem Interview „Flash Organization für Agenturen. Was bringt’s?“ auf der Website von Das Agenturcamp, dem Branchentreffpunkt für die Lenker und Macher aus Agenturen.

    Und die lokalen Mitarbeiter?

    Unser lokales Team hat nun die Aufgabe und vor allem die Kapazitäten, sich einzig und allein um den Erfolg unserer Kunden zu kümmern – deshalb nennen wir sie Customer Success Manager und Squad Manager. Deren Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass wir Kundenprobleme und Anforderungen bestmöglich verstehen, Lösungswege mit aktuellen Technologien aufzeigen und dann die für das Projekt passende Technologie mit dem passenden Team umsetzen. Das bedeutet für unsere Kunden ab sofort mehr Service und Expertenkompetenz aus einer Hand, höhere Qualität, ein breites Leistungsportfolio rund um Digitale Projekte und mehr Geschwindigkeit. Für die Beratung vor Ort zu bestimmten Technologien oder zu Marketing-Themen beziehen wir Experten aus unserem lokalen Netzwerk mit ein, wenn eine vor-Ort-Präsenz gewünscht ist.

    Ausblick

    Nach Forbes „By 2020, 50% of the U.S. workforce will be freelancers“ und Intuit „Work shifts from full time to free agent employment“ bauen wir auf einen Trend, der uns die nächsten Jahre begleiten wird und nutzen diesen, um die nötige Flexibilität und Expertise in gut gemanagten Team-Strukturen so bereitzustellen, dass Unternehmen ihre digitalen Herausforderungen schneller bewältigen können. Ob virtuelle Teams der nächste Cloud Trend wird? Ich weiß es nicht, aber ich bin mir durch die extrem positiven Erfahrungen sicher, dass das Potential vorhanden ist (Update 2020: ich bin mir sehr sicher, dass die Zukunft der Arbeit virtuell und remote sein wird).

    Aufbauend auf unserer bisherigen Erfahrung und diesem Trend möchten wir Virtuelle Teams für jedes Projekt zugänglich machen. Dabei möchten wir sicherstellen, dass unsere Kunden sich vollständig auf das Projekt und nicht auf das Management von Team-Mitgliedern, Tools, Prozessen und Recruiting kümmern müssen. Automatisierung, Künstliche Intelligenz und einen ordentliche Portion Verstand und Mut werden uns in den kommenden zwei Jahren dabei begleiten, unsere Vision Wirklichkeit werden zu lassen: Projects Without Limits – jenseits von den früheren Begleitern wie Fachkräftemangel….Ressourcenmangel….Expertenmangel….Zeitmangel.
    Das ist das Ziel. (lesen Sie, wie weit wir im Jahr 2020 bereits gekommen sind)

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