2018: Das haben wir alle noch nie erlebt (Fachkräftemangel adé)

2018 war das Jahr, in dem wir Bright Solutions von Grund auf neu aufgestellt haben – in allen Bereichen, kein Stein blieb auf dem anderen. Neu aufgestellt im Hinblick auf den größtmöglichen Mehrwert für unsere Kunden UND unsere Mitarbeiter. Virtuelle Teams, Flash Hub, radikale Transparenz sowie volle Freiheit und Verantwortung für unsere Mitarbeiter haben unser Jahr 2018 geprägt.

Der Agenturalltag – ein Rückblick

Als Agentur im digitalen Projektgeschäft hat man heute offensichtlich keine einfache Aufgabe. Projekte werden zunehmend komplexer, Full-Service wird gefordert, Jobs für heiß umworbene Mitarbeiter gibt es wie Sand am Meer und so steht man als „Manager“ ständig zwischen Forderungen von Kunden und Mitarbeitern. Das kostet Zeit, Nerven und Geld und hält von den wirklich wichtigen Dingen ab: Projekterfolg für unsere Kunden.

Als Agentur hat man nur dann eine Chance im umworbenen Markt um digitale Projekte,
wenn man die richtigen Leute für die richtigen Jobs zur richtigen Zeit „hat“.

Das wird jedoch mit jedem Jahr schwieriger wenn man lokal aufgestellt ist, ganzgleich, ob es sich dabei um lokale feste Mitarbeiter oder lokale Freelancer handelt.

Der Fachkräftemangel drückt mächtig auf die Bremse was Wachstum und Skalierbarkeit angeht – zumindest, wenn man wirklich erfahrene Mitarbeiter sucht, ohne die komplexe Digitalprojekte nur schwer erfolgreich werden. Mangels Alternativen wird aber auch der Recruitingkampf um Studenten immer härter. Wo wird uns das noch hinführen in den kommenden Jahren?

In der Konsequenz dauern Projekte zu lange, werden zu teuer, die Qualität stimmt an vielen Stellen nicht und das Schlimmste: Man kann nichts oder nur sehr wenig dagegen tun. Um als Agentur vor Kunden nicht das „Gesicht eines Experten“ zu verlieren, versucht man diese Probleme meist zu verstecken. Zu schnell entsteht sonst auf Kundenseite der Zweifel, ob wir der richtige Partner sind.

Letztendlich sind es Menschen, die Projekte zum Erfolg führen. Leidet man jedoch unter dem lokalen Fachkräftemangel, sind die Optionen zur Verbesserung der Situation stark begrenzt, mit viel Glück verbunden oder in der Umsetzung sehr zeitintensiv. Meist hat man als Agentur doch zu wenige Projekte oder zu wenige Mitarbeiter. Die Balance zu halten ist eine große Herausforderung. Meist sind es in der aktuellen Konjunktur zu viele Projekte und zu wenige oder zu wenig qualifizierte Mitarbeiter, die den Projekterfolg gefährden.

Aus der Not eine Tugend gemacht – Fachkräftemangel adé

2018 hatten wir zu Beginn des Jahres drei Projekte in Schieflage, die dazu geführt haben, dass wir das Agenturdasein für uns infrage gestellt haben. Zu wenig Personal, zu viele Projekte, zu hohe Kompromisse in der Personalauswahl. Man entscheidet sich dann schnell dazu, Mitarbeiter anzustellen, die sich gerade endlich bei uns bewerben. Häufig haben wir durch akute Engpässe damit mehr Zeit anstelle von wahrer Kompetenz gekauft. Das wiederum führte zu einigen Projekten in Schieflage, die durch Überforderung und Überlastung verursacht wurden und letztendlich nicht die Ergebnisse geliefert haben, die unsere Kunden erwarten.

Wir haben bereits 2012 damit angefangen, uns ein internationales Freelancer-Netzwerk aufzubauen. In diesem Jahr haben wir unsere Projekte konsequent auf Virtuelle Teams umgestellt. Somit steht uns die gesamte Welt zur Rekrutierung von Experten offen. Wir können diese Unterstützung durch Remote-Freelancer hinzuziehen ohne Wochen und Monate zu warten oder Kompromisse in der Expertise einzugehen. Somit, zum Glück, konnten wir das leidige Thema „Fachkräftemangel“ endlich hinter uns lassen – ja, tatsächlich hinter uns lassen. Hier die Fakten aus 2018 in der Erfahrung mit Virtuellen Teams im Zeitraum Juni bis Dezember 2018 (7 Monate):

• 20.000+ Stunden digitale Projektarbeit haben wir über Virtuelle Teams geleistet
• mit 152 Freelancern über die ganze Welt verteilt haben wir zusammengearbeitet
• Die durchschnittliche „Hiring-Zeit“ betrug 2,3 Arbeitstage (Anfrage bis Onboarding eines neuen Experten, teilweise unter 30 Minuten aus unserem Talent Pool)
• 532 Freelancer haben unser Assessmentcenter passiert, 184 haben das Assessment bestanden
• 34 Projekte wurden erfolgreich umgesetzt
• Ein neuer Brand namens „Flash Hub“ ist entstanden
• Von Drupal und Apps sind wir zur Full-Service Digitalagentur geworden (mit eingesetzten Technologien wie .net, Java, React, AWS, Google Cloud, Azure Cloud, Odoo, WordPress, Drupal)
• Der Betrieb und Aufbau des Unternehmens wird durch ein 23 Personen starkes Virtuelles Team unterstützt (in den Bereichen Marketing, Sales, Operations, HR, Legal, Technology etc.)
• „New Work“ haben wir konsequent auf die Spitze getrieben (mehr dazu weiter unten)
• 1000qm Platz haben wir in unserem neuen Büro (designt durch ein Virtuelles Team)
• Wir haben in Hamburg einen zweiten Standort eröffnet
• Flash Hub hat durch die Europäische Kommission den „Seal of Excellence“ unter mehr als 1000 Bewerbern erhalten (ca. 5% erhalten diesen)
• In unserem Podcast „Virtual Frontier“ über Virtuelle Teams und New Work lassen wir andere an dieser Veränderung teilhaben

Virtual Teams as a Service mit Flash Hub

Durch unsere faszinierenden Erlebnisse mit Virtuellen Teams ist Flash Hub als Service entstanden, über welchen wir Agenturen, Marketingmanagern und Product Ownern vollständig gemanagte Virtuelle Teams, inklusive Tools, Infrastruktur und Workflows, bereitstellen – Virtual Teams as a Service nennen wird das. So ist es auch anderen Unternehmen nahezu on demand möglich, mit Virtuellen Teams dem lokalen Fachkräftemangel goodbye zu sagen und Experten dort einzusetzen, wo sie benötigt werden.

Unser Virtuelles 5-köpfiges HR Team sowie unser virtuelles Operations-Team sorgen dafür, dass ein Team in maximal 5 Tagen einsatzbereit ist und wir unseren Kunden als Partner zur Seite stehen, um Performance-, Tool-, Workflow- oder HR-Probleme meist am gleichen Tag zu lösen. Projects Without Limits ist das gesetzte Ziel. Endlich können wir für unsere Kunden als Fullservice-Problemlöser für digitale Herausforderungen da sein.

„New Work“ in voller Konsequenz – Mehrwert für Kunden und Mitarbeiter

Der Erfolg unserer Projekte hängt nun nicht mehr ausschließlich von der Kompetenz und der Verfügbarkeit unserer lokalen Mitarbeiter ab, aus denen wir früher Projektteams gebildet haben. Dennoch tragen diese heute mehr denn je als Customer Success Manager, Squad Manager und Technical Consultants die Verantwortung für Projekterfolg.
Viel wichtiger ist jedoch, dass unser Team durch die Umstellung unserer Führungskultur die Rahmenbedingungen hat, um nicht in Projekten, sondern ausschließlich am Erfolg unserer Kunden zu arbeiten.

Zudem sind sie frei und zugleich verantwortlich am Erfolg von Projekten teilzuhaben und Entscheidungen selbst zu treffen. Probleme werden nicht über Hierarchien eskaliert, sondern dort gelöst, wo sie entstehen. Indem wir unsere Interessen an Projekten auch gegenüber unseren Kunden transparent machen, entsteht die Basis für Kooperation und Partnerschaft anstelle von klassischen Dienstleiter-Kunden- oder Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehungen.

Offene Gehälter, freie Arbeitseinteilung, Urlaubsflatrate

Wir leben radikale Transparenz, sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden. Für unser Team sind alle Gehälter offen und im Team selbst festgelegt, Urlaube sind unlimitiert, über Arbeitszeiten kann jeder im Team selbst entscheiden. Durch die volle Transparenz der Unternehmenszahlen kann jeder Mitarbeiter entscheiden, welches Gehalt wirtschaftlich und fair ist und unter der Wahrung der vollen Verantwortung in Projekten, kann jeder in unserem Team auch beliebig viel Urlaub haben.

Unser Team verdient nicht sein Geld mit der Zeit, die jeder im Projekt arbeitet,
sondern mit dem Erfolg, den sie für sich und unsere Kunden in Projekten liefern.

Natürlich haben unsere Kunden jederzeit Einblick in das Virtuelle Team, mit welchem wir eines ihrer Projekte umsetzen. Sollten Zweifel bzgl. der Preise, Aufwände etc. entstehen, leben wir auch hier volle Transparenz. Die Zeit, die wir früher in „Abschottungsmaßnahmen“ sowohl intern als auch gegenüber Kunden investiert haben, kommt nun den Projekten unserer Kunden zugute. Probleme schaukeln sich in Zukunft nicht mehr durch entgegengesetzte Interessen hoch, sondern werden partnerschaftlich gemeinsam gelöst – ohne Versteckspielen, um Interessen zu verheimlichen.

Wir haben zudem die klassische Organisationsstruktur bei Bright Solutions einmal auf den Kopf gestellt. Gab es vorher einen CEO, kontrollierte dieser den CTO und den COO etc., diese wiederrum kontrollieren die Projektleiter, welche die Entwickler steuern…Ressourcenplanung, Urlaubsanträge, Eskalationsketten, Engpässe und Schuldzuweisungen auf jemand anderen in der Hierarchiekette waren das Ergebnis.

Squads (so nennen wir die Teams bestehend aus Customer Success Managern, Squad Managern und Technical Consultants) sind nun vollständig eigenverantwortlich für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten und können auch alles – ja alles – selbst entscheiden, was ihre Projekte und ihren Squad betrifft.

So sitzen sowohl unser Team als auch unsere Kunden im gleichen Boot
und können schnell gemeinsam entscheiden, was für das Projekt wichtig ist.

Probleme, die es in jedem Projekt gibt, werden direkt dort gelöst, wo sie entstehen – ohne langandauernde Eskalationsstufen im Unternehmen. CEO, CTO, COO und andere Personen, die nicht in den Squads arbeiten, stehen als Dienstleiter den Sqauds zur Verfügung und zwar so, dass sich diese ausschließlich auf Projekte und Kundenerfolg konzentrieren können. Aus einer autoritären Organisationsstruktur entsteht eine Coaching-Kultur.

Durch „Staffing on demand“ mit Flash Hub müssen Squads Personalengpässe nicht einfach hinnehmen, sondern können diese meist direkt am nächsten Tag lösen. So kann die Projektperformance nahezu beliebig gesteuert werden und die gewonnene Flexibilität und Geschwindigkeit gibt uns die volle Kontrolle über den Projektverlauf zurück.

Durch unsere „Virtuelle Transformation“ in 2018 haben wir sehr gut in zahlreichen Projekten erfahren, dass Projekterfolg ausschließlich durch Menschen (und nicht durch eine Organisation an sich) entsteht. Experten, die durch Tools und Prozesse in der Zusammenarbeit geführt werden, sodass sich jeder statt auf Projektadministration ausschließlich auf Projekterfolg und die nötigen Maßnahmen konzentrieren kann.

Das Ziel der neuen Unternehmensstruktur ist es, eine Organisation zu bauen, die sowohl Mitarbeiter als auch Kunden erfolgreich macht – ohne, dass Manager und Hierarchien diesem Erfolg im Weg stehen. Durch die volle Transparenz sorgen wir dafür, dass Vertrauen und Fairness entstehen und alle Fakten zugänglich sind, die für Entscheidungen nötig sind.
Sehr inspirierend zum Thema „Employee experience“ ist das Video dazu von Jacob Morgan.

Neuer Standort in Hamburg

Wir sind stolz darauf, dass wir nun Verstärkung durch ein sehr erfahrenes Team in Hamburg haben. Durch den Zusammenschluss von Comm-Press und Bright Solutions in diesem Jahr können wir Kunden nun auch persönlich in Hamburg vor Ort bedienen. Für das Team in Hamburg gehört der Fachkräftemangel nun auch der Vergangenheit an und der Wandel zur Fullservice-Agentur durch den Einsatz von Flash Hub gibt Motivation für neue spannende Projekte jeder Art in 2019. Die Kultur wurde bereits adaptiert und wir arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin: Virtuelle Teams für jedes Digitale Projekt.

Ausblick 2019 und unsere Vision

2019 werden wir voraussichtlich über 50.000 Std über Virtuelle Teams leisten. Unser Talentpool wird sich verdoppeln und durch einen hohen Grad an Automatisierung in der Infrastruktur und in der Projektsteuerung wird die Setupzeit für ein Virtuelles Expertenteam auf max. 3 Tage beschleunigt. Wir werden mit über 200 Freelancern weltweit zusammenarbeiten. Virtuelle Teams werden wir in den folgenden Bereichen für unsere Kunden und Partner bereitstellen können:

• Software Entwicklung (von der Konzeption über Entwicklung bis Betrieb für alle international gängigen Technologien)
• Qualitätssicherung für Projekte
• Marketing und Content-Erstellung
• Recruiting
• Customer Service (deutsch oder englisch, inkl. 24/7 Support – Zeitzonen machen es uns einfach möglich ;-))

Zum Abschluss von 2018 freue ich mich auf die Auszeit zwischen den Jahren, um dann das Jahr ab dem 02.01.2019 mit voller Motivation und der Unterstützung durch Virtuelle Teams noch erfolgreicher werden zu lassen als es 2018 schon war.

Danke an alle, die uns auf diesem Weg tatkräftig unterstützt haben
und danke an diejenigen, die unser Vorhaben kritisch hinterfragt haben!

Danke auch an das gesamte Team, vor Ort und virtuell, das mir bei zahlreichen Entscheidungen in diesem Jahr den Rücken gestärkt hat – jede einzelne Entscheidung war aus heutiger Sicht die richtige. Auf ein erfolgreiches 2019!

1 Jahr später, Ende 2019, unter konsequenter Weiterentwicklung dieses Modells ist unser Fazit zu lesen. Diesen Weg würde ich jederzeit wieder einschlagen.

Dieser Artikel wurde von Manuel Pistner, CEO bei Bright Solutions, verfasst.