Projektplan: Erstellung, Vorlagen & Best Practices

Wie erstellen Sie den perfekten Projektplan – sinnvoll, einfach und zielführend? Wenn Ihre Herangehensweise an die Erstellung eines Projektplans altmodisch – ähm, klassisch –  ist und es Ihnen an Verständnis gegenüber Ihrer Zielgruppe mangelt, dann ist dieser Artikel genau der richtige Einstieg.

Bereits Projektplan-Profi? Wunderbar, dann sollten Ihnen die nachfolgenden Best Practices und unsere Top 3 Projektplan Vorlagen entgegenkommen!

Der agile Projektplan

Eine sichere Methode für den Projekterfolg ist es, wenn Sie jeden Projektplan dynamisch angehen. In diesem Sinne hat die agile Projektplanung mehrere Vorteile gegenüber herkömmlichen Projektplanungsmethoden.

Ein agiler Projektplan bietet Ihnen die scharfe Beobachtung dessen, was Ihre Buyer Persona wirklich will. Agile Projekte sind eine sich verändernde, anpassungsfähige und iterative Art, Projektaktivitäten zu koordinieren.

In der Sprache einer Baumetapher: Die agile Planung gibt zwar ein endgültige Bild eines Gebäudes vor, doch die Details und die Konstruktionsmethoden werden den Ingenieuren überlassen, die unmittelbar mit dem Projekt vor Ort vertraut sind und auf sich verändernde Gegebenheiten reagieren können.

Wie erstellen Sie also einen sinnvollen agilen Projektplan?

Der erste Schritt besteht darin, die Projektanforderungen richtig zu erfassen.

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Die richtigen Anforderungen

Projektanforderungen sind die Aufgaben, Funktionen und Aktivitäten, die beachtet werden müssen, um einen erfolgreichen Projektabschluss zu gewährleisten. Sie verknüpfen die verfügbaren Ressourcen mit den Business-Zielen und geben ein klares Bild davon, was getan werden muss.

Achtung: Projektanforderungen sind nicht identisch mit Produktanforderungen.

Projektanforderungen werden zur Beschreibung von Produktspezifikationen verwendet, indem sie die Merkmale und Funktionalitäten eines neuen Produkts auflisten. Eine Produktspezifikation kann eine kurze Produktskizze sein, während Projektanforderungen mehr Details über Stakeholder, Benutzer, das System und das Unternehmen einschließen.

Ein Projektplan enthält Angaben zu:

• (technische) Anforderungen
• Design
• Tools & Teamsetup
• Schnittstellen
• Testing
• Standards
• Performance
• Qualität
• ggf. Zeitplan

Jede Spezifikation muss so detailliert sein, dass sofortige Maßnahmen zu ihrer Umsetzung möglich sind.

Dabei sollten die Punkte nicht so starr sein, dass Änderungen im Hinblick auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse eingeschränkt werden.

Projektanforderung – Beispiele

Komplexe Projekte sind im digitalen Zeitalter fast alltäglich geworden. Sich auf nur eine Art von Projektanforderungen zu beschränken, wird daher nicht ausreichen, insbesondere unter den sich ständig ändernden Bedingungen von Technologien und digitaler Produktentwicklung.

Als allgemeine Faustregel gilt, dass der Product Owner für die Definition mehrerer Anforderungen verantwortlich ist, die dazu führen, dass effektiv identifiziert wird, worum es in einem Projekt geht, darunter:

• Business Anforderungen
  Dies ist der Ausgangspunkt eines Produkts oder Service, der eng mit der Unternehmensvision und den Geschäftszielen verbunden ist. Diese Anforderungen müssen in einem frühen Stadium des Projekts kommuniziert werden.
• Funktionale & nicht-funktionale Anforderungen
  Nicht-funktionale und funktionale Anforderungen sind spezifische Produkt- oder Dienstleistungsmerkmale, die den Bedarf des Endbenutzers erfüllen – sie lösen das Problem. Funktionale Anforderungen beziehen sich darauf, was ein Produkt oder eine Dienstleistung bieten und abbilden müssen. Nicht-funktionale Anforderungen beziehen sich darauf, das Nutzererlebnis deutlich neben den (oft rein technischen) funktionalen Anforderungen zu einem positiven Erlebnis zu machen, also zum Beispiel in Hinblick auf Usability, Sicherheit und Performance.
• Stakeholder Anforderungen
  Diese kommen von externen und internen Personen, die in das Projekt einbezogen sind, oder von allen, die ein gewisses Interesse am Umfang oder Zweck des Projekts haben. Stakeholder können widersprüchliche Anforderungen an das Projekt haben; deshalb ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, wer die Stakeholder sind und was sie wollen. So müssen Sie ggf. einen Zeitplan erstellen, der den Erwartungen aller Beteiligten entspricht und gleichzeitig realistisch ist.

Es ist wichtig, bei der Erstellung Ihrer Projektanforderungen so flexibel wie möglich zu sein, um zu klären, was Nutzer und Kunden wollen, ohne eine zu starre Struktur aufzubauen, die den Prozess belastet.

Viele Unternehmen entwickeln mehrere Anforderungsdokumente, um Spezifikationen für ein Produkt, eine Software, eine Marketingstrategie oder die Erfüllung eines Business Needs zu erfassen, und kommen dabei beispielsweise auf die folgenden Vorlagen:

• Business Requirement Document
• Product Requirement Document
• Marketing Requirement Document
• Software Requirement Document

Die Namen sind dabei von untergeordneter Bedeutung. Es geht bei agilen Projekten vielmehr um klare, effiziente Prozesse als um starre Strukturen.

Vereinfachen Sie daher den Prozess der Anforderungserfassung, indem Sie die für Ihre Nutzer wichtigen Prozessschritte klären.

So organisieren Sie die Anforderungen für Ihren Projektplan

Ein agiler Projektplan verfügt über ausgeprägte Beschreibungen, die Schritte und Methoden zur Anforderungsrecherche definieren, um die Bedürfnisse Ihrer Buyer Persona bestmöglich zu erfüllen.

Es ist essentiell, den Umfang für jedes dieser Elemente für die jeweiligen Projektphasen zu verstehen, um Ihr Projekt richtig zu planen.

User Stories

User Stories sind die kleinsten Bestandteile eines Projektplans und umfassen vor allem allgemeine Informationen, die aus Benutzerperspektive erstellt werden. Eine User Story sollte das Endziel und die Wünsche erklären, die der Benutzer bei der Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung vor Augen hat.

Features

Features in der agilen Methodik sind die Projektteile, die einen gewissen funktionalen Wert für den Kunden liefern. Sie müssen keine ausgereiften, fertigen Produktkomponenten sein, sondern müssen bestimmte Anforderungen der Stakeholder erfüllen. Features basieren auf User Stories.

Sprints

Sprints (auch Iterationen genannt) sind die Kernelemente des agilen Projektplans.

Agile Teams verwenden Sprints, um zeitlich abgegrenzte Arbeitsabschnitte zu erstellen, die sie innerhalb der vordefinierten Zeit wiederholen, um dem Kunden einen inkrementellen Wert zu liefern. Die meisten Sprints sind zwischen 1 bis 3 Wochen lang, wobei 2 Wochen die allgemein akzeptierte Vorlage sind.

In der Sprache des agilen Frameworks sind Scrum-Sprints Ereignisse, die Teamaktivitäten in einer Weise iterieren, die dem Team hilft, sich weiterzuentwickeln und an Herausforderungen und Veränderungen anzupassen.

Sprint Backlog

Teams verwenden Sprint Backlogs, um die Durchführung von Sprints zu verfolgen und zu planen – den „agil“ heißt alles andere als „planlos“ 😉

Ein Sprint Backlog ist ein Teil des Product Backlogs, der die vom Team ausgewählten Sprints enthält, die im nächsten Sprint entwickelt werden sollen. Es ist sowohl ein Zeitplan als auch eine Ansicht des Projektplans.

Releases

Durch die Kombination mehrerer ähnlicher Features werden Releases erstellt. In der Software-Entwicklung ist ein Release zum Beispiel ein neues Produkt oder eine deutlich veränderte Version eines aktuellen Produkts.

Agile Schätzung

Die Schätzung ist ein Schlüsselelement der agilen Methodik, speziell weil sie sich auf die Ansicht der Beteiligten stützt, wie lange es dauern wird, die vereinbarte Iteration in einem Sprint zu erstellen.

Auf diese Weise ist die agile Schätzung von Natur aus partizipativ und stellt sicher, dass nicht die Manager*innen alle Entscheidungen über den Arbeitsumfang treffen, ohne das Fachwissen des Teams einzubeziehen. Stattdessen haben die Teammitglieder eine aktive Rolle bei der Schätzung.

Story Point

Eine einfache Möglichkeit, korrekte Schätzungen vorzunehmen, ist die Verwendung von Story Points. Story Points sind messbare Deskriptoren, die Stakeholder den User Stories aufgrund ihrer Komplexität bzw. ihres Verständnisses der Benutzeranforderungen geben. Je mehr Punkte, desto mehr Zeit benötigt eine Umsetzung oder desto komplizierter ist selbige.

Epic

Ein Epic wird erstellt, wenn Entwickler*innen (in der agilen Softwareentwicklung) entscheiden, wie viel Zeit sie für die Fertigstellung einer Arbeit benötigen, die einen gewissen Wert für den User bringt und aus technischer Sicht sinnvoll ist.

Epics sind eine einfache Möglichkeit, die Lücke zwischen den Zielen und ihrer technischen Umsetzung zu überbrücken. Ein Epic ist kleiner als ein Projekt und besteht aus mehreren User Stories.

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Agile Planning Poker

Projekte haben eine unterschiedliche Komplexität, je nachdem, wer die Schätzung vornimmt. Jetzt haben Sie die Antwort auf die Frage, warum viele Stakeholder zu unterschiedlichen Schätzungen kommen – jeder schätzt aus seiner eigenen Erfahrung heraus!

Das Wertvolle an der agilen Projektplanung ist die Anpassungsfähigkeit und die Skalierung der Perspektive.

Agile Teams verwenden dazu zB ein pokerähnliches Spiel, um die Projektschätzung auf den präzisesten Wert zu bringen, egal ob es sich um Zeit oder Budgets handelt.

Das Spiel besteht darin, dass mehrere Mitglieder eine Karte ziehen und einer User Story einen Komplexitätswert zuweisen. Die Mitglieder vergeben die Punktzahl im Geheimen (unabhängig voneinander), während das Ergebnis öffentlich geteilt wird. Unterschiedliche Ergebnisse werden dann im Team diskutiert. Die Mitglieder erklären, warum sie denken, dass eine bestimmte User Story eine solche Punktzahl verdient hat.

Dieses einfache Spiel bringt eine Menge Wert für den Projektplan, weil es

• viele Perspektiven einbezieht
• individuelle Versäumnisse eliminiert
• als Referenzpunkt für den Projektplan dient

Jetzt können Sie die oben beschriebenen Begriffe bei der Projektplanung und der Erstellung des Product Requirement Document (PRD) anwenden. Details im PRD sind die Grundlage, um den Wert und den Zweck des Produkts zu kennen und damit ein korrektes Projektangebot zu definieren.

Denken Sie daran: Es ist ein dynamisches Dokument in ständigem Fluss, das sich genauso verändert, wie sich die Benutzeranforderungen während des agilen Planungsprozesses ändern können.

Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Zielgruppe wirklichen Nutzen aus Ihrem Angebot ziehen wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung durch den agilen Release Plan

Diese 10 Schritte des agilen Prozesses zur Planung jedes Projekts (vom ersten Kontakt mit einem Kunden bis zur Auslieferung, zum release, eines Produkts oder kleinen Produkt-Ausschnitts) wird Ihnen helfen, fokussiert durch jedes neue Projekt zu gleiten.

1. Der Product Owner legt das zu lösende Problem fest – was versucht der User zu lösen?
2. Lassen Sie Ihr Team antworten: Wie kann man dieses Ziel erreichen und die Usability verbessern?
3. Untersuchen Sie die möglichen Features, die das Ziel adressieren. Bewerten Sie die Risiken, die mit den Funktionen mit dem höchsten Wert verbunden sind, und planen Sie diese zuerst.
4. Vereinbaren Sie den Arbeitsumfang, den Sie im Teamsprint erledigen können, und weisen Sie die benötigte Zeit zu.
5. Planen Sie das Release, indem Sie das Projekt in kleinere Arbeitsabschnitte in der folgenden Reihenfolge aufteilen: Projekt – Epic – User Stories.
6. Setzen Sie Prioritäten basierend auf der Größe der einzelnen Arbeitsabschnitte.
7. Erstellen Sie eine Iteration (Sprint) entsprechend der Einschätzung des Teams über seine Fähigkeiten, die Arbeit in der zugewiesenen Zeit abzuschließen.
8. Fügen Sie dem Plan User Stories hinzu, bis er die maximale Kapazität erreicht hat. Verwenden Sie frühere Iterationen, um die voraussichtliche Geschwindigkeit (Velocity) vorher zu schätzen.
9. Erstellen Sie zusätzliche Iterationen, um alle weiteren User Stories im Sprint Backlog abzudecken, und entfernen Sie Stories mit geringer Wichtigkeit, um die Arbeit dem zeitlichen Rahmen des aktuellen Releases anzupassen.
10. Bitten Sie jeden Stakeholder um Feedback und Engagement für den Projektplan.

Wenn Sie alle diese Schritte selbst durchlaufen möchten und Ihr Projekt intern voranbringen möchten, laden Sie sich gerne unsere ausführliche Anleitung zur erfolgreichen Planung, Entwicklung, Konzeption und Vermarktung digitaler Produkte hier herunter. Sie erhalten damit geballtes Know-how, das auch Ihr digitales Projekt erfolgreich macht.

Das Sprint-Planungs-1×1

Bevor Sie sich in eine neue Iteration stürzen, sollten Sie zurückblicken und analysieren, was Sie in den vorherigen Iterationen gelernt haben.

Jede neue Iteration beginnt mit einer Retrospektive und wird mit einer Sprint Planning Session fortgesetzt.

Sprint Planning Session

Analysieren Sie den Release-Plan (siehe Schritt-für-Schritt Anleitung im vorherigen Abschnitt), überprüfen Sie Prioritäten, Sprint-Geschwindigkeit und neue Funktionen. Identifizieren Sie, ob Leerlaufzeit auf fehlende Aufgaben oder orientierungslose Teammitglieder zurückzuführen ist.

User Stories neu erstellen

Fügen Sie bei Bedarf Details hinzu, klären Sie Unklarheiten und überprüfen Sie die Erwartungen, um Überraschungen zu vermeiden.

Aufgabenerstellung

Teilen Sie die Stories in Aufgaben auf, indem Sie sie Teammitgliedern konkret zuweisen, und halten Sie sie kurz. Ihr Team sollte in der Lage sein, sie innerhalb eines Tages zu erledigen.

Commitment

Bitten Sie die Beteiligten um ein Commitment für die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Der Eigentümer des Commitments ist normalerweise der Scrum Master.

In der agilen Projektentwicklung ist der Scrum Master der Hüter der agilen Praktiken. Er stellt sicher, dass alle, einschließlich der Entwickler*innen und des Product Owners, sich der Aufgabe verpflichtet fühlen und stets immer weniger Fehler machen.

Sticky Card Zeitplan

Erstellen Sie für jeden Sprint ein Board, indem Sie jede Aufgabe auf eine einzelne Karte schreiben. Es gibt viele gute Projektmanagement Tools und Apps bereits in kostenlosen Versionen.

Weisen Sie die Aufgabe (die Karte) der passenden Person aus Ihrem Team zu und machen Sie diese für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich. Verfolgen Sie den Fortschritt des Aufgabenplans, einschließlich der geschätzten, verwendeten und verbleibenden Stunden pro Aufgabe.

Burndown-Chart

Verwenden Sie eine agile Burndown-Chart, um die Sprint-Geschwindigkeit zu berechnen. Eine Burndown-Chart zeigt den Teamaufwand pro Sprint oder die Arbeitsstunden, die für die Fertigstellung eines Sprints mit einer relevanten Anzahl von User Stories benötigt werden.

Burndown-Charts haben den Vorteil, dass sie Ihnen schnell Daten über die Geschwindigkeit, Velocity, liefern, weil sie visuell sind: Ein Blick auf die Diagrammneigung verrät Ihnen viel darüber, ob Sie auf, hinter oder vor dem Zeitplan liegen.

Release Planning und Sprint Planning sind erstklassige Werkzeuge, die Ihnen helfen, ein umfangreiches Projekt von der Idee bis zur Realisierung aufzuschlüsseln und aus der Anwenderperspektive zu verdeutlichen.

Ihr Team erhält einen Ausführungsplan, den es für jede Iteration wiederholt verwenden kann, ohne den Überblick über den Zeitplan und unrealistische Planungen und Erwartungen zu verlieren.

Wikipedia

Tipp: Agile Projektteams halten tägliche (Standup-)Meetings ab, um den Fortschritt bei kritischen Themen während eines Sprints zu überprüfen. Die täglichen Meetings sollten kurz (nicht länger als 15 Minuten) und auf den Punkt gebracht sein. Die Mitglieder kommunizieren den Aufgabenfortschritt und Einschränkungen, die sie ggf. daran hindern, einen Sprint erfolgreich zu beenden.

Der Scrum Master ist dafür verantwortlich, dem Team bei der Bewältigung von Einschränkungen zu helfen.

So, nun aber genug Theorie – erstellen wir einen Ausführungsplan!

Die Projektplan Vorlage – unsere Top 3

Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Projektplan Ergebnisse liefert, ist die Verwendung einer Planungsdokumentation für jede Phase der Planung.

Je nach Projektkomplexität (z. B. hat Ihr Projekt mehrere funktionsübergreifende Softwarefunktionen) sollten Sie für jeden der folgenden Punkte eine eigene Tabelle entwickeln:

• Agile Release Template
• Agile Testing Template
• Vorlage für das agile Projektmanagement
• Change Management Template

Der Kern der Projektplanung in der agilen Methodik ist der Release Plan. Der Release Plan ist auf verschiedene Projekte übertragbar. Sie können ihn im Marketing, in der Geschäftsstrategie und im Vertrieb einsetzen.

Unser Tipp: Keep it simple! Die besten Vorlagen sind die, die Ihrem Team am wenigsten Kopfschmerzen bereiten 😉

Hier empfehlen wir unsere Top 3 Projektplan Vorlagen bekannter Projektmanagement Tools: 

1. Trello – Project Management Template
2. ATLASSIAN – Projektplan
3. asana – Sprint-Planung Template

Selbstverständlich können Sie Ihre eigene Projektplan Vorlage einfach in einer Tabelle (digital oder sogar mit Post-its an der Wand!) abbilden, zu der Sie Ihrem Team Zugriff geben. Ein Projektplan in Excel kann manchmal die umfangreichste Projektmanagement Software besser ersetzen.

Wichtig ist: Halten Sie Ihr Ziel über das gesamte Projekt hinweg stets im Auge und prüfen Sie, dass auch Ihr Team immer weiß, welche Aufgaben aktuell Priorität haben.

Unterstützen Sie Ihr Team stets dabei, Herausforderungen zu meistern und Verantwortung zu übernehmen.

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Alles, was Sie in diesem Beitrag erfahren, haben wir bereits in zahlreichen Projekten aufgebaut und in Projekten mit CxOs, Marketing Managern, Product Ownern und Digital-Verantwortlichen optimiert.

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