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On-Demand-Services werden in Unternehmen zu einem immer bedeutenderen Faktor. Kein Wunder, erlaubt On-Demand doch, Arbeitsprozesse auf eine ganz neue Art und Weise zu gestalten. Aus diesem Grund werden virtuelle Teams für immer mehr Unternehmen eine ideale Möglichkeit zur flexiblen und hoch skalierbaren Planung der Arbeitskraft.
Die rasanten technologischen Entwicklungsschübe unserer Zeit zwingen Unternehmen, sich agil zu bewegen, um in ihrem angestammten Geschäft weiter erfolgreich zu bestehen. Wer neue Technologien stattdessen nur zögerlich annimmt, der läuft Gefahr, den Anschluss an Wettbewerber und den Markt sehr schnell zu verlieren.
Neben der kontinuierlichen Adaption fortschrittlicher IT- und Kommunikationssysteme zählt dazu auch die ständige Anpassung der aktuellen Marketing- und Managementmethoden, da diese Bereiche mittlerweile ebenfalls einem immer schnelleren Wandel unterliegen.
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1. Trend zu On-Demand-Services in Unternehmen
Das beste Beispiel für einen geglückten Wandel ist die On-Demand-Kultur, die inzwischen auch hierzulande kaum noch aus dem Wirtschaftsgeschehen wegzudenken ist. Während der Trend einer nachfrageorientierten Sharing-Kultur im angelsächsischen Raum schon seit vielen Jahren auf dem Vormarsch ist, blieb es in Deutschland in dieser Beziehung lange Zeit ruhig.
Doch nicht zuletzt dank der zunehmenden B2B-Nutzung von Carsharing-Diensten, Co-Working-Spaces und alternativer Beschäftigungsmodelle wird On-Demand auch in unserer Wirtschaft immer präsenter.
Das ist kaum verwunderlich, denn mit On-Demand ist es im Bereich der Manpower äußerst flexibel möglich, auf aktuelle Nachfrageänderungen reagieren. So ist es mithilfe virtueller Teams viel einfacher, größere Kundenprojekte zu übernehmen und Skills und Kapazitäten zu skalieren, als dies mit einer festen Mitarbeiterstruktur möglich wäre. Manchmal ist es sogar dank dieser Form des New Work überhaupt erst möglich, derart umfangreiche Projekte zu realisieren und agil zu arbeiten.
Werden beispielsweise viele Entwickler oder Designer für ein Projekt benötigt, kann der Initiator eines virtuellen Teams aus seinem Bestand an Freelancern die fähigsten Akteure heraussuchen und für das Projekt rekrutieren, wenn er über keine eigenen Experten verfügt. So wird aus einem kleinen Anbieter im Nu ein Full Service-Unternehmer.
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2. Die Wertschöpfung bleibt in Ihrer Hand
Auch wenn es um Projekt-Qualifikationen geht, über die Sie und Ihr bestehendes Team nicht verfügen, leistet ein virtuelles Team wertvolle Dienste: Statt die Leistung wie früher per Outsourcing von einem anderen Anbieter übernehmen zu lassen, können Sie nun selbst in Ihrem Pool nach geeigneten Kandidaten suchen und Ihrem Kunden eine attraktive Gesamtlösung anbieten, sowohl als Dienstleister im eigenen Unternehmen als auch als Dienstleister für externe Kunden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Neben der Kontrolle des gesamten Projekts unter Ihrer Führung bleibt auch die komplette Wertschöpfung vollständig in Ihren Händen. Die so erzielten Kostenvorteile unterstützen Sie zudem in der Erstellung konkurrenzfähiger Angebote an Ihre potentiellen Kunden und sorgen für erheblich mehr Geschwindigkeit, Flexibilität und den Zugriff auf weltweites Know-How.
Zu den Vorteilen der virtuellen On-Demand-Teams zählen also:
- Schnellere Startzeit (meist wenige Tage)
- Hochqualifizierte Spezialisten
- Weniger Reibungsverluste durch klar geregelte Abläufe
- Große Flexibilität
- Niedrigere Kosten
- Transparenz
- Zugriff auf globales Know-How
Ein großer Pluspunkt ist, dass virtuelle Teams außerordentlich skalierbar sind. Auf diese Weise kann zum Beispiel auch ein kleines Marketing- oder Produkt-Team eines Unternehmens ein umfangreiches Projekt stemmen, für das sie ansonsten nicht den Personalbestand hätte oder auf oft intransparente und oft unflexible Offshoring oder Nearshoring-Anbieter ausweichen müssen. Durch die Nutzung eines weltweiten Talentpools kann aus einem kleinen Team in wenigen Tagen ein schlagkräftiges und effizientes Expertenteam entstehen, um digitale Produktentwicklung und Marketingprojekte voranzubringen. Die Aussage „start small“ erhält somit eine ganz neue Bedeutung, denn durch ein virtuelles Team kann die Größe quasi per Klick vervielfacht werden und lokale Ansprechpartner bleiben durch das Kernteam ebenfalls bestehen.
3. Mehr Kreativität in virtuellen Teams
Neben der Skalierbarkeit haben virtuelle Teams auf On-Demand-Basis einen weiteren unschätzbaren Vorteil: Sie sind meist international, was neue kulturelle und gesellschaftliche Einflüsse in die Zusammenarbeit bringt. Auf diese Weise gelangt eine große Menge kreativen Inputs in die Teams, der ansonsten kaum zu bekommen wäre.
Die Folge: Projekte werden offener angegangen und es kommt zu einer breiteren Sammlung von Lösungsideen, die dem Verlauf eines Projekts zusätzlichen Schwung verleihen.
Das gemeinsame „über den Tellerrand blicken“ ist in den auf On-Demand-Basis erstellten Teams deshalb um ein Vielfaches größer, was neben der Kreativität auch die Effizienz unterstützt. Schließlich fällt es internationalen Teams aufgrund ihres breitgefächerten Hintergrunds leichter, neue Denk- und Lösungsansätze zu entwickeln.
Davon profitieren neben Ihren Kunden und Stakeholdern auch die Teammitglieder, denn auf diese Weise stellen sich Lerneffekte im agilen Umfeld einer ganz neuen Art ein.
In weniger als einer Woche ist es möglich, internationale Experten für kurzfristige Beratungseinsätze zu Themen wie Marketing-Automation, IoT, Big Data, diverse Cloud-Tools, App-Entwicklung, agiles Arbeiten etc. heran zu ziehen und dabei nicht blind nur einem einzigen Experten zu vertrauen. Stattdessen können Sie über eine Crowd an globalen Freelancern das Know-How an mehreren Stellen und über völlig unabhängige Experten vermittelt bekommen. Packen Sie all Ihre Experten in einen Video-Call und hören den Diskussionen aufmerksam zu, lernen Sie meist mehr als in einem teuren Seminar, dass Sie über Monate vorausplanen.
4. Virtuelle Teams erstellen und führen
Die Voraussetzungen für die Bildung eines erfolgreichen virtuellen Teams sind gar nicht so hoch gesteckt. Zuerst kommt es darauf an, einen Pool an Experten zu kreieren, die genug Potential für den zukünftigen Einsatz mitbringen. Dabei ist es wichtig, das Team inhaltlich auf eine breite Basis zu stellen, um später On-Demand auf einen möglichst breiten Pool an Experten zugreifen zu können und um die Chance zu erhöhen, dass diese auch verfügbar sind.
Sobald es um ein konkretes Projekt geht, liegt es an dem bestehenden Projektteam, ein den gestellten Aufgaben ideal entsprechendes Team zusammenzustellen. Diese durchaus knifflige Aufgabe ist in etwa vergleichbar mit der eines Fußballtrainers, der von Woche zu Woche die beste Mannschaft aufstellen muss.
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Doch wenn das virtuelle Team vorausschauend zusammengesetzt ist, sollte es Ihnen ein Leichtes sein, aus dem großen Talentpool von Fall zu Fall die besten verfügbaren Freelancer zu rekrutieren und durch die richtige Definition der Rollen (Scum Master, Team Lead, Entwickler, Tester, UX Designer, Product Owner etc.) für Qualität und Ausfallsicherheit im Team zu sorgen.
Sobald das Projekt startet, können Sie virtuelle Teams führen, wie Sie es von Ihrem lokalen Teams gewohnt sind. Aufgrund der räumlichen Entfernung liegt ein Schwerpunkt auf der effizienten Koordination durch Cloud-Tools und Workflows, die auf Flexibilität ausgelegt sind (Scrum, Kanban etc). Für die reibungslose Kommunikation und den gemeinsamen Austausch bieten sich Programme wie Microsoft Teams oder Browser-Anwendungen a la Slack und Co. an. Auf diese Weise werden Projekte Transparent und kontrollierbar umgesetzt und Sie sehen täglich den Fortschritt in Ihrem Projekt.
Wichtig ist, dabei alle Teammitglieder immer auf dem aktuellsten Stand zu halten und kontinuierlich Updates abzufragen. Das erfolgt zum Einen über die Transparenz in Cloud Tools wie Asana, Jira, Trello etc und über regelmäßige Daily Meetings. Da die meisten Freelancer jedoch äußerst routiniert in der Zusammenarbeit in virtuellen Teams sind, stellen Kommunikationsprobleme die Ausnahme dar und Sie sind über den aktuellen Stand jederzeit über die Daily Meetings und das Tracken des Fortschritts im Projektmanagement-Tool informiert. Zumindest in dieser Hinsicht besteht deshalb kein nennenswerter Unterschied zur Leitung physischer Teams.
5. Vorteile für Freelancer
Die weltweite Vernetzung der Freelancer-Community vereinfacht die Identifikation der relevanten Personen, die projektabhängig Teil der virtuellen Teams werden können. Für die Freelancer hat dies den unschätzbaren Vorteil, dass sie genau entsprechend ihrer Stärken eingesetzt werden. Auf diese Weise können sie in ihren Projekten außerordentlich produktiv arbeiten, was die Performance der gesamten Gruppe beflügelt.
Durch die mobile und flexible Kooperation sind die Mitglieder der virtuellen Teams zudem meist sehr viel freier in ihrer Zeiteinteilung als ihre festangestellten Kollegen. Darüber hinaus fallen Reibungsverluste aufgrund von firmeninternem Silodenken oder etwaiger Animositäten in virtuellen Teams sehr viel geringer aus. Wenig Politik, viel Leistung ist hier die Devise.
Daneben sorgt die On-Demand-Kultur auf Auftraggeberseite dafür, dass Freelancer von Kunden aus der ganzen Welt beauftragt werden können – etwas, das einem Freelancer bisher meist nicht vergönnt war, da er hauptsächlich auf seine lokalen und nationalen Netzwerke vertrauen musste, wenn es um das Auffinden interessanter wie lukrativer Aufgaben ging.
Aus diesem Grund ist es kein Wunder, dass die On-Demand-Kultur in der Freelancer-Branche auf großen Zuspruch trifft. Doch nicht nur dort, denn auch Unternehmen erkennen immer stärker die Vorzüge der flexiblen Teamarbeit, bei der Reibungsverluste und Leerlaufzeiten signifikant reduziert werden. Nicht zuletzt deshalb steigt die Nachfrage nach dem On-Demand-Service auch hierzulande in letzter Zeit sprunghaft an. Und die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass das System mit jedem erfolgreich absolvierten Projekt neue Fürsprecher gewinnt.
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Im Zuge der zunehmenden Akzeptanz des On-Demands in Wirtschaftskreisen werden somit Organisatoren virtueller Teams sowie die eingesetzten Freelancer vom Trend geleichermaßen profitieren können, was auch in Zukunft eine kontinuierliche Steigerung der Projektaufträge erwarten lässt.
Das Beispiel virtueller Teams und ganzer virtueller Organisationen zeigt also, wie weit die On-Demand-Kultur bereits in unseren Alltag vorgedrungen ist.
Gerade vorausschauende Unternehmen, die bei der Projektarbeit auf Flexibilität sowie effiziente, transparente und kostengünstige Prozesse setzen, werden davon besonders profitieren.
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