Prozesse digitalisieren & automatisieren per KI-App & ChatGPT

Bist du frustriert, weil du die vielen manuellen Prozesse digitalisieren möchtest, die häufig zu Fehlern und zu viel manueller Arbeit in deinem Unternehmen führen? Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und deren Automatisierung sind heutzutage keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit, um deine Effizienz, Produktivität und das Wachstumspotenzial in deinem Unternehmen zu steigern.

Doch wie kannst du in deinem Unternehmen effektiv Prozesse digitalisieren und Workflows automatisieren, ohne das Daily Business lahmzulegen oder dein Team komplett mit zusätzlicher Arbeit zu überfordern?

Du vermutest es vielleicht schon: Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) wie ChatGPT und anderen Tools kannst du Prozesse automatisieren und Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen optimieren, um Fehler, Zeitaufwand und Stress durch manuelle Arbeitsschritte radikal zu minimieren.

In diesem Beitrag findest du einen Einstieg zur Planung, Konzeption und Umsetzung deiner KI-App bzw AI-App, für deine  individuellen Anforderungen und auf deine Ziele fokussiert!

Zu viele manuelle Prozesse im Unternehmen

Die Ursache für viel Frustration durch manuelle Prozesse und geringen Automatisierungsgrad sind in der Regel die folgenden Themen, oft auch in Kombination:

• Zu hohe Abhängigkeit von manueller Arbeit
• Keine Digitalisierung (als notwendige Basis für automatisierte Prozesse)
• Flickenteppich an Tools & “Hacks”, die nicht konsistent zusammenarbeiten
• Fehlendes Know-how im Unternehmen

Die Konsequenzen daraus sind dann: 

• Zu viele Fehler
• Verschwendete Zeit
• Hohe Kosten
• Frustration & Stress im Team
• Kaum genutztes Wachstumspotential

Doch wie können Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen?

Wie kannst du deine Geschäftsprozesse digitalisieren und Abläufe automatisieren, um dein Team zu entlasten, Kosten und Zeit zu sparen und schließlich deinen Mitbewerbern ein Stück voraus zu sein?

Die Lösung: Prozesse digitalisieren & automatisieren – per App und mit KI

Stell dir vor, du bist Projektmanager und hast gerade ein neues Projekt übernommen, das eine Vielzahl von Zielen und Anforderungen umfasst. Du möchtest sicherstellen, dass du das Projekt in Time, Scope und Budget erfolgreich umsetzen kannst, aber du fühlst dich von der Komplexität überwältigt – wo und wie sollst du anfangen?

Du wendest dich einfach an eure integrierte und KI-basierte Plattform, um Antworten auf deine Fragen zu erhalten. Du öffnest den Chat mit der KI und legst los:

„Angenommen, ich bin ein Projektmanager. Ich habe ein Projekt mit den folgenden Zielen: Es benötigt die Ressourcen X und soll in einem Zeitrahmen von 8 Monaten und einem Budget von 120.000 EUR umgesetzt werden. Welche Fragen muss ich dir beantworten, damit du mir sagen kannst, wie ich das Projekt in Time, Scope und Budget umsetzen kann und wie kann ich dann das Projekt im gegebenen Rahmen bestmöglich umsetzen?“

Die KI begrüßt dich freundlich und beginnt sofort, dein Anliegen zu analysieren. Sie durchsucht alle Datenquellen, Projektdokumentationen und Best Practices, um dir die bestmöglichen Antworten zu bieten. Schon nach wenigen Klicks präsentiert dir die KI dann eine detaillierte Liste entscheidender Fragen, die du beantworten musst, um dann direkt eine Struktur für dein Projekt zu erhalten.

Du bist beeindruckt – und erleichert! Die KI hat dein Projekt genau verstanden und wichtige Punkte identifiziert, die du berücksichtigen musst, um die Ziele deines Projekts zu erreichen. Mit diesen Erkenntnissen gehst du an die Arbeit, mit klarem Fokus, um das Projekt in Time, Scope und Budget bestmöglich umzusetzen.

Die KI bleibt an deiner Seite, um dich während des gesamten Prozesses zu unterstützen. Sie bietet dir wertvolle Einblicke, Empfehlungen und sogar Prognosen, um sicherzustellen, dass du die richtigen Entscheidungen triffst und potentielle Risiken im Projekt minimierst.

Dank der Automatisierung mit KI fühlst du dich sicherer und effektiver bei der Durchführung deines Projekts. Es fällt dir deutlich leichter, all die komplexen Informationen schnell zu verarbeiten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Und das Beste daran? Das ist schon heute möglich.

In nur 90 Tagen kannst du deine Arbeitsabläufe um 300% und mehr beschleunigen, ohne auf komplexe Individualprogrammierung zurückgreifen zu müssen.

Frustration, die durch manuelle Prozesse entsteht, wird so durch intelligente Automatisierung und KI vermieden. Und das ermöglicht dir eine enorme Steigerung der Produktivität und Geschwindigkeit sowie eine Stress- und Fehlerreduktion.

Digitalisierung von Prozessen durch eine KI-App – 7 Vorteile

Nachfolgend stellen wir dir im Detail einige der wichtigsten Vorteile einer KI-basierten App zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen vor.

1. Dein Team ist effizienter und produktiver: KI-gesteuerte Automatisierung von Prozessen kann die Effizienz im Unternehmen signifikant erhöhen. Repetitive und zeitaufwändige Aufgaben werden nicht mehr manuell (und somit langsamer) ausgeführt, sondern mit wenigen Klicks automatisiert. Dadurch gewinnt dein Team deutlich mehr Zeit für Aufgaben, die kritisches Denken und Kreativität erfordern.

Produktivitätssteigerung um 300% und mehr sind keine Seltenheit. 

Bonus: Dadurch wirst du einerseits als Arbeitgeber attraktiver für neue Teammitglieder UND du wirkst dem leidigen Fachkräftemangel entgegen, da für die gleiche Arbeit weniger Zeit benötigt wird und dein Team somit schneller für die wirklich wichtigen Aufgaben zur Verfügung steht.

2. Du reduzierst deine Kosten: Durch die Übernahme manueller und routinemäßiger Aufgaben hilft dir eine KI-App dabei, deine Betriebskosten zu senken, da Zeitaufwände und Fehlerquoten extrem gesenkt, sowie die Logistik und Ressourcenplanung optimiert werden.

3. Du reduzierst Fehler: KI-gesteuerte Prozesse sind weniger anfällig für menschliche Fehler, da sie auf Millionen von Daten zurückgreifen. Außerdem wird in einem KI-gesteuerten Prozess die Ergebnisstruktur festgelegt, sodass Aufgaben in deinem Team stets einem festen Qualitätsstandard folgen. Das Ergebnis ist somit eine deutliche Fehlerreduktion und eine Qualitätssteigerung.

4. Du erhöhst drastisch deine Geschwindigkeit: KI beschleunigt die Geschäftsprozesse, indem du Aufgaben automatisieren und Entscheidungen in Echtzeit treffen lassen kannst. Dies führt dann zu kürzeren Reaktionszeiten, die wiederum die Kundenzufriedenheit deutlich verbessern können. Auch kreative Aufgaben, die sonst viel Zeit in Anspruch nehmen, können mit künstlicher Intelligenz strukturiert und deutlich schneller und mit wenigen Klicks umgesetzt werden.

5. Du kannst bessere Entscheidungen treffen: KI analysiert Daten und erkennt Muster, ohne auf emotionale Annahmen oder Vorlieben zurückzugreifen. Dadurch kann sie Einblicke liefern, die zur Verbesserung deiner Geschäftsentscheidungen beitragen.

6.Du kannst (fast) grenzenlos skalieren: KI-basierte Apps können leicht skaliert werden, um mit dem Wachstum deines Unternehmens Schritt zu halten. Im Gegensatz zu menschlichen Ressourcen, die eine begrenzte Kapazität haben, kann KI bei Bedarf problemlos erweitert werden.

Mit KI kannst du Know-how digitalisieren, Prozesse automatisieren und Expertise vollkommen unabhängig vom andauernden Fachkräftemangel einsetzen. Somit kannst du skalieren und dein Team gleichzeitig entlasten.

7. Dein Service ist immer verfügbar: KI-Systeme können rund um die Uhr ohne Unterbrechung arbeiten, was besonders nützlich für Kundenbetreuung oder für Prozesse ist, die kontinuierliche Überwachung erfordern.

Durch Prozessautomatisierung kannst du zudem ein effizientes Remote-Arbeitsumfeld schaffen, das es ermöglicht, in Krisenzeiten kontinuierlich und ohne Ausfälle zu funktionieren.

Deine Kunden können außerdem mit deinem Team nahtlos kollaborieren und deutlich schneller die gewünschten Ergebnisse erreichen – und feiern! 

Durch die Integration von KI nutzt du in deinem Unternehmen also die gezielte Prozessoptimierung durch Digitalisierung und Automatisierung, um deine Unternehmensziele schneller, effizienter und sogar kostengünstiger zu erreichen.

Vielleicht denkst du dir jetzt:

“Das klingt ja alles schön und gut, aber … WIE erstelle ich eine solche KI-App und WIE soll ich nun genau meine Unternehmensprozesse automatisieren?”

So entsteht eine KI-App, die deine Prozesse bis zu 300% beschleunigt

Vorweg: Warum wissen wir eigentlich so genau, wie man mit einer KI-App Geschäftsprozesse automatisieren und Unternehmensprozesse digitalisieren kann? 

Unser Team bei Bright Solutions unterstützt Unternehmen in verschiedenen Branchen seit Jahren dabei, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und Arbeitsabläufe mit Software zu automatisieren, um die Produktivität messbar zu steigern und die Arbeitsbelastung deutlich zu reduzieren.

Wir haben ein effizientes System aufgebaut, um die Arbeitsbelastung und den Stress von Unternehmer*innen, Führungskräften und deren Teams zu reduzieren und die Produktivität und Profitabilität mit Automatisierung und KI enorm zu steigern. Mit dem Release von ChatGPT war es durch dieses effiziente System und die klaren Prozesse umso einfacher, unsere Teams und Kunden mit KI-Tools zu unterstützen.

Und so funktioniert’s auch für dich – ein Überblick:

1. Analyse der Prozesse:

Zuerst analysieren wir die Prozesse und deine Abläufe, die das größte Potential für einen hohen Return on Investment haben und sich beschleunigen lassen.

Gerne erhältst du von uns zur Priorisierung, Strukturierung und Optimierung eine kostenlose und persönliche Beratung zur Analyse deiner Prozesse.

2. Erstellung der Struktur für deinen KI-Prototypen:

Anschließend teilen wir die Abläufe in einzelne Aufgabenpakete auf, die schnell mit einem ersten KI-Prototypen automatisiert werden können.

Pro Paket wird eine Struktur erstellt, die den Rahmen für das Ergebnis vorgibt. Anschließend erstellen wir die Parameter als Eingabedaten, die deine Kunden oder dein Team bereitstellen müssen, bevor diese Aufgabe begonnen werden kann. 

Mit uns steht dir ein solcher App Prototyp bereits nach 10 bis 14 Tagen zur Verfügung und hilft dir direkt dabei, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

3. Erstellung von KI-Templates mit ChatGPT Prompts:

Im dritten Schritt werden KI-Templates mit dynamischen ChatGPT Prompts erstellt. Damit können nahezu alle Teammitglieder im Unternehmen auch komplexe Aufgaben mit Spezialwissen durchführen. Selbst hochkreative und komplexe Prozesse lassen sich so automatisieren.

Prompts sind im Grunde Anweisungen oder Eingabeaufforderungen, die du per Copy & Paste in ChatGPT  als KI-Tool einfügen kannst, um eine gewünschte Ausgabe (Antwort) zu erzeugen.

Das kann die Eingabe einer Frage oder die Bereitstellung eines Themas für eine längere Texterstellung sein. Hier sind einige Tipps zur Erstellung von ChatGPT Prompts:

• Sei explizit: Je genauer und spezifischer die Eingabeaufforderung ist, desto besser kann ChatGPT die Anforderungen erfüllen.
• Verwende klare und präzise Fragen: Versuche, deine Aufforderungen klar und verständlich zu formulieren. Vermeide mehrdeutige Fragen, die zu verwirrenden oder ungenauen Antworten führen können.
• Verwende die passende Sprache: Du kannst deine Aufforderung mit systemischen Anweisungen beginnen, um den Ton und den Stil der gewünschten Antwort zu steuern. Zum Beispiel könnte eine Prompt wie „Erkläre in einfachen Worten, wie ein Verbrennungsmotor funktioniert“ ChatGPT anweisen, ein komplexes Thema in leicht verständlicher Sprache zu erklären.
• Stelle den richtigen Kontext bereit: Wenn du einen detaillierten oder spezifischen Vorgang ausführen lassen möchtest, musst du etwas Kontext bereitstellen. Zum Beispiel könntest du sagen:
  • „Angenommen, ich bin ein Projektmanager. Ich habe ein Projekt mit den folgenden Zielen (…). Das Projekt benötigt die Ressourcen X und soll in dem Zeitrahmen von X Monaten mit dem Budget von X umgesetzt werden. Welche Fragen muss ich dir beantworten, damit du mir sagen kannst, wie ich das Projekt in Time, Scope und Budget umsetzen kann?”
  • “Angenommen, ich bin ein Copywriter und möchte einen Artikel zum Thema X für die Zielgruppe Y erstellen. Welche Fragen muss ich dir vorab beantworten, damit du mir sagen kannst, wie ich diesen Artikel am besten schreibe?”

Es ist wichtig zu beachten, dass ChatGPT ein leistungsfähiges Werkzeug ist, das auf eine Datenbasis zurückgreift, die in der Vergangenheit liegt, und es kann daher manchmal ungenaue Informationen liefern. Daher ist ein ausgefeilter Input das A&O für deine erfolgreiche Automatisierung mit KI. Eine Qualitätssicherung über dein Team oder entsprechende Experten ist daher immer ratsam.

Das Sprachmodell der KI ist so trainiert, dass du für sehr komplexe, generative Prozesse sehr akkurate Antworten erhältst, sei es

• für die Beantwortung von Fragen im Kundensupport,
• für kreative Contenterstellung im Marketing oder
• die Analyse und Definition komplexer Anforderungen in der Softwareentwicklung,
• die Erstellung von Marketing Strategien,
• zur Analyse und für Reviews von Daten

Diese KI-Templates mit ChatGPT Prompts werden dann 30 Tage getestet und die Qualität der Ergebnisse kritisch geprüft. Auch in dieser Testphase bestätigen unsere Kunden bereits eine merkliche Produktivitätssteigerung!

Suchst du einen Partner, um von KI im Marketing zu profitieren?

4. Mach’ deine KI-Templates zur KI-basierte App:

Im letzten Schritt werden die so validierten KI-Templates mit den ChatGPT Prompts in eine KI-basierte App umgesetzt. Diese bietet ein intuitives Nutzererlebnis und einen sehr hohen Automatisierungsgrad, der es deinem Team erlaubt, bis zu dreimal so schnell und fehlerfrei zu arbeiten. Außerdem lässt sich deine KI-App nahtlos mit anderen Tools integrieren, wodurch du über die KI automatisiert auf die Daten dieser Systeme zugreifen kannst.

Das Beste:

Durch den Prototypen konntest du bereits ohne komplexe Programmierung analysieren und testen, was dein Team zur sinnvollen und effektiven Automatisierung von Prozessen braucht, welche Abfragen gemacht werden müssen und wo ggf noch Optimierungsbedarf herrscht.

Somit kommt in deine finale KI-App nur, was wirklich Mehrwert bringt, für eure Prozessoptimierung geeignet ist und die Nutzer begeistert.

AI-App erstellen lassen: Deine KI-App in 90 Tagen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Automatisierung von Prozessen mit KI ist also eine effektive Lösung,

• um die Produktivität deines Teams um 300% und mehr zu steigern,
• um Fehler und Zeitaufwände drastisch zu minimieren,
• um Stress und Frustration zu reduzieren,
• um dein Team nicht mehr nervigen manuellen Arbeiten zu belasten,
• um unabhängig vom leidigen Fachkräftemangel zu agieren
• und um das Wachstum von deinem Unternehmen zu fördern.

Mit dem richtigen Ansatz und den richtigen Tools kannst du mit unserer Hilfe in nur 90 Tagen deine KI-App in die Realität umsetzen und Prozessautomatisierung in deinem Unternehmen etablieren.

“Unser KI-basierter Artikel-Generator ist fast fertig. Ich plane noch weitere Optimierungen und werde zusätzliche Variationen integrieren, aber es funktioniert wirklich gut.

Wir haben bereits 4 bis 5 Artikel getestet und vorbereitet, die vom Kunden sofort genehmigt wurden und die Vorbereitung dauerte maximal 30min – vorher brauchten wir 2 bis 4 Stunden! (…) ”

Damjan K. – Geschäftsführer

Wenn du in Rekordzeit und unter Einsatz einer eigenen KI-App deine Prozesse digitalisieren und Workflows automatisieren willst, um deine Arbeitsabläufe um 300% und mehr zu beschleunigen, dann ist dein erster Schritt dazu die kostenlose Potentialanalyse.

Dabei starten wir direkt mit Schritt 1 und identifizieren die Arbeitsabläufe mit dem größten Potential für einen hohen Return on Investment.

Nach dieser persönlichen Potentialanalyse wirst du genau wissen, welche Abläufe du mit einer KI-App automatisieren solltest und was die Umsetzung durch uns kostet. Natürlich zeigen wir dir auch gerne ein paar KI-Apps, die wir erstellt haben und wie diese auch komplexe Arbeitsabläufe automatisieren.

Buche dir einfach & bequem deine individuelle Beratung hier.