Product Owner Rolle: Machen Sie diese 10 Fehler?

Sind Sie in Ihrer Product Owner Rolle hauptverantwortlich für den Erfolg eines Produkts? Dann kennen Sie sicher neben all den Product Owner Best Practices auch die hohe Anfälligkeit für typische Fehler im Alltag eines Product Owners.

Während Projektmanager und Scrum Master ihren eigenen (fairen) Anteil an der Verantwortung für ein erfolgreiches Projekt haben, sind Sie als Product Owner das öffentliche Gesicht eines Produkts.

Es ist kein Geheimnis, dass Sie sich daher mit einem enormen Berg von Themen befassen – und dass Sie als Produkteigentümer auch manchmal Fehler machen.

In diesem Beitrag identifizieren wir die häufigsten Fehlerquellen, auf die die Product Owner Rolle stoßen kann, und beleuchten natürlich auch, wie Sie diese Fehler im Projekt vermeiden.

10 typische Fehler der Product Owner Rolle, die Ihren Fortschritt bremsen

Ein Produkteigentümer sollte eine einfallsreiche Führungspersönlichkeit sein.

Eine absoluten Priorität ist dabei, die Produktvision in recht viele kleine Projektteile und Tasks für das Team einteilen zu können – und dabei gleichzeitig ein Auge darauf zu haben, am Ende auch wirklich ein greifbares Produkt zu liefern.

Welche Fehler können Sie in einer so komplexen und schnell auch überwältigenden Rolle machen?

Fehler 1: Schlechte oder fehlende Priorisierung in der Product Owner Aufgabe

Einer der entscheidenden Fehler in der Rolle eines Product Owners ist eine unklare Priorisierung.

Die Priorisierung des Product Backlogs ist Ihre vorrangige Aufgabe, da sie Ihrem Team Struktur und Hierarchie der Ausführung bietet.

Folglich müssen Sie

• einen Product Backlog erstellen & anpassen.
• Prioritäten der Aufgaben definieren (Achtung: Zu viele Tasks einer einzigen Priorität sind auch keine Lösung 😉 ).
• Weisen Sie den Aufgaben einen numerischen Wert zu.

Finden Sie den passenden strukturierten und vor allem messbaren Weg, um den Wert einer jeden Aufgabe für das Produkt klar definieren zu können.

Fehler 2: Mangelnde Vision 

Fehlende Einsichten über den Sinn und Zweck, die Intention des Produkts selbst und darin, was es für die Nutzer erreichen soll, sind eine weitere häufige Herausforderung für Product Owner.

Betrachten Sie die Produktvision durch die agile Linse: Erstellen Sie sie, teilen Sie Ihre Vorstellung im Team, stellen Sie die Vision in Frage, während Sie Iterationen und Feedback-Schritte durchlaufen.

Verbauen Sie sich keine optimale Lösung, indem Sie sich zu sehr auf die Technologie konzentrieren. Achten Sie bei der Verwaltung der Produktvision auf Ihre Buyer Persona – schließlich ist es diese, die Ihr Produkt am Ende am meisten begeistern soll.

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Fehler 3: Sie können schwer „Nein“ sagen

Nein zu sagen ist aus vielen Gründen wichtig, vor allem, um Folgendes zu vermeiden:

• Abweichen von der Produktvision,
• Übernahme zu vieler Verantwortlichkeiten (Stichwort: Role Pollution!),
• … oder häufige Notwendigkeit zur Konfliktlösung innerhalb des Teams.

Als Scrum Product Owner jonglieren Sie ohnehin mit (zu) vielen Bällen. Sie sollten daher früh Ihren „Nein-Sagen“-Muskel trainieren.

Sonst können Sie am Ende die Ursache für das Scheitern des Projekts bereits in der Basis angelegt haben.

Fehler 4: Mangel an Business Verständnis

Produktbesitzer tragen so viele verschiedene Mützen, die sie diese täglich wechseln. Ohne ein gewisses Business Knowledge werden Sie täglich an Grenzen in Ihrer Rolle stoßen.

Kurz gesagt: Im besten Fall vereinen Sie die Rolle des Projektmanagers, des Technical Consultant und eines Business Analyst.

Das Wissen über den Markt, die Kunden und die Konkurrenz ist es, was Sie in Ihrer Rolle unterstützt und was mit der Produktvision und ihrer praktischen Umsetzung zusammenhängt.

Fehler 5: Vermeiden von Schätzungen

Vor allem, wenn Sie mit mehreren Technologien arbeiten, müssen Sie in der Lage sein, rechtzeitig und häufig Schätzungen des Product Backlogs abzugeben.

Verwenden Sie den Product Backlog, um mindestens einmal pro Sprint zu schätzen. Was ist ein Sprint? Zum Artikel

Es ist zudem noch besser, wenn Sie zusätzliche Schätzungen einbeziehen. Gute Momente für zusätzliche Schätzungen sind, wenn Sie weitere User Stories erstellen oder aber auf Quartalsbasis Ziele erstellen.

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Fehler 6: Fehlendes Verhandlungsgeschick

Die Übernahme der Rolle eines Produkteigentümers setzt voraus, dass man über gewisse Verhandlungsskills verfügt.

Sie müssen die – manchmal widersprüchlichen – Bedürfnisse der Interessengruppen und des Entwicklungsteams managen und diese so zusammenbringen, ohne die Produktvision zu gefährden.

Häufig werden Sie in die Situation kommen, in der Sie den Umfang eines Produkts (und somit Projekts) erweitern wollen oder gar müssen. An dieser Stelle kommen Ihre Verhandlungsstärke und Belastbarkeit zum Tragen.

Denken Sie daran, zuvor Problem 3 (nicht „Nein“ sagen zu können) bereits zu beherrschen – Sie müssen stets auch Ihre Verhandlungsgrenzen kennen, da einige Änderungen des Produktumfangs unter andere Projektrollen fallen oder aber schlicht das Projekt sprengen würden.

Wir werden den Unterschied zwischen verschiedenen agilen Projektmanagement-Rollen im letzten Abschnitt dieses Artikels betrachten – lesen Sie weiter, um mehr über die typischen Fehler zu erfahren, die Sie als Product Owner machen können.

Fehler 7: Fehlende Experimente

Die Bewältigung aller Aufgaben im Rahmen der Role Description des Product Owners erfordert einige (natürlich seriöse) Experimente.

Da Product Owner aus einer Vielzahl von Geschäftsbereichen und Nischen kommen, wird keine Product Owner Rolle dieselbe sein. Und das ist ohnehin der Geist der Projekte von heute und morgen.

Vermeiden Sie veraltete Arbeitsvorlagen. Werden Sie nicht starr mit der Struktur, obwohl letztere selbstverständlich wichtig für den Erfolg eines Projekts ist, ganz gleich, wie agil es umgesetzt wird.

Experimentieren Sie konzentriert damit, was unter den gegenwärtigen Umständen am besten funktioniert. Bleiben Sie Ihrem gesetzten Grundkurs der Produktentwicklung treu, aber seien Sie auch klug genug, um zu wissen, wann Sie frisch gewonnene Erkenntnisse umsetzen können.

Leichter gesagt als getan, nicht wahr? Mit tiefer Produktkenntnis und regelmäßiger Kommunikation im Team werden Sie es schaffen!

Womit wir allerdings auch bereits bei der nächsten Herausforderung angelangt sind…

Fehler 8: Fehlende Produktkenntnis

Gründliche Produktkenntnisse sind ein Muss, das eng mit der Produktvision und Ihrem Business Knowledge verknüpft ist.

Tatsächlich wurden Sie wahrscheinlich deshalb für diese Rolle eingestellt, weil Sie gezeigt haben, dass Sie das Produkt kennen oder schnell das nötige Know-how erlangen.

Hier werden Sie durchaus ein bisschen zum Sales Experten, der dem Kunden den Produktzweck, Nutzen und das Alleinstellungsmerkmal (USP) auf effektive Weise vermittelt.

Dazu müssen Sie in der Lage sein:

• schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit, sich mit den im Produkt enthaltenen Technologien vertraut zu machen;
• reagieren Sie mit präzisen und verständlichen Antworten auf Kundenfragen;
• routiniert mit Kundeneinwänden und Beschwerden umgehen können;
• Enge Zusammenarbeit mit Marketing und Vertrieb
• Achten Sie darauf, Ihrem Team während der Sprints Gelegenheiten zum Üben von Produktwissen zu bieten, um allen die Möglichkeit der intensiveren Partizipation an der Produktvision zu bieten.

Fehler 9: Distanz(ierung) zum Team

Wenn Sie und Ihr Team remote per Mobile Office arbeiten, sollte die Etablierung von Tools und Prozessen für die Teamkommunikation ein oberstes Ziel sein. Dies verhindert viele Fehler von Product Ownern, die sich allein aus der Teamdistanz ergeben.

Fehler 10: Erweiterung der Rolle alias Role Pollution

Man kann nicht sehr viele Produkte auf einmal mit derselben Hingabe leiten. Die Überlastung der Product Owner Rolle, oder besser gesagt: ihrer Verantwortungsbereiche, gilt es zu vermeiden.

Leicht gesagt, als getan, das wissen wir nur zu gut!

Prüfen Sie daher zu jedem Projektbeginn und auch währenddessen ehrlich, wie es um Ihre Auslastung steht. Nehmen Sie nicht zu viel auf Ihre Verantwortung und versuchen Sie, nicht auf mehreren Produkt-Hochzeiten gleichzeitig tanzen zu wollen.

Ihr Team, Ihre Kunden und letztendlich Sie selbst werden es Ihnen danken.

Die Fehlerquellen

Die Haupt-Fehlerquellen der Product Owner Rolle lassen sich in drei Bereiche gliedern:

1. Definition: Fehlendes Rollenverständnis
2. Strukturen & Prozesse: Fehlerhafte Ausführung der Rolle
3. Skillset: Fehlendes spezifisches Skillset, um diese Rolle mit Souveränität auszuüben.

Einer der Hauptunterschiede zwischen einem geeigneten und einem weniger geeigneten Produkteigentümer ist die Fähigkeit, dem Team und Stakeholder ein klares Bild des Product Backlogs und der Produktvision zu vermitteln.

Die Pflege eines Product Backlogs umfasst die Priorisierung von Funktionen, die Modellierung (Verfeinerung) und die regelmäßige Entfernung obsolet gewordener Elemente.

Prüfen Sie für sich, in welchem der drei oben genannten Bereiche Sie Optimierungsbedarf haben – und zögern Sie nicht, erfolgreiche Product Owner Experten und Coaches zur Unterstützung mit einzubeziehen.

Ein erster Schritt ist oft, das eigene Team um (ggf. anonymes) Feedback in einer Umfrage zu bitten – so erhalten Sie verschiedene Einblicke in Ihre Kompetenzen.

Die Product Owner Rolle

Das Arbeiten nach Scrum basiert auf der Agile Scrum-Methode. Vielleicht sind Sie bereits sehr gut erfahren rund um Scrum im Arbeitsalltag.

Dann wissen Sie sicher auch, dass es im Scrum kaum ein perfektes Ausführen gibt – es funktioniert nicht immer nach dem Lehrbuch, so unterschiedlich sind die Bedürfnisse von Teams, Kunden und die gegebenen Strukturen.

Daher Vorsicht: Der einfache Weg, einen Fehler zu rechtfertigen, den man als Product Owner gemacht hat, besteht darin, ihn auf das Versagen agiler Methoden zu schieben.

Dass die Rolle des Product Owner viel mehr beinhaltet, als Prozesse und Regelwerke, haben wir oben bereits ausführlicher beschrieben.

Der Product Owner (oder Produktmanager) ist der Produktvisionär, der ein Produkt auf folgende Weisen mit realisiert:

• Durch ausgezeichnete Beherrschung des Produkt-Gesamtbildes
• Durch sehr gutes Verständnis von benötigten Technologien und Tools
• Durch mindestens gute Beherrschung der Scrum-Methodik

Ein weiterer Faktor, der über Ihren Erfolg als Produktmanager entscheidet, ist die Fähigkeit, starke Rollengrenzen im Team zu setzen.

Zu diesem Zweck werden wir im Schnellüberblick untersuchen, was einen Product Owner von einem Scrum Master und einem Projektmanager unterscheidet.

Die Rollen Product Owner vs. Scrum Master vs. Projektmanager

Anders als der Projektmanager und der Scrum Master (die ziemlich unterschiedliche Rollen im agilen Projektmanagement haben) ist der Product Owner eine zentrale Figur in der Produktentwicklung.

(Denken Sie daran, dass ein Product Owner auch für die Entwicklung eines Services o.ä. verantwortlich sein kann, es muss nicht unbedingt ein Produkt sein. Aber in einer dienstleistungsorientierten Geschäftswelt läuft quasi jede Dienstleistung auf ein Produkt hinaus. Aus Gründen der Klarheit verwenden wir daher in diesem Artikel den Begriff Produktentwicklung).

Hier eine schnelle und schlanke Übersicht zu den Rollenunterschiedenen:

Die Product Owner Rolle – typische Product Owner Aufgaben

• Definiert und verwaltet die Produktvision.
• Ist verantwortlich für die Beaufsichtigung von Marktforschung & -analyse.
• Füllt den Product Backlog.
• Überbrückt die Differenzen zwischen den Interessengruppen.
• Stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten über den Entwicklungsfortschritt im Bilde sind.
• Sammelt Feedback & nimmt entsprechende Änderungen vor.

Scrum-Master Rolle

• Organisiert & führt tägliche Scrum Meetings.
• Leitet die Sprintplanung.
• Überwacht die Fortschritte im Sprint.
• Behebt Ablenkungen & (ineffiziente) Dynamiken im Team.
• Leitet Kommunikation & Berichterstattung.
• Fördert maßgeblich die Geschwindigkeit von Entwicklungsteams.

Generell wird der Scrum Master mehr Kontakt zu den Entwicklungsteams haben, während der Product Owner mehr Kontakt zu Senior Managern, Marketing und Vertrieb und Stakeholdern hat.

Das Überschneiden der gegenseitigen Rollengrenzen ist einer der häufigsten Fehler bzw Herausforderungen der Product Owner, die Sie vermeiden sollten, um Stress und Misserfolge zu vermeiden.

Der oder die ProjektmanagerIn

• Verwaltet Risiken im Projektalltag.
• Überwacht Ressourcen.
• Stellt sicher, dass Aufgaben pünktlich geliefert werden.

Zusammengefasst ist der oder die ProjektmanagerIn mehr darauf fokussiert, wie Ressourcen im Projekt eingeplant werden, während der Scrum Master die treibende Kraft für diese Ressourcen darstellt.

Vermeiden Sie Fehler & optimieren Sie Ihr Business

Wenn wir eine Metapher aus der Automobilbranche auf die Rollen Product Owner vs. Scrum Master vs. ProjektmanagerIn anwenden, dann ähnelt der Scrum Master dem Motor, der Product Owner dem Armaturenbrett, und der Projektmanager ist der Automechaniker.

Es liegt auf der Hand, dass alle Teile perfekt geölt und aufeinander abgestimmt sein müssen, um maximale Ergebnisse zu erzielen  und sich fortbewegen zu können 😉

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