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Social Intranet – ein Überblick

Welche Funktionen benötigt ein Social Intranet?
21.01.2018 - 11:55 von Nadine Geiß

„Social Intranet“ ist ein aktuelles Thema auf dem Softwaremarkt und die Nachfrage steigt spürbar. Im vorliegenden Blogbeitrag möchte ich Ihnen verdeutlichen, was ein Social Intranet von einem herkömmlichen Intranet unterscheidet und welche Funktionen es beinhaltet. Im nächsten Blogbeitrag erhalten Sie eine Checkliste, die Ihnen zeigt, wie Sie ein Social Intranet in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt einführen.


Was ist ein Social Intranet?

Der Begriff „Intranet“ ist allgemein bekannt. Er beschreibt ein firmeninternes Rechnernetz, das nicht öffentlich zugänglich ist. Häufig wird der Begriff jedoch unabhängig von seiner technischen Definition für interne Plattformen verwendet, auf denen Unternehmen ihren Mitarbeitern wichtige Informationen bezüglich Neuigkeiten, wichtiger Hinweise, allgemeiner Regeln und ähnliches zur Verfügung stellen. In diesem Blogbeitrag wird der Begriff „Intranet“ ebenfalls für Kommunikationsplattformen verwendet. Bei einem „Social Intranet“ steht, wie der Begriff schon verrät, der soziale Aspekt im Vordergrund.

Ein Social Intranet ist also eine Kommunikationsplattform, auf der jeder Mitarbeiter aktiv mitwirken kann. Ziel der kollaborativen Zusammenarbeit ist der schnelle Austausch von neuen Erkenntnissen, Erfahrungen, wichtigen Informationen sowie das Abbilden von weiteren Kommunikations- und internen Geschäftsprozessen. Durch ein Social Intranet kann ein Unternehmen dem Trend der Interaktion und Vernetzung nachkommen.
Außerdem übergibt das Unternehmen den Mitarbeitern mehr Verantwortung, schenkt ihnen dadurch mehr Vertrauen und sorgt für eine höhere Transparenz im Unternehmen. Ein Social Intranet erhöht durch seine Eigenschaften und Funktionen nicht nur die Kommunikation unter den Mitarbeitern, sondern auch zwischen den Mitarbeitern und der Unternehmensführung. Je nach Ausprägung geht ein Social Intranet sogar in Richtung eines internen Social Networks.

Welche Möglichkeiten/Funktionen bietet ein Social Intranet?

Der Funktionsumfang eines Social Intranets kann unterschiedliche Ausprägungen haben. Im Mittelpunkt eines Social Intranets steht die Kommunikation, sodass eine Kommentarfunktion zu Beiträgen jeglicher Art zu den Grundfunktionen gehört. Sie ermöglicht den Anwendern unterhalb von Beiträgen, die z.B. durch die Unternehmensführung verfasst wurden, über die Thematik zu diskutieren und ihre Sicht darzustellen. Eine weitere Möglichkeit ist, den Mitarbeitern mehr Verantwortung und Vertrauen zu geben und sie selbst Beiträge in Form von Blogposts schreiben zu lassen.

Abteilungsübergreifende Kommunikation fördern

Im nächsten Schritt können Gruppen bzw. eine Art Forum angelegt werden, in denen sich Mitarbeiter über verschiedene Themen standort- und abteilungsübergreifend austauschen können. Foren können offen gestaltet werden, sodass jeder Mitarbeiter jeden Beitrag lesen kann. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, geschlossene Gruppen zu erstellen, die nur für bestimmte Personen zugänglich sind. Die Einbindung einer Bookmarking-Funktion, eines Veranstaltungskalenders und die Bereitstellung einer Share-Funktion für Dokumente sind nur weitere Beispiele vieler Funktionen, die ein Social Intranet in seiner einfachen Ausführungen beinhalten kann.

Individuelles Dashboard verschafft Überblick

Zusätzlich zu den Kommunikationsfunktionen ist es für Anwender sehr nützlich, wenn Sie sich entweder die Startseite oder eine extra dafür vorgesehene Dashboard-Seite auf ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Das Layout und alle möglichen Inhalte einer solchen Seite sind vorgegeben, aber der Anwender kann selbst bestimmen, welche Inhalte er an welcher Stelle auf der Seite platzieren möchte.

 

Intranet als Basis für Geschäftsprozesse

Etwas mehr Bedeutung kommt einem Social Intranet zu, wenn es nicht nur für die allgemeine Kommunikation zur Verfügung steht, sondern darüber auch Projekte und die alltägliche Arbeit verwaltet wird. Darunter fällt die Verwaltung und Zuordnung von Aufgaben, das Ressourcenmanagement, das Monitoring von Fortschritten und Meilensteinen, das Bereitstellen von Arbeitsgruppen zum Austausch, Suchen und Auffinden von Informationen und Dateien.

Eine weitere Ausbaustufe eines Social Intranets kann zusätzlich zu bereits genannten Funktionen die Möglichkeit bieten, gewisse Unternehmensprozesse abzubilden. Darunter fallen in erster Linie Abläufe, die jeden Mitarbeiter betreffen. Zum Beispiel kann die Arbeitszeitverwaltung, das Stellen von Urlaubsanträgen, das Ändern von persönlichen Daten, wie z.B. die Adresse im Falle eines Umzugs, im Intranet abgebildet werden.

Integration für effiziente Prozesse

Damit sich ein Intranet Portal nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert, können interne Dienste wie LDAP für Single-Sign-On, Sharepoint für die Integration bestehender Dokumentenworkflows oder beliebige weitere bestehende Softwaresysteme, die über eine Schnittstelle (API) verfügen, angebunden und integriert werden.

Unabhängig von der umgesetzten Variante des Social Intranets ist für viele eine Volltextsuche über Inhalte und Daten, die möglichst viele Funktionen mit sich bringt, von hoher Bedeutung. Außerdem fällt im Zusammenhang mit Intranets häufig der Begriff „Single Sign On“, um den Anwendern ein manuelles Einloggen am Intranet zu ersparen.

Sollten Sie Fragen rund um das Thema Social Intranet haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf oder nutzen Sie die Kommentarfunktion.

Dies war der erste Beitrag unserer Blogserie zum Thema Intranet.

 

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