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Gutes Projektmanagement bestimmt zu einem großen Teil über Erfolg und Misserfolg eines Projekts.
Doch wie lässt sich Projekterfolg im agilen Projektalltag konsequent planen?
Keinesfalls sollte ein Projekt dem Zufall, dem Kunden oder dem Agenturdienstleister allein überlassen werden.
In diesem Artikel erhalten Sie einen kompakten Einstieg dazu, wie Sie Ihr Projektmanagement von Beginn an auf ein erfolgreiches Ergebnis ausrichten und welche Fehler Sie vermeiden sollten!
Was ist Projektmanagement?
Damit wir erfolgreiches Projektmanagement durchführen können, müssen wir mit einer Definition von Projektmanagement beginnen.
Die einschlägigen Quellen, die Sie im Internet zum Thema Projektmanagement konsultieren können, definieren den Begriff als all das, was den Start, die Planung, Steuerung, Qualitätskontrolle und den erfolgreichen Abschluss eines Projektes betrifft.
Dabei sollen Risiken vermieden und Kosten möglichst begrenzt werden.
Das klingt schön kompakt – sicherlich wissen Sie selbst nur zu gut, welch enorme Aufwände dahinterstecken!
Projektmanagement-Methoden – Wie steuere ich mein Projekt?
Agile Projektmanagement Methoden sind ja heutzutage in aller Munde.
Dabei sollten wir aber nicht vergessen, dass es viele Unternehmen gibt, die nicht von heute auf morgen „100% agil“ und „100% remote“ arbeiten können – die Folge einer ungeplanten Transformation wäre wahrscheinlich ein reines Chaos.
Altbewährte Methoden für Projektmanagement haben in diesem Fall auch ihre Daseinsberechtigung.
Hybrid-Modelle, die die Vorteile des agilen Arbeitens mit der klassischen Herangehensweise verknüpfen, sind hierbei für viele klassisch-strukturierte Unternehmen eine gute Alternative, um den Schritt hin zur digitalen Transformation zu wagen, ohne sich zu übernehmen.
Projektmanagement Methoden im Vergleich
Wie konnte ein Projekt beendet werden, bevor agile Projektmanagement Methoden aufkamen, wo doch dieses System so großartig sein soll?
Zuerst einmal sind diese Projektmanagementmethoden nicht so neu, denn eine gewisse Flexibilität steckt in vielen Methoden des Projektmanagement, selbst wenn es nicht immer so ausformuliert wird.
Außerdem ist es nicht immer notwendig, ein agiles Entwicklungsmodell zu verwenden. Ein linearer, einfach gehaltener Prozess reicht aus, wenn er zu Ihrer Unternehmensstrategie passt.
Bei der Entscheidung zur passenden Methode ist eine gute Prozessanalyse vor dem Projektbeginn essentiell.
Das klassische Wasserfallmodell
Das Wasserfallmodell besteht aus einem linearen Prozess, der von der Zielsetzung über einen Entwurf, die Umsetzung des Entwurfs, den Verifikationsprozess des Endprodukts hin zu der schlussendlichen Anwendung und Wartung eines Produktes (oder eines anderen Projektergebnisses) läuft.
Bei einfachen, wirklich kurzen Projekten ist das vollkommen ausreichend und kann sogar für Klarheit und Kostenersparnisse sorgen.
Der Kunde oder firmeninterne Auftraggeber ist nicht so sehr während des Projekts involviert, was Verzögerungen und unrealistische Änderungswünsche verhindert, die schon manch ein Projekt stark verzögert haben (z.B. den Flughafen BER).
Wann agile Projektmanagement Methoden sinnvoll sind
Schauen wir auf das Beispiel des BER-Flughafens.
Dabei sehen wir, wann eine agile Herangehensweise nützlich ist: Sollte sich das Verkehrsaufkommen verändern, müssen die Kapazitäten des Endprodukts Flughafen angepasst werden. Ständige Überwachung des Arbeitsfortschritts, mit ausreichender Transparenz und häufigen Rückmeldungen, hätten die Verzögerungen im Bau vermeiden können.
Agiles Projektmanagement entfaltet dann das volles Potential, wenn ein Projekt in einer Umgebung schneller und häufiger Veränderungen umgesetzt werden soll und zwar dort, wo Projekte so komplex sind, dass eine vollständige Planung nur ein Wunschdenken bleibt.
Flexibilität ist hierbei der Schlüssel zum Erfolg.
Agiles Projektmanagement erfordert ein flexibles “Mindset” aller beteiligten und die Offenheit dafür Veränderungen zuzulassen.
Wie wir sehen, ist neben der richtigen Wahl der Projektmanagementmethode auch die sorgfältige Durchführung wichtig.
Eine gute Methode allein ist kein Wundermittel, Tools, Workflows und die richtige Einstellung der Projektbeteiligten sind essentiell.
Ganz gleich, welche Arbeitsweise Sie anwenden, gewisse Techniken helfen Ihnen in jedem Fall, die wir im Folgenden näher betrachten.
Die Function Point Methode im Projektmanagement
Ein nützliches Werkzeug für das Projektmanagement ist die Function Point Methode.
Hier analysieren Sie, welche Basisfunktionen ein Produkt ausmachen und können für diese Basisfunktionen den nötigen Arbeitsaufwand bestimmen. Für das Projektmanagement können Sie dann diese gut definierten Function Points kombinieren und so eine gute Prognose für den Projektverlauf stellen.
Achtung: Diese Schätzmethode erfordert viel Erfahrung in ist nur so genau, wie auch die Anforderungen genau abgebildet werden können.
Wie die Star Methode Ihr Projektmanagement beeinflusst
Die Star-Methode findet auch bei Vorstellungsgesprächen Anwendung, ist aber sehr effizient in Hinblick auf klare Definition und Planung eines Projektes.
In Englisch steht STAR für Situation, Task, Action, Result, also Situation, Aufgabe, Handlung und Ergebnis.
Es scheint ziemlich offensichtlich, wie eine solche Denkweise das Projektmanagement verbessert – aber leider ist die Technik nicht so weit verbreitet, wie man glauben möchte.
Prozentsatzmethode im Projektmanagement
Die Prozentsatzmethode, eine Schätzungsmethode für den benötigen Projekt-Aufwand, schätzt (mit Hilfe von Erfahrungen aus früheren, ähnlichen Projekten) den Aufwand für bestimmte Teilaufgaben in einem Projekt.
Ein Beispiel wäre, das bei einer Erstellung eines neuen Softwaremoduls 25 % der Arbeitszeit für das Design, 50 % für die Erstellung und 25 % der Zeit für die Dokumentation verwendet werden.
Dazu ist es notwendig, ein gut strukturiertes Projekt zu planen und die einzelnen Arbeitsschritte klar zu definieren. Das wird Ihnen nicht nur bei der Prozentsatzmethode im Projektmanagement weiterhelfen, sondern auch bei anderen Arbeiten im Projekt.
Neben der Prozentsatzmethode gibt es noch andere Schätzungsmethoden.
Ein Beispiel hier wäre das simple Produkt: Aufwand = Personalkosten x Menge an Personal x Kompentenzfaktoren (ist das Projekt besonders anspruchsvoll, entstehen Zusatzkosten).
Außerdem kann auch auf Expertenbefragung zurückgegriffen werden.Wenn man den Durchschnitt aus den Antworten mehrerer Experten benutzt, steigt die Genauigkeit der Schätzung.
Scrum Poker & Planning Poker
Lesen Sie den SCRUM-Hauptartikel hier: Die Scrum Methode als Framework
Scrum Poker ist die gängigste Schätzmethode im agilen Projektmanagement. Sie baut darauf, dass das Team an sich eine bestimmte Geschwindigkeit (Velocity) bei der Abarbeitung von sogenannten Story-Points hat.
Geschätzt wird die Komplexität in “T-Shirt-Größen” wie L,M,XL,XXL oder Story-Points. Jedes Teammitglied gibt für jede Story im Backlog eine Schätzung ab.
Kennt man die Anzahl Story Points, die das Scrum-Team in einem Sprint umsetzt, kann man einen Sprint-Backlog mit genau dieser Anzahl an Story Points füllen. Die Velocity des Teams wird nach jedem Sprint neu berechnet.
Wurde ein Sprintziel nicht erreicht, hilft eine strukturierte Retrospektive dabei, die Ursachen zu erkennen und diese im nächsten Sprint durch geeignete Maßnahmen zu verbessern.
Agiles Projektmanagement – wie Sie flexibel und risikoarm arbeiten
Mit agilem Projektmanagement können Sie flexibel und rechtzeitig auf sich ständig verändernde Rahmenbedingungen reagieren.
In einem agil gemanagten Projekt werden so tatsächlich sehr effektiv Risiken vermindert, da in jeder Iteration überprüft wird, ob das Projekt noch in die richtige Richtung läuft.
Die Anpassungsfähigkeit ist die klare Stärke dieser Projektmanagement-Methode, die das Wasserfall-Modell schmerzlich vermissen lässt.
Was sind agile Projektmanagement-Methoden genau? – Agiles Projektmanagement einfach dargestellt
Agiles Projektmanagement bedeuten dabei eigentlich nur, dass man im Projekt auf sich ändernde Anforderungen reagiert und somit flexibel ist.
Gerade bei großen Projekten, die über einen längeren Zeitraum gehen, ändern sich die Rahmenbedingungen durch Feedback Ihres Teams und Ihrer Buyer Persona.
Um das definierte Projektziel unter diesen neuen Bedingungen dennoch weiter verfolgen zu können, müssen die aktuellen Anforderungen überprüft werden.
Damit dies überhaupt geschehen kann, ist es nötig zu wissen, was bereits umgesetzt wurde und was noch umgesetzt werden soll.
Scrum und ein agiles Vorgehen bedeuten NICHT,
- dass es keine Planung vorab gibt,
- dass es kein Konzept gibt,
- dass es keine Abnahme oder Freigaben für Releases gibt
Agil heißt nicht “Wir fangen einmal planlos an und schauen, wo wir ankommen.” Agil heißt vielmehr “Wir wissen, was wir erreichen wollen und verbessern das Ergebnis kontinuierlich durch klares Messen der Ergebnisse und stetige Anpassung dessen, was wir tun.”
Ein agiles Projekt folgt den gleiche Regeln wie jedes andere Projekt. Sie lassen hierbei lediglich die Änderungen zu und zwar nicht erst dann, wenn ein Projekt abgeschlossen ist und ein neues beginnt.
Auch hier gilt wie immer: Was nicht geplant ist, kann auch nicht kontrolliert werden.
Häufig umstritten sind auch die Abrechnungsmodalitäten. Das Konzept in einem agilen Projekt gibt den Rahmen vor, in dem man sich bewegt. Dieser Rahmen stellt sicher, dass in der Ausgangssituation nicht schon ein falscher Weg, der nicht zum definierten Ziel führt, eingeschlagen wird.
Existiert der Plan in agilen Projekten nicht in Form eines Konzepts, kann der aktuelle Projektstand nicht festgestellt und bewertet werden.
Im Projekt sind Änderungen zulässig. Gut so, denn das ist gerade bei großen Projekten nötig, um auch bei veränderten Rahmenbedingungen weiterhin auf das definierte Ziel hinzuarbeiten.
Agile Projekte laufen problemlos für Anbieter und Kunde, wenn die Flexibilität des Leistungsumfangs auch im Abrechnungsmodus berücksichtigt wird.
Ein fester Preis gibt of zwar vermeintliche Sicherheit, führt aber auch dazu, dass diese Sicherheit starre Mauern aufbaut, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit verhindern.
Prüfen Sie also immer, wie viel gefühlte (!) Sicherheit Sie wirklich benötigen und wie viele Kompromisse Sie dadurch in Bezug auf Flexibilität, Qualität und Transparenz eingehen.
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Agiles Projektmanagement zum Festpreis:
Eine weitere Variante des agilen Projektmanagements ist das agile Projektmanagement zum Festpreis. Hier wird agiles Management verwendet, der Preis des Projektes soll sich aber nicht verändern.
Hierbei können Sie mit Tools agiles Projektmanagement effektiver machen, um als Projektleiter keinen finanziellen Verlust bei der Bearbeitung eines Projektes zu machen oder zu große Kompromisse in den Features eingehen zu müssen, ohne, dass diese geplant ist.
Was kann ein Problem für agiles Projektmanagement sein?
Der zu zahlende Preis bzw. das bereitgestellte Budget spiegelt immer eine zu erbringende Leistung, den Aufwand oder den Wert des im Projektverlauf entstehenden Produkts wieder.
Der Wert “Aufwand” ist eine feste Größe. Sie sollte in direkter Relation stehen, da es andernfalls willkürliche Aufwände sind.
Als Basis für ein gut und fair kalkuliertes Projekt gilt die Anforderungsbeschreibung bestehend aus Leistungsdefinition, Pflichtenheft, mit Epics und User Stories gefüllter Backlog als Konzept.
Wenn diese detailliert genug ist, lassen sich damit realistische Einschätzungen über die Aufwände im Projekt treffen. Sind die Schätzungen nicht realistisch und nicht nachvollziehbar, wird es zwangsläufig irgendwann im Projekt zu Konflikten kommen. Dann verhindern aufwändige Analysen und Diskussionen den Projektfortschritt.
Hier empfehlen wir, Scrum zu verwenden.
Scrum ist beinahe ein Synonym für agile Projektmanagement Methoden und besteht aus drei Teilen, die sie auch auf der agiles Projektmanagement Wiki finden.
- es geht primär um Transparenz bei der Zielsetzung und beim Arbeitsprozess. Dank der Transparenz wird eine ständige Überprüfung des Fortschritts möglich und so kann (durch ständige, agile Anpassung) ein Erreichen des Projektzieles sichergestellt werden – und das auch im gesetzten Budgetrahmen.
- Dann, wenn Mehraufwände entstehen, die sich, durch Nichtbefolgen der Scrum-Prinzipien, nicht nachvollziehen und begründen lassen, entstehen unnötige Kosten oder die Produktqualität leidet.
- Es muss also dringend sichergestellt sein, dass Leistungen und Schätzung / Budget klar in Relation stehen und sowohl nachvollziehbar, als auch transparent sind. Dann können auch später auftretende Änderungen reibungslos berücksichtigt werden und durch klare Priorisierung eingeplant werden.
Sie wissen durch dieses Vorgehen zwar nicht bereits zu Beginn des Projekts
a) was genau das Ergebnis im Detail sein wird,
b) was es kosten wird, das noch unbekannte Ergebnis herzustellen
aber Sie können bereits zu Beginn sicher sein, dass Sie mit jedem Aufwand / mit jeder Ausgabe etwas produziert haben, das einen sehr hohen Mehrwert für Ihre Buyer Persona oder Stakeholder besitzt.
Doch Vorsicht!
Agiles Projektmanagement kann auch zu Problemen führen, wenn Sie einen Kosten- oder Zeitpuffer ohne feste Größe einplanen und zu sehr auf Flexibilität pochen, ohne diese zu managen.
Dazu kann ein agiles Projektmanagement Team z.B. Kanban-Tafeln verwenden, um effizienter zu arbeiten und den Puffer nicht zu sehr zu beanspruchen und somit Veränderungen planbar und priorisierbar werden zu lassen.
Ein nicht klar begrenzter Kosten- und Zeitpuffer verwandelt sich schnell in ein Fass ohne Boden, gerade dann, wenn in der Planung die Funktionen nicht klar priorisiert werden. Zu schnell sind auch in agilen Projekten die “Nice to Have” Features eingebaut, die einfach umzusetzen sind (wenig Kosten, doch auch wenig Nutzen) und die komplexen Features mit hohem Mehrwert bleiben auf der Strecke.
Sie sollten also mit festen Puffern planen, die für sich ändernde Anforderungen (Change Requests) verwendet werden können.
Diese “Change Requests” müssen Sie für Ihre Kunden und Stakeholder transparent und einsehbar dokumentieren. Das vermeidet Konflikte, denn so ist allen Parteien klar, warum irgendwann der Puffer aufgebraucht ist.
Welche Zertifizierung agiles Projektmanagement benötigt
Der wichtigste Hebel für agiles Projektmanagement ist zweifelsfrei die Einstellung, Veränderung zu akzeptieren und auf diese mit Anpassungsfähigkeit zu reagieren.
Im Rahmen von Zertifizierungen lernen Sie Methoden und Tools kennen, die Ihnen dann helfen, agile Wertschöpfung zu systematisieren.
Wenn wir für agiles Projektmanagement offizielle Quellen zu Rate ziehen wollen, dann wird uns zuerst das Agile Manifest ins Auge fallen.
Von diesem Startpunkt aus haben sich aber nun zahlreiche agile Methoden Entwickelt, von denen SCRUM nur eines der Bekanntesten ist.
Zertifikate, die die Qualifikation in einer Methode bescheinigen sollen, können von den verschiedensten Anbietern erworben werden. Wenn Ihnen ein Zertifikat begegnet, ergibt es Sinn, sich über die Bedingungen für den Erwerb eines Zertifikats zu informieren.
Unser Tipp: Arbeiten Sie sich in kleinen Schritten an das große Ganze heran – agil und mit Spaß an Veränderung 😉
Ein Blick auf die Webseite der Agile Alliance zeigt uns, dass zum Erwerb einer Zertifizierung für agiles Projektmanagement ein Kurs von durchschnittlich zwei Tagen nötig ist. Diese Zertifikate kommen in verschiedenen Stufen und in der Regel müssen sie alle paar Jahre verlängert werden. Das geschieht über Konferenzen oder die Teilnahme an weiteren Lehrgängen.
Abschließend lässt sich dazu sagen, dass neben der Zertifizierung der Lebenslauf eines Experten oder einer Expertin am meisten darüber aussagt, ob die Person agiles Projektmanagement beherrscht.
Zahlreiche erfolgreich abgeschlossene Projekte und die darin erworbene Erfahrung sind aussagekräftiger als ein Portfolio voller Zertifikate.
Kommunikation im Projektmanagement als wesentlicher Erfolgsfaktor
Es geht nichts ohne gute Kommunikation, das gilt auch fürs Projektmanagement.
Im Folgenden ein paar Tipps zur guten Verständigung im Projektteam.
Wie eine gute Kommunikationsmatrix Projektmanagement erfolgreich macht
Sorgen Sie im Projekt dafür, dass die Infrastruktur für eine erfolgreiche Projektkommunikation existiert, jede:r Zugang dazu hat und diese Struktur auch nutzt.
Solch eine Struktur wird unter Fachleuten in der Projektsteuerung als Kommunikationsmatrix bezeichnet. Diese Matrix besteht aus einem Kommunikationsplan, der angibt, wie, wie oft, wie detailliert und an wen Dokumente verteilt werden. In dieser Matrix werden den einzelnen Verantwortungsbereichen die entsprechenden Rollen im team zugewiesen.
Der Kommunikationsplan hilft ebenfalls bei der Konfliktlösung, zusammen mit einer Verantwortungsmatrix, die angibt, wer für welchen Bereich die Verantwortung trägt.
Ein hoher Grad an Automatisierung in der Steuerung von Standardprozesse sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten voll den Verantwortungsbereich konzentrieren können.
Überlassen Sie Kommunikation nicht dem Zufall, sondern planen Sie diese regelmäßig und im besten Fall automatisiert ein. Wir Nutzen Slack, Zoom, Jira und Confluence als Tools, um die Kommunikation im Projekt möglichst persistent und fokussiert zu halten. Für kleine Projekte ist auch Trello geeignet. Mit Zapier können Sie bestimmte Abläufe zwischen den Tools automatisieren.
Für eine erfolgreiche Kommunikation gilt es neben der oben genannten Infrastruktur auch folgende Punkte zu beachten:
Sorgen Sie für feste Ansprechpersonen
Ohne Teamarbeit Projektmanagement zu betreiben ist vollkommen unmöglich. Sowohl Anbieter als auch Kunden müssen ihren jeweiligen Verpflichtungen im Projekt-Team nachkommen.
Eine der entscheidenden Mitwirkungspflichten in Projekten ist das Treffen von Entscheidungen, möglichst schnell und präzise.
Insbesondere zählt dazu die Abnahme oder Freigabe von Teilergebnissen oder auch des Gesamtprojekts. Um solche Entscheidungen zu treffen, benötigt eine Person die Kompetenz, diese Entscheidung auch treffen zu können und zu dürfen und die Fakten, die als Entscheidungsgrundlage dienen.
Lesen Sie dazu auch: 8 Product Owner Skills, die Sie für Ihr Projekt brauchen
Damit diese Fakten vorliegen, wenn eine Entscheidung ansteht, ist die Persistenz in der Kommunikation essentiell. Andernfalls geht oft der Große Suchlauf los, der das Team wiederum von Wichtigerem abhält.
Ohne Entscheider:in und ohne Teamleiter:in Projektmanagement erfolgreich zu betreiben, führt zu Anarchie und Chaos.
Gibt es nicht für alle Entscheidungsbereiche – finanziell, fachlich, organisatorisch – eine feste Ansprechperson, die ohne zusätzliche Hierarchien schnell entscheiden kann, kommen die Prozesse ins Stocken.
Das verzögert das gesamte Projekt und wirkt sich auf alle Beteiligten im Projekt aus.
Und wenn es diese Ansprechperson nicht gibt?
Alle haben etwas zu sagen.
Wenn ohne gutes Projektmanagement Teammitglieder Anweisungen von überall bekommen, werden die Änderungswünsche zwar größtenteils berücksichtigt – aber nur eine Person bekommt am Ende die Aufwände zur Freigabe vorgelegt.
Diese wundert sich natürlich über den erzeugten Aufwand, der dann meist nicht eingeplant war, aber niemand wird dafür verantwortlich sein wollen, denn es gab ja auch keine verantwortlichen Teamleiter für die einzelnen Aufgaben oder gar das gesamte Projekt.
Eventuell widersprechen sich die Wünsche und Anforderungen sogar und haben sich im Laufe des Projekts gegenseitig aufgehoben.
Nun wundert sich natürlich die Einzelperson, dass genau ihre Wünsche plötzlich vom ominösen Projekt-Monster verschluckt wurden.
Die Rolle des Projekt-Monsters wird im Regelfall dem zuständigen Projektmanager zugesprochen, der wiederum belegen muss, dass er nur gemacht hat, was gewünscht wurde.
All diese Konflikte vermeiden Sie, indem Sie klare Entscheidungsprozesse etablieren, die durch Tools für Projektmanagement unterstützt werden.
Und was kann auf der Seite des Anbieters passieren?
Beim Auftraggeber werden die Anforderungen während des Projekts mit unterschiedlichen Personen abgeklärt. Wenn diese Anforderungsänderungen nicht in einem Topf landen und ständig überprüft werden, kann schnell etwas umgesetzt werden, was an einer anderen Stelle für unerwünschte Seiteneffekte sorgt oder völlig nutzlos für die Wünsche Ihrer Zielgruppe ist.
Beispiel: Person A baut ein neues Forum-Feature. Person B bekommt am Tag danach gesagt: „Wir streichen das Forum.“, während Person C die Abnahme plant, im Glauben, alles sei fertig. Der Spießrutenlauf beginnt.
Darunter leidet die Teamarbeit, denn es sorgt für Frustration, wenn ein Teammitglied das Projektmanagement als mangelhaft ansieht und befürchten muss, dass seine Bemühungen umsonst sind.
Ein klarer Rhythmus aus neuen Anforderungen, Spezifikation, Umsetzung, Testen, Feedback und Verbesserung muss in jedem Fall systematisch eingehalten werden.
Durch Scrum ist dieser Rhythmus durch einen Sprint und dessen Komponenten bereits als Framework vorgegeben.
Machen Sie alle Pflichten bekannt und bewusst
Als projektverantwortliche Person sollte Ihnen und Ihren Kunden in gleicher Weise klar sein, welche Pflichten die jeweilige Partei hat.
Da sind eine gut ausgebaute Kommunikationsmatrix sowie eine durchdachte Verantwortungsmatrix für das Projektmanagement essentiell.
Sorgen Sie im Projekt dafür, dass durch ein systematische und transparente Steuerung klar ist, wann wer in welchem Zeitraum was zu tun hat.
Lassen Sie keine Aufgaben unter den Tisch fallen und dokumentieren Sie Entscheidungen, damit Sie auch später nachvollziehen können, wie diese getroffen wurden.
Kommunizieren Sie Probleme
Natürlich kann es auch einmal im Projekt zu Mehraufwänden oder zu Verzögerungen im Projekt kommen.
Sorgen Sie dafür, dass Sie diese Probleme frühzeitig erkennen und im verantwortlichen Team kommunizieren. Wenn in Ihrem Projektmanagement Team Probleme gemeinsam und konstruktiv behandelt und gelöst werden (statt langes Debattieren darüber, wer der Verursacher des Problems ist), lassen sich in Teamarbeit auch größere Hürden gemeinsam meistern.
Ihre Projektorganisation muss in der Lage sein, Probleme dann und dort zu lösen, wo Sie entstehen.
Vermeiden Sie aufwändige Eskalationswege die Ihrem Projekt die Geschwindigkeit rauben.
Fragen ist keine Schande
Sollte es im Projekt Fragen geben – und die wird es in einer Vielzahl geben – stellen Sie diese.
Wer zu bequem ist und den Aufwand scheut, Fragen zur Zufriedenheit aller im Projekt zu klären, schadet dem Projekt.
Vermutungen und Selbstverständlichkeiten widersprechen jeder Form von transparenter Kommunikation und machen diese ineffizient.
Sorgen Sie also für einen transparenten Kommunikationsplan. Ein einfacher Chat erfüllt diese Eigenschaften nach Beständigkeit in der Kommunikation übrigens nicht! Jira, Asana oder Trello hingegen schon.
Informationen und Absprachen müssen auch wirklich zu den Teammitgliedern gelangen, zu denen sie gelangen müssen.
Aus Anbietersicht: Die Auswahl des richtigen Projektes
Jedes Unternehmen hat seine eigene Projektkultur. Diese Kultur sollte eindeutig und jedem Teammitglied bewusst sein.
Insbesondere sind die Bewertungskriterien, die Projektkultur, Workflows, Kommunikationsrichtlinien und Controlling-Mechanismen wichtig, die für Ihr Unternehmen gut funktionieren. Nicht jedes Projekt passt zu jedem Unternehmen.
Hier muss die projektverantwortliche Person im Unternehmen Entscheidungen treffen, die auf einer fundierten Risikobewertung für das vorgeschlagene Projekt basieren sollten.
Setzt man Projekte um, die der eigenen Projektkultur widersprechen, begibt man sich meist in unsicheres Gelände.
Agil will gelernt sein und kann nicht von heute auf Morgen in einer klassischen Wasserfall-Organisation “übergestülpt” werden.
Wenn Sie als Anbieter aus der Erfahrung heraus wissen, wie Sie ein Projekt erfolgreich durchführen und abschließen, sollten Sie das auch stets auf diese Weise tun, mit kontinuierlicher Optimierung Ihrer Prozesse, natürlich.
Das Gleiche gilt natürlich für den Kunden.
Nur, wenn beide Seiten an einem Strang ziehen und das gleiche Ziel auf die gleiche Art und Weise verfolgen, wird das Projektende für beide Parteien erfolgreich sein. Andernfalls wird auf beiden Seiten beim Projektabschluss Unzufriedenheit herrschen.
Sorgen Sie dafür, dass die Interessen alle Parteien am Projekt bekannt und transparent sind. Schaffen Sie es, die Interessen aller Beteiligten möglichst in Einklang zu bringen, wird das Projektmanagement wesentlich einfacher und zielgerichteter sein.
Selbstverständlich ist der Projekterfolg die Verantwortung beider Parteien.
Schuld im Falle eines Scheiterns sollte hier nie einer Partei allein zugewiesen werden. Vielmehr sind die Ursachen in den Projektstrukturen, im Projektmanagement auf beiden Seiten und vor allem im Verlauf der Planungsphase zu suchen.
Unsere Empfehlung: Wählen Sie Ihre Projekte so aus, dass Sie auch zu Ihnen, Ihrem Team und Ihrer Kultur passen, andernfalls tun Sie weder Ihrem Unternehmen – egal, ob Kunde oder Anbieter – noch Ihrem Team einen Gefallen.
Zudem sind solche Projekte auch meist für keine der beteiligten Parteien wirtschaftlich.
Beachten Sie, dass gutes Projektmanagement vor dem Projektstart beginnt!
Der erste Schritt im Projekt – wie gut und realistisch definierte Ziele Projektmanagement einfacher machen
„Projekte sind kein Selbstzweck!“. Ein Satz, der auf den ersten Blick banal wirken mag, jedoch bereits mehrere wichtige Erkenntnisse mit sich bringt:
- Projekte werden mit einem festen – und hoffentlich klaren – Ziel ins Leben gerufen.
- Nach einem erfolgreichen Projektende soll das Nachher positiv-anders sein als das Vorher.
Es soll sich also etwas zum Guten verändert haben und der Projektwert sollte gesteigert werden.
Projektmanagement Ziele klar & messbar definieren!
Ein Projekt folgt meist einer Vision und einer Strategie, die aus einem oder mehreren Zielen bestehen kann. Diese sollten klar und SMART formuliert sein (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert) und von alle Projektbeteiligten verstanden werden.
Nur, wenn die Projektziele allen Projektbeteiligten bekannt sind, können auch alle darauf hinarbeiten. Ziele erstrecken sich auf bestimmte Bereiche – zum Beispiel Kosten, Dauer oder Nutzen.
Wichtig: Anforderungen an das Projekt sind keine Ziele.
Es sind Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit das Ziel überhaupt erreicht werden kann. Jede Anforderung und jeder Projekt-Meilenstein sollte jeweils anhand dieser Ziele in regelmäßigen Abständen überprüft werden.
Natürlich können und werden sich Rahmenbedingungen oder auch Anforderungen ändern. Das ist normal. Auch das Ziel kann sich (vor allem bei langfristig ausgerichteten Projekten) ändern, wenn sich wichtige Rahmenbedingungen wandeln. Jedoch sollte das bewusst, kontrolliert und im Einvernehmen mit allen Beteiligten erfolgen.
Keinesfalls sollten Veränderungen unbemerkt – also unkontrolliert – hingenommen werden. Ein agiles Vorgehen bietet die nötigen Methoden und Tools dazu.
Des Weiteren sollten Projektmanagement-Ziele wie mehr Umsatz, höhere Lieferqualität oder mehr Effizienz auch mit konkreten Zahlen und einem Zieldatum versehen sein.
Sonst gibt es am Projektende unerfüllte Erwartungen, da jemand bereits 1% mehr Umsatz als Zielerreichung wertet, der Vertriebsleiter jedoch 10 % erwartet, dies jedoch nie klar kommuniziert hat.
Zusätzlich ging der Vertriebsleiter von sechs Monaten Projektdauer aus, während der Rest des Teams 12 Monate eingeplant hat.
SMARTe Ziele im Projektmanagement
Ein Weg, gute Ziele für ein Projekt zu definieren ist das SMART-System. SMART steht bei der Zielsetzung im Projektmanagement für Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time-Bound auf Deutsch soviel wie spezifisch, messbar, realistisch und in einem akzeptablen Zeitrahmen erreichbar.
Wenn diese Kriterien beachtet werden, dann ist das Ziel ein gut definiertes und sinnvolles Ziel für ein Projekt.
Soziale Ziele im Projektmanagement – Bedeutung und Beispiele
Zum Abschluss des Themas Zielsetzung wollen wir uns noch mit sozialen Zielen beschäftigen. Das ist nicht so neu, wie Sie denken mögen, doch heutzutage wird dieses Thema genauer ausformuliert.
Auf den ersten Blick scheinen soziale Ziele nur Zeit und Geld zu kosten und den Geschäftsalltag komplizierter zu gestalten.
Das liegt allerdings daran, dass Ziele wie Umweltschutz, Humanisierung, Förderung der Struktur in der Umgebung und im Unternehmen, Verbesserung der Bedingungen am Arbeitsplatz und der Arbeitssicherung sowie erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit nicht unbedingt schon beim aktuellen Projekt einen großen positiven Einfluss haben.
Auf lange Sicht verbessert sich aber durch das Setzen und Erreichen von sozialen Zielen im Projektmanagement die Produktivität und die Qualität der Arbeit!
Die Vorbereitungsphase im Projektmanagement
Nach der Entscheidung für ein Projekt beginnt die Phase der detaillierten Planung. Das beginnt mit der Spezifikation des Projektzieles.
Die Spezifikation beschreibt, was genau das Ergebnis der Projektarbeit sein soll. Es definiert also, woran wir am Ende messen, ob das Projekt (erfolgreich) fertig ist oder nicht.
In diesem Punkt herrscht das größte Konfliktpotenzial.
Bevor mit der Terminplanung im Projektmanagement begonnen werden kann, müssen diese Punkte klar definiert werden und dazu von allen Beteiligten das Commitment eingeholt werden.
Hier helfen auch keine Knebelverträge oder sonstige vertragliche Kunstwerke (siehe dazu auch: Dienstvertrag und Werkvertrag – was ist was? ).
Nur, wenn beide Projektpartner genau wissen, was am Ende des Projekts umgesetzt werden sein soll, kann man:
- zeigen, beweisen, belegen und nachvollziehen, dass alles, was getan werden sollte, auch getan wurde. Machen Sie mit Bewertungskriterien Projektmanagement klar und sicher;
- während des Projekts prüfen, ob eine neue Anforderung tatsächlich neu ist;
- im Projekt feststellen, ob sich Änderungen durch Seiteneffekte negativ auf die Software auswirken (Änderungsmanagement und Risikomanagement);
- prüfen, ob sich ggf Ziele geändert haben und ob der aktuell eingeschlagene Weg noch der richtige ist.
Formulierungen, die Sie in der Vereinbarung zum Projekt vermeiden sollten
Im Folgenden ein paar Beispiele für Leistungsbeschreibungen mit Konfliktpotenzial, die schnell zeigen, welche Spezifikation dem Projekterfolg dient und welche Spezifikationen lediglich Konflikte produziert.
Vermeiden Sie unbedingt unklare Formulierungen in Ihren Spezifikationen:
„Wir integrieren Social Media Funktionen.“
Was heißt das eigentlich? Der Entwickler denkt vielleicht dabei an den Facebook Like-Button, Googles +1 Button und den Tweet This Button. Der Kunde möchte aber, dass es zu seinem Webportal eine Facebook App gibt. Es ist reine Auslegungssache, was Social Media Funktionen nun wirklich sind und wie diese integriert werden sollen.
„Wir setzen die Webseite mit den gleichen Funktionen wie tollekonkurrenzseite.de um“
Niemand weiß genau, welche Funktionen die erwähnte Internetseite im Detail hat. Auch hier treffen am Projektende wieder zwei unterschiedliche Erwartungen aufeinander. Sie als Anbieter wissen sicher nicht, welche Funktionen im Backend umgesetzt werden. Wenn Sie sich jedoch mit dem oben genannten Satz verpflichten, müssen Sie die Funktionen auch genau so liefern.
Später zu argumentieren „Das habe ich aber nicht gewusst“, wird keine Abhilfe schaffen. Die Mehraufwände können enorm sein.
Vermeiden Sie in Ihrer Spezifikation also unbedingt grobe Vergleiche mit anderen Systemen. Das spart zu Beginn zwar Arbeit, am Projektende legt eine der beiden Parteien jedoch mehr als das Doppelte drauf und der Aufwand wird unkontrollierbar.
„Wir importieren den aktuellen Datenbestand der Vorgängersoftware“
In einer neuen Software ist das Datenformat, also die Basis für die Datenhaltung, meist nicht die gleiche wie in der Vorgängerversion. Hier gilt es unbedingt zu klären, wie der Import stattfinden soll. Welche Felder werden auf welche neuen Felder übertragen, welche Validierungen soll es beim Import geben und vor allem: Wie genau sieht das Datenformat der Vorgängerversion aus und wie kommen Sie an diese Daten ran?
Klären Sie diese Punkte unbedingt. Auch hier können sonst die Aufwände explosionsartig ansteigen. Außerdem ist es hier schwer, mit der Erfahrung aus vergangenen Projekten zu argumentieren. Dabei unterstellen Sie nämlich, dass es in vergangenen Projekten Importe gab, die ähnlich waren. Das mag zutreffen, ist jedoch meist nicht der Fall.
„…setzen wir entsprechend der üblichen … um“
Was ist üblich und wer definiert hier, was üblich ist? Stellen Sie unbedingt sicher, dass beide Parteien vom gleichen Üblichen sprechen. Sonst treffen auch hier wieder zwei Vorstellungen aufeinander, die nur schwer zusammengebracht werden können.
Anstelle eines solchen Satzes referenzieren oder zitieren Sie die Textstelle, die das Übliche definiert. Dann wissen alle Projektbeteiligten, wovon die Rede ist.
Es gibt noch unzählige weitere Formulierungen, die Sie vermeiden sollten. Die oben genannten sind jedoch die häufigsten.
Falsche Spezifikationen gibt es ebenfalls. Sie sind dann falsch, wenn sie nicht dem Projektgesamtziel dienen.
Ein kleines Beispiel: Die Vertriebsleiterin eines Unternehmens beauftragt eine App zur Unterstützung des Vertriebsteams. Die Software wird nach den Vorstellungen der Vertriebsleiterin entwickelt. Sie kann jedoch nicht eingeführt werden, da niemand daran gedacht hat, das Vertriebsteam zu integrieren und nach seinen Anforderungen zu fragen.
Berücksichtigen Sie also in jedem Fall die Rahmenbedingungen und holen Sie Ihre Buyer Persona und andere Stakeholder frühzeitig mit ins Boot.
Nichts ist für beide Seiten unbefriedigender als eine fertig entwickelte Software, die nicht verwendet werden kann. Sie sollten auf diese Rahmenbedingungen bereits zum Projektbeginn sowohl als Anbieter als auch als Kunde achten.
Letztendlich dient die Spezifikation auch dazu, den Dokumentationsaufwand gering zu halten. Denn diese Spezifikation dokumentiert bereits, wie das Endprodukt aussieht.
So kann gutes Ressourcen- und Projektmanagement zu Einsparungen an Zeit und Geld führen.
Zudem sorgen Sie mit einer guten Planung und einem konsequenten Change-Management dafür, dass die Software stabil bleibt.
Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Haus und möchten Küche und Wohnzimmer zusammenlegen. Dafür muss nur eine Wand entfernt werden. Wenn es sich dabei jedoch um eine tragende Wand handelt, fällt Ihnen der erste Stock auf den Kopf.
Analoge Seiteneffekte gibt es in jeder Architektur, somit auch in der Software.
Lastenheft, Pflichtenheft erstellen – Anforderungen definieren in 2023
Mit einem soliden Kostenplan und guter Terminplanung Projektmanagement übersichtlicher machen
Der Termin zur Fertigstellung eines Projektes ergibt sich aus der Summe der Zeit, die für einzelne Anforderungen ungefähr benötigt wird.
Damit diese Zeit realistisch geschätzt werden kann, ist es unerlässlich, im Detail zu wissen, was überhaupt getan werden soll.
Wenn aus der Summe der Aufwände eine Deadline (Fertigstellungsdatum) ermittelt werden soll, ist unbedingt zu beachten, dass nicht alles im Projekt parallel verlaufen kann und mehr nicht immer schneller bedeutet.
Ein 800-Stunden-Projekt ist morgen auch mit 100 Teammitgliedern nicht fertig oder liefert zumindest nicht die gewünschte Qualität.
Die Aufteilung in Phasen oder Sprints ist eine wichtige Methode, um Fortschritt im Projekt planbar und messbar werden zu lassen.
Welche Aufgabe erfordert welche Kompetenz?
Nicht jede Aufgabe erfordert das gleiche Know-how. Neben technischen Fähigkeiten sind es aber auch oft fachliche Anforderungen, die verlangt werden, um bestimmte Anforderungen abzubilden.
Diese Anforderungen sollten in den einzelnen Aufgaben festgehalten werden. Es ist Teil des Projektmanagements und auch in der Verantwortung der Entwickler:innen, diese Kategorisierung vorzunehmen. Setzen Sie unbedingt auf Experten und vermeiden Sie es, Entscheidungen auf der Basis einzelner „Alleskönner“ zu treffen.
Fragen Sie mehrere Experten nach deren Meinung, um ein möglichst objektives Bild für die Realität zu erhalten und Ihre Entscheidung darauf zu stützen.
Welcher Entwickler kann welche Aufgabe erledigen?
Ein Entwickler ist nicht gleich ein Entwickler und schon gar kein Software-Tester oder UX Designer.
Jede Person im Team verfügt über bestimmte Kompetenzen. Auch hier sollten Sie sicherstellen, dass Sie auf Experten für die jeweilige Bereich und weniger auf durchschnittliche Alleskönner setzen.
Es wird jedoch gerade in der Softwareentwicklung selten der Fall sein, dass alle im Team das gleiche Level an Know-how besitzen.
Sie sollten also unbedingt das Know-how in Ihrem Team objektiv zuordnen können und echte Expertise identifizieren.
Für eine realistische Budgetierung ist also ein detailliertes Konzept und die Einschätzung eines Teams, bestehend aus erfahrenen Experten und weiteren passenden Rollen, erforderlich.
Die Deadline ergibt sich neben der Summe der Zeiten aus der Anzahl der Entwickler im Team, die die Aufgaben umsetzen und aus den Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben. Planen Sie dabei unbedingt einen festen Puffer für das Projektmanagement und die Kommunikation ein.
Vermeiden Sie Druck und “Top-Down” Hierarchien im Projekt und fördern Sie eigenverantwortliches Arbeiten.
Lesen Sie dazu auch: Führen nach Ergebnis statt nach Anwesenheit
Projektmanagement kostet Zeit und Geld. Gehen Zeit und Budget im Projekt dem Ende zu, ohne dass das Projekt selbst einem erfolgreichen Ende entgegensieht, leidet zwangsläufig die Qualität, um schnelle – und auch gute – Ergebnisse zu liefern. Auch das Projektmanagement sollte Experten mit ausreichend Erfahrung in den Methoden, Tools und dem Projektvorhaben anvertraut werden.
Wenn Sie also realistisch planen, schützen Sie Ihr Team vor unnötigem Stress und Ihr Kunde hat die Gewissheit, dass er auf Ihre Aussagen zählen kann. Das ist eine unerlässliche Basis für jedes erfolgreiche Projekt.
Kostenplan und Kostencontrolling im Projektmanagement
Nachdem wir uns hauptsächlich mit der Terminplanung beschäftigt haben, wollen wir einen genaueren Blick auf die Kostenkontrolle im Projektmanagement werfen.
Nachdem alle Ziele und Endprodukte klar definiert wurden, muss ein Kostenplan für das anstehende Projekt erstellt werden, der klar darstellt, was die einzelnen Aufgaben, Sprints, Phasen oder Meilensteine kosten werden und wie groß der oben erwähnte Buffer für aufkommende Mehrkosten sein muss. Dieser Buffer hängt auch von der Risikoanalyse ab, mit der wir uns im nächsten Abschnitt beschäftigen.
Sobald der Kostenplan erstellt wurde und alle anderen Vorbereitungen für das Projekt abgeschlossen sind, beginnt man mit der Umsetzung.
Das heißt aber nicht, dass die Kostenplanung vollkommen abgeschlossen sein muss.
Der Kostenplan sollte vielmehr ständig aktualisiert werden und die notwendigen Anpassungen ebenfalls widerspiegeln. Das ist das Kostencontrolling im Projektmanagement.
Die Prognosen für die Projektkosten müssen ständig mit den laufenden Ausgaben verglichen werden, damit Sie schnell erkennen können, ob die Kosten sich deutlich von den Prognosen unterscheiden und vielleicht sogar aus dem Ruder laufen.
Dann besteht die Gefahr, das Budget zu schnell ohne Gegenwert aufzubrauchen. Bei einem guten Kostenplan sollte das nicht passieren, die Realität erzählt jedoch oft eine andere Geschichte.
Gutes Kostencontrolling im Projektmanagement hilt, Fehler in der Budgetierung und im Projektplan zu erkennt, ehe die Mehrkosten zu groß geworden sind.
Die “Earned Value Methode” als Beispiel hilft dabei, den Überblick zu behalten. Tools wie z.B. Tempo Folio als Plugin für Jira oder auch Excel Vorlagen helfen dabei, Kosten und Nutzen unter Kontrolle zu halten, ohne dabei die Komplexität von zu vielen unterschiedlichen Tools im Projektmanagement zu erhöhen.
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Die Bedeutung der Verantwortungsmatrix
Wenn es zu unerwarteten Kosten kommt, kann das an Fehlverhalten von Mitgliedern des Projektteams liegen oder einfach an fehlender Transparenz der Kosten. Hier ist es gut, eine klare Verantwortungsmatrix zu haben, die klar aufzeigt, wo die Schwachstelle liegt und wo sie in Zukunft vermieden werden kann.
Auch diese Erkenntnisse werden z.B. in Scrum in der Sprint Retrospective besproche, sodass das Team gemeinsam an Verbesserungen im nächsten Sprint arbeiten kann.
Ein weiterer Vorteil der Verantwortungsmatrix ist auch, dass die Entscheidungen von denen getroffen werden, die mit dem Prozess, über den entschieden werden soll, vertraut sind.
Jede:r kann sich über die Verantwortungsmatrix zu jeder Zeit einen Überblick verschaffen, wer für was verantwortlich ist.
Klarheit sorgt auch hier für mehr Geschwindigkeit in Entscheidungs- und Veränderungsprozessen.
Wie gute Risikoanalyse im Projektmanagement funktioniert
In jedem Projekt gibt es Risikofaktoren, die Sie sich am besten vor Beginn klarmachen, und kontinuierlich im Projekt anpassen und über die Sie jeweils das Projektteam, vor allem aber die Verantwortlichen der betroffenen Bereiche, informieren.
Wenn die Risiken allen bekannt und gut dokumentiert sind, dann gibt es weniger Beschwerden, wenn Verzögerungen und Rückschläge auftreten.
Welche Risikofaktoren treten beim Projektmanagement auf?
Wichtig ist es, Risikofaktoren nicht mit bekannten und bereits eingetretenen Problemen zu verwechseln.
Ressourcenmangel und veraltete Ausstattung sind keine Risiken, sondern bekannte Hindernisse, die in die Planung einfließen sollen.
Das es im Winter etwas kalt wird, ist kein Faktor für die Risikoanalyse.
Stattdessen handelt es sich bei Risiken um Hindernisse, die aufkommen können, deren Auftreten aber nicht sicher ist.
Dazu gehört zum Beispiel, dass ein altes Programm, das verwendet wird, nicht mehr unterstützt wird. Ein Beispiel hierfür ist die Solidworks CAD-Plattform, deren ältere Versionen nicht mehr mit Windows 10 funktionieren.
Dann müssen Sie in eine neue Lizenz investieren und es kommt so zu Mehrkosten und Zeitverlust.
Der kurzfristige Ausfall eines Teammitglieds, zum Beispiel wegen Schwangerschaft oder Krankheit, ist auch ein unsicherer Risikofaktor, besonders bei längeren Projekten.
Wenn ein Projekt lange andauert, kann die Riskotabelle in der Projektmanagement Risikoanalyse so unter Umständen etwas länger werden.
Jedes Risiko sollte mit einer Maßnahme beim Eintreten des Risikos geplant werden. So können Sie umgehend handeln und vermeiden Chaos und undurchdachte Reaktionen, wenn Sie plötzlich überrascht werden.
Denn Überraschungen sind im Projektalltag völlig normal 😉
Die Anlaufphase des Projekts nach der Vorbereitungsphase
Nachdem alle theoretischen Vorbereitungen abgeschlossen sind, ist es Zeit für die Teambildung.
Gute Teamarbeit ist im Projektmanagement sehr wichtig und sollte, neben der Qualifikation, bei der Zusammenstellung des Teams beachtet werden.
Gehen Sie bei der Teambesetzung keine Kompromisse bei Skills und Erfahrungen ein und besetzen Sie Ihr Team mit wirklichen Experten.
“Das Team” macht immerhin mindestens 50% Ihres Projekts aus. Eine falsche Zusammenstellung des Teams ist selbst bei noch so gut gewählten Tools, Methoden und Prozessen kaum zu kompensieren.
Als nächstes gilt es, die Struktur des Teams zu bestimmen.
Wichtig ist es, Teamleiter zu bestimmen, die die Verantwortung für einen Aufgabenbereich übernehmen können und dem Projektmanager etwas Arbeit abnehmen.
Die Zahl der Teamleiter hängt davon ab, ob Sie eher eine vertikale Struktur oder eine horizontale Struktur für Ihr Projektteam wählen.
Sorgen Sie also dafür, dass alle wesentlichen Verantwortungen durch klar definierte Rollen getragen werden und dass diese Rollen mit erfahrenen Experten besetzt sind.
Projektdurchführung nach Abschluss der Vorbereitungen
In der Realisierungsphase beschäftigen wir uns mit der Erarbeitung der vorher festgesetzten Meilensteine.
Je nachdem, ob Sie ein Wasserfallmodell verwenden oder iterative agile Methoden, werden Sie entweder jeden Meilenstein einmal abarbeiten oder am Ende jedes Schrittes das Ergebnis überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen.
Projektabschluss und Bewertung der Resultate
Der Projektabschluss ist, falls ein Wasserfallmodell verwendet wurde, der erste Punkt, an dem Sie ein Blick auf Ihr Gesamtprojekt werfen und die Resultate dem Kunde und Ihren Stakeholder präsentieren.
Wenn Sie agiles Projektmanagement verwenden, ist der Projektabschluss und die letzte Bewertung nicht ganz so relevant, denn Sie wissen ja schon, dass alle Beteiligten mit dem Ergebnis mehr oder weniger einverstanden sind.
Im agilen Projektmanagement ist es ein wichtiges Ziel, dass nach jedem Sprint ein Inkrement entsteht, das es erlaubt, Feedback durch spätere Nutzer einzuholen.
Dieses Feedback sorgt dafür, dass Ihr Ergebnis kontinuierlich verbessert wird und nicht am Ende ein großes (negatives) Erstaunen auftritt.
Fertig ist nicht fertig!
Wenn in Ihrem Projekt alle Entwicklungsarbeiten abgeschlossen sind, bedeutet dies noch lange nicht, dass das Projekt auch wirklich beendet ist. Nun steht die Abnahme und die Einführung in den Betrieb und den Support bevor.
Bei der Bereitstellung des Projekts zur Abnahme oder bei der Freigabe für den Betrieb sollte unbedingt zunächst intern geprüft werden, ob alle im Konzept versprochenen Leistungen auch wirklich umgesetzt und getestet wurden.
Im agilen Projektmanagement wird durch “Continuous Deployment” meist nach jedem Sprint, oft aber auch direkt mit jeder Verbesserung deployed. Dies sorgt für eine drastisch höhere Geschwindigkeit im “Build-Measure-Learn” Zyklus.
Sie sollten im Optimalfall auch zu jeder Aufgabe nachweisen können, wie Sie durch die Aufgabe die versprochene Leistung erfüllt haben und wie Sie die Aufgabe durch Tests auf korrekte Ausführung validiert haben. Erst, wenn dieser interne Prozess erfolgreich abgeschlossen wurde, wird das Projektergebnis dem Kunden zur Abnahme vorgelegt.
Was nun leider oft übersehen wird ist, dass hier nun eine Mitwirkung des Kunden oder wesentliche Projekt-Stakeholder verlangt wird. Diese müssen das Projekt ebenfalls seiner Spezifikation entsprechend testen und dieses abnehmen, wenn es keine wesentlichen Mängel mehr gibt.
Umso wichtiger ist es, in der Konzeptionsphase (oder in jedem Backlog-Refinement und Sprint-Planning im agilen Vorgehensmodell) bereits zu Beginn sauber und detailliert zu arbeiten. Das macht sich nicht zuletzt in der Abnahme bemerkbar.
Für Agenturen und Projektdienstleister
Stellen Sie nur das zur Abnahme bereit, was auch wirklich getestet wurde
Sie haben zwar das Recht zur Nachbesserung, es wirkt jedoch unprofessionell, wenn Sie Ihrem Kunden ein Projektergebnis zur Abnahme bereitstellen, dass offensichtliche Fehler aufweist.
Das wirft kein gutes Bild auf das Projektteam.
Protokollieren Sie das, was Sie getestet haben. Stichpunkte zu den einzelnen Aufgaben aus dem Konzept genügen dabei. Durch automatisiertes Software Testing sorgen Sie dafür, dass die Testaufwände mit steigender Komplexität der Software nicht ebenfalls kontinuierlich steigen – oder sogar sich einschleichende Fehler unentdeckt bleiben.
Begleiten Sie Ihren Kunden in der Abnahme und bereiten Sie ihn darauf vor
Nichts ist für Ihren Kunden schlimmer und für die Abnahme unproduktiver, als eine Projektübergabe nach drei Monaten Funkstille. Sicher haben Sie konzentriert gearbeitet, aber Kommunikation ist eben ein wesentlicher Bestandteil im Projekt, um Erwartungen zu steuern.
Ihr Kunde wird sich zunächst verloren fühlen. Kommunizieren und zeigen Sie einzelne Projektergebnisse kontinuierlich, im agilen Vorgehen z.B. nach jedem Sprint in einer Präsentation. Begleiten Sie Ihren Kunden in der Abnahme und zeigen Sie ihm in einer Demo, was die Software nun kann und wie das zu dem zuvor erstellten Konzept passt.
So bleibt Ihr Kunde nicht mit Zweifeln und Unklarheiten alleine, sondern kann sie direkt im Gespräch mit Ihnen klären.
Fragen und Probleme können dann unmittelbar besprochen, beantwortet und gelöst werden.
Sammeln Sie alle Punkte, die Ihr Kunde zu ändern wünscht
Sicher wird es in der Abnahme noch Funktionen und Anforderungen geben, die noch in die Software implementiert werden müssen, bevor Sie in Produktion gehen kann. Gerade im Prozess von kontinuierlicher Verbesserung ist diese nach jedem Sprint der Fall.
Sammeln Sie zunächst alle Punkte in einem Backlog. Anschließend werten Sie die einzelnen Punkte aus und prüfen, welche Punkte Anforderungsänderungen (Change Requests die ggf auch Budget und Timeline beeinflussen) sind und welche Punkte noch dem Konzept des Auftrags entsprechen.
Die noch fehlenden Punkte müssen schnellstmöglich umgesetzt werden. Eigentlich sollte es diese nicht geben, wenn Sie schon intern, anhand der Spezifikation, getestet haben.
Auch hier fallen wesentlich weniger Bugs durch Ihr QA-Sieb, wenn Sie die Qualitätssicherung mit Senior Softwaretestern besetzt haben und nicht Entwickler dazu “zwingen”, die diesen Test-Job meist gar nicht gerne machen.
Change Requests werden dann anschließend nach der Abnahme bearbeitet. Gleiches gilt für unwesentliche Mängel, die die Funktionen nicht beeinflussen.
Beide Parteien sollten das gleiche Ziel haben: Eine Abnahme zu erreichen und damit eine Entscheidung zu treffen, dass dieser Abschnitt im Projekt beendet ist.
Nun kann es weiter gehen und die Software kann mit vielen zusätzlich nützlichen Funktionen kontinuierlich verbessert werden.
Wird das Projekt jeweils nach einzelnen Meilensteinen mit Teilabnahmen vorangebracht (z.B. über Sprints) und in diesen Abnahmen entsprechend der Projektziele überprüft, hat das den netten Nebeneffekt, dass Ihre Kunden mit der Software in kleinen Stücken vertraut gemacht werden und dass Sie schnelles Feedback erhalten, ob die Entwicklung in die richtige Richtung geht.
Projektmanagement Software, die Ihnen das Leben leichter macht
Projektmanagement Tools gibt es wie Sand am Meer.
Schauen wir uns als Beispiel einmal die Projektmanagement Tools Trello, Sharepoint oder Microsoft Teams, Jira und Evernote in einem Projektmanagement-Software-Vergleich an.
Das Tool “Jira” für Projektmanagement
Das Jira Projektmanagement Tool ist inzwischen das wohl am meisten verbreitete Tool für agile Projektteams.
Sie können Jira für Termine, Aufgaben, Prioritäten, Verantwortungsbereiche (die PM Verantwortungsmatrix) und Planung der Arbeiten für einen festen Zeitbereich, also für den Product-Backlog und die Planung einzelner Sprints nutzen. Jira arbeitet mit den Begriffen Issues/Vorgang, Version, Komponenten und Sub-Task, um ein Projekt in Arbeitsschritte einzuteilen und diese in Sprints und Backlogs zu strukturieren.
Ein agiles Projektboard (Kanban-Board) sorgt dafür, dass der Prozess von der Idee bis zum Release und der Status einer jeden Issue für das ganze Team jederzeit transparent ist.
Der Status einer Komponente gibt dem Projektmanager an, wie weit ein Arbeitsschritt gekommen ist. Ein Filter erleichtert den Überblick, wenn bestimmte Themenbereiche in einem Projekt gesucht werden. Außerdem können Rollen verteilt werden, die die Berechtigung und Arbeitsbereiche verschiedener Mitarbeiter repräsentieren.
Es gibt eine kostenlose Probeversion, für die Sie einige Informationen angeben müssen und eine Bezahlversion, deren Preis sehr stark davon abhängt, welche der Funktionen von Jira Sie nutzen wollen.
Das Sharepoint Projektmanagement Tool
Das Sharepoint Projektmanagement Tool konzentriert sich, wie der Name schon sagt, auf das Teilen von Dateien für die Durchführung eines Projektes Mit Microsoft Teams steht inzwischen auch eine Kommunikationsplattform zur Verfügung, die sich am Funktionsumfang von Slack orientiert. Sharepoint wird das E Mail-Volumen deutlich verringern und dafür sorgen, dass alle Teammitglieder auf wesentliche Daten Zugriff haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Es lässt sich einfach sehen, wer, wann, was geändert hat und so ist Transparenz als auch die nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten gewährleistet. Wer Jira als Projektmanagement Tool im Einsatz hat, ist mit Confluence gerade für das gemeinsame Erarbeiten von Anforderungen und Dokumentationen vollumfänglich ausgestattet.
Das Projektmanagement Tool Trello
Das Projektmanagement Tool Trello, inzwischen ebenfalls vom Jira und Confluence Anbieter “Atlassian” betrieben, kommt in einem übersichtlichen Task Board daher. Sie schieben Karten, die ähnlich wie Kanban-Karten an einer Pinnwand angeordnet sind, und können so den Fortschritt bestimmter Aufgaben in einem Projekt koordinieren, diese einzelnen Projektmitgliedern zuordnen und Persistenz in der Kommunikation erreichen.
Die Wichtigkeit einer Aufgabe lässt sich von niedriger zu hohe Priorität angeben und bestimmte Aufgaben können dem entsprechenden Bearbeiter zugeordnet werden.
Trello, wie auch die meisten anderen Projektmanagement Tools, ist Cloud-basiert. Trello ist eine Projektmanagement Software, die in der Basisversion kostenlos erhältlich ist.
Wer etwas investiert und die Business- oder Enterprise-Version für monatlich 10 oder 20 Euro pro Nutzer erwirbt, der erhält verbesserte Datensicherheit, die Integration anderer Applikationen und die Nutzung von Trello für mehrere Teams.
Unternehmensberatung die Projektmanagement anbietet
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht die Expertise für professionelles Projektmanagement haben, dann ergibt es Sinn, einen externen Berater als Coach (Agile Coach oder Product Owner Coach) zu beauftragen.
Das ist besonders im Projektmanagement Unternehmen sinnvoll, wenn diese mit Ihrem Team noch keine jahrelange Erfahrung abbilden können.
Da Projekte oft zeitlich begrenzt sind, ist es sinnvoll, kein fest angestelltes Teammitglied speziell mit dieser Qualifikation zu beschäftigen, sondern einen Freelancer zu engagieren, der ausreichend Skills und Erfahrungen in Ihr Team mit einbringt.
Wie finden Sie einen guten Berater?
Zu Beginn des Artikels haben wir schon über Zertifikate gesprochen. Ein Zertifikat allein reicht nicht aus, um einen guten Berater zu finden.
Es schadet zwar nicht, aber am wichtigsten ist immer, das Portfolio eines Experten genau einzusehen, da Sie somit wertvollen Aufschluss über dessen Erfahrung erhalten.
Wenn er auf eine lange Reihe an erfolgreich abgeschlossenen Projekten zurückblicken kann (besonders, wenn es sich um die von Ihnen bevorzugte Projektmanagement Methode handelt), dann ist dieser Experte mit großer Wahrscheinlichkeit ein gute Wahl.
Rechtliche Belange beim Projektmanagement
Wie wir in dem vorhergehenden Kapitel zur Budgetierung und Zeitplanung schon festgestellt haben, ist es aus rechtlicher Sicht besonders wichtig, klare Absprachen bezüglich der Projektziele zu treffen und Erwartungen klar zu definieren.
Verträge sollen lediglich dazu da sein, die zuvor abgestimmten Erwartungen und Methoden zu manifestieren.
Ob Sie Werkverträge oder Dienstverträge vereinbaren, hängt davon ab, wie klar und sicher Sie sich in Bezug auf die vorhanden Anforderungen sind. Ein Werkvertrag bietet Ihnen die Sicherheit, dass Sie für einen festen Preis eine festgesetzte Leistung erhalten. Doch Werkverträge sind meist sehr starr und lassen nur wenig Veränderung zu.
Dienstverträge sorgen dafür, dass Sie sich Experten in Ihr Team holen, die nicht das tun, was zuvor jemand anders spezifiziert hat, sondern das, was sie auf Grund ihrer Erfahrung für sinnvoll halten.
So kaufen Sie mit einem Werkvertrag meist ein vorab zu definierendes Produkt, das auch genau so hergestellt wird. Bei einem Dienstvertrag kaufen Sie hingegen die Expertise und Erfahrung von Experten, die Ihren Beitrag zum Projektziel leisten.
Neue Entwicklungen im Projektmanagement, die für Sie interessant werden könnten
Ein Trend, der in der gesamten Wirtschaft immer beliebter wird, ist die Nutzung von künstliche Intelligenz (KI/AI).
Große Teile der Buchhaltung, Datenverwaltung und Benachrichtigungsdienste lassen sich automatisieren. So bleibt dem Team mehr Zeit, an den wirklich wichtigen Projektaufgaben zu arbeiten. Zusätzlich erscheinen Services und Chatbots, die die Administration als auch die Planung und sogar die Forecasts im Projekt einfacher werden lassen.
Wissensmanagement und der Zugriff auf Projekt-Know-how über Chatbots oder Sprach-Interfaces wie Alexa für Business oder den Google Assistant werden die kommenden Jahre unsere Projektmanagement-Methoden prägen.
Der letzte wichtige Trend, der durch Cloud-Tools erheblich beschleunigt wird, ist der verstärkte Einsatz von Freelance-Experten, die über den Globus verteilt und somit remote arbeiten.
Dass Projektteams auch über die Welt verteilt große Erfolge in Projekten feiern können, ist für uns seit 2018 reale Erfahrung!
So können in Zukunft auch ganze Projektteams in Skills und Kapazitäten skalieren, ähnlich wie dies heute bereits Cloud-Infrastrukturen wie z.B. auf Amazon AWS oder Microsoft Azure tun.
Durch den Einsatz von Cloud-Tools und Freelancern werden Projekte in Zukunft von den wichtigsten Engpässen wie Kompetenz und Kapazität befreit werden, wodurch auch das Projektmanagement einfacher ist und Probleme schneller gelöst werden können.
Fazit
Gutes Projektmanagement, Expertenkompetenz in Projekten, kombiniert mit den richtigen Tools und Methoden sind die wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Projekte. Dabei ist es wichtig, auf klare Definitionen der Ziele und Rollenverteilungen zu achten sowie festzulegen, wer für welche Bereiche verantwortlich ist.
In einem größeren Unternehmen – mit einer Vielzahl gleichzeitig laufender Projekte – macht die Einrichtung eines PMO – Project Management Office Sinn, dass sich speziell mit Projektmanagement sowie dessen Tools und Methoden beschäftigt.
Unternehmen jeder Größe, die noch Erfahrung gerade im agilen Projektmanagement sammeln möchten, können von der Kooperation mit einem externen Scrum-Master Coach oder einem Coach für deren Product-Owner profitieren.
Die Methode, die für ein Projekt verwendet wird, sollte auf die Aufgaben, die bearbeitet werden sollen, zugeschnitten sein.
Sie können zwischen klassischen Wasserfallmodell, Hybridmodell oder vollkommen agile Methoden wählen – Hauptsache, die Methoden passen zu Ihrer Strategie, den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe und Kunden und unterstützt Ihr Team im täglichen Arbeiten!
Sie möchten mit Ihrem digitalen Projekt durchstarten?
Alles, was Sie in diesem Beitrag erfahren, haben wir bereits in zahlreichen Projekten aufgebaut und in Projekten mit CxOs, Marketing Managern, Product Ownern und Digital-Verantwortlichen optimiert.
Wenn Sie direkt starten wollen, ohne selbst die Methoden, Tools, Prozesse und Teams für eine erfolgreiche Entwicklung aufbauen zu müssen, und ganz gleich ob Sie sich in der Phase der Strategie, im Konzept, in der Umsetzung oder in der Vermarktung befinden, dann übernehmen wir gerne für Sie den Großteil der Arbeit und führen Sie partnerschaftlich durch den gesamten Prozess.
Sie können sich dann auf Ihre Kernaufgaben fokussieren und Ihr Projekt auf die Zielgerade bringen, wir führen Sie durch die gesamte Strategie- und Konzeption und wenn Sie möchten, können Sie auch direkt mit unseren Experten-Teams zusammenarbeiten.
Wir bieten Ihnen dazu eine kostenlose Beratung an, in der wir mit Ihnen einen groben Projektplan erstellen und Ihnen die Schritte aufzeigen, die Ihr Projekt erfolgreich machen, von der Strategie über die Umsetzung bis zur Vermarktung.
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