Outsourcing vs Offshoring vs Nearshoring

Das Aktivieren interner Teams ist für Unternehmen oftmals nur langsam möglich und darüber hinaus nicht skalierbar.

In den meisten Fällen ist die Lösung jedoch sehr einfach. Finden Sie jemanden, der das Projekt für Sie erledigt – im besten Fall schneller, flexibler und günstiger als Sie es selbst können!

Dafür gibt es mehrere unterschiedliche Möglichkeiten.

Aus dem Outsourcing-Bedarf sind Konzepte wie Offshoring, Nearshoring und virtuelle Teams entstanden, die wir im Folgenden näher erläutern. Wir werden zunächst die Nearshoring, Outsourcing und Offshoring Definition im Detail beleuchten. Außerdem gehen wir näher auf die Möglichkeit ein, wie Sie dem leidigen Fachkräftemangel schnell und flexibel entkommen können und warum es eine echte Alternative zu herkömmlichen Outsourcing-Verfahren darstellt, die zugleich deutlich mehr Transparenz und Kontrolle verspricht.

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Sie werden darüber hinaus erfahren, welche Variante für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist und welche Risiken und Nutzen mit den einzelnen Optionen in Verbindung stehen.

Damit werden Sie am Ende des Artikels in der Lage sein, eine Entscheidung zu treffen, die für Ihre Zwecke zielführend und effizient ist!

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Outsourcing vs Nearshoring vs Offshoring – die Definitionen

Um ein besseres Verständnis für die einzelnen Themenbereiche zu entwickeln, werden wir im Folgenden detailliert und anhand von Beispielen auf die  Nearshoring, Offshoring und Outsourcing Definition eingehen.

Outsourcing Definition

Die Outsourcing Definition ist im Kern sehr einfach: Sie als Unternehmen geben bestimmte Projekte und Aufgabenbereiche vor, die von einem oder mehreren Drittunternehmen durchgeführt werden sollen.

Diese Vorgehensweise verdeutlichen wir zum besseren Verständnis anhand eines Beispiels: Ein Einzelhandelsunternehmen aus Deutschland kann ein Softwareentwicklungsunternehmen mit der Erstellung, Wartung und/oder Aktualisierung seiner App beauftragen. Hierbei spielt es zunächst noch keine Rolle, wo sich der Drittanbieter befindet.

Beim Outsourcing geht es zunächst lediglich um die Auslagerung bestimmter Aufgabenbereiche beziehungsweise Projekte.

Diese Auslagerung kann im Unternehmen als „Black Box“ erfolgen, was bedeutet, dass ein Account Manager die Kommunikation und Steuerung des Kunden übernimmt. Das Unternehmen übernimmt dann die Verantwortung für das Ergebnis und setzt dieses entsprechend der Vorgaben (aber auch nur genau entsprechend dieser) um.

Zusätzliche Anpassung sind meist nicht oder nur kostspielig möglich.

Wie die Umsetzung erfolgt und was tatsächlich geschuldet wurde, regelt ein Dienst- oder Werkvertrag sowie entsprechende SLAs (Service Level Agreements)

Offshoring Definition

Die Offshoring Definition beschreibt den Vorgang der Auslagerung von Geschäftsprozessen von einem Land in ein anderes, meist ein Land mit deutlich günstigerem Lohn-Niveau. Nach dem vorherigen Beispiel würde das deutsche Einzelhandelsunternehmen ein Softwareentwicklungsunternehmen aus einer völlig anderen geografischen Lage als Partner für die Entwicklung seiner App betrauen.

Einfach ausgedrückt ist Offshoring also eine Form des Outsourcing mit dem Hintergrund, Preisvorteile in anderen Ländern zu nutzen.

Es gibt zahlreiche Beweggründe, warum sich Unternehmen bei der Auslagerung ihrer Projekte für diesen Weg entscheiden. Natürlich gibt es auch viele Orte, an die Unternehmen gehen könnten, um von einem viel günstigeren Arbeitsmarkt zu profitieren.

Nearshoring Definition

Nearshoring ist „der kleine Bruder“ des Offshoring. Wie der Name bereits vermuten lässt, befindet sich der Ort der Auftragsauslagerung näher an Ihrem Standort, als beim Offshoring.

Meist erfolgt die Auslagerung innerhalb von Europa. Es handelt sich also oft um Nachbarländer, die bestimmte Projekte kostengünstiger erfüllen können, als beispielsweise lokale Teams. Ein beliebter Nearshoring-Ort für Nordamerika wäre demnach Mexiko, für Deutschland wäre es Polen, Rumänien, Ukraine etc.

Nach dem vorherigen Beispiel würde der deutsche Einzelhändler die Nearshoring-Option nutzen, wenn er mit einem Softwareentwicklungsunternehmen aus Europa bei der Entwicklung seiner App zusammenarbeiten würde, anstatt einen Partner außerhalb Europas zu wählen.

Alle Optionen haben gemeinsam, dass versucht wird, Projekt- und Ergebnisverantwortung an das jeweilige Off- oder Nearshoring-Unternehmen zu übertragen. Doch so funktioniert erfolgreiche Projektarbeit nicht.

Praktisch ist dies wegen der unterschiedlichen Rechtsräume jedoch alles andere als einfach.

Die Vor- und Nachteile im Vergleich

Sie wissen nun um die Definitionen der drei Themengebiete. Im Folgenden werden wir uns näher mit den Risiken und Chancen des Nearshorings sowie Outsourcing vs Offshoring befassen.

Die Vorteile des Outsourcings

• Im besten Fall ist die Vertragsabwicklung einfach und nicht an langfristige Laufzeiten gebunden. Sie schließen lediglich einen Vertrag für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt ab im Rahmen eines Dienstvertrags ab, bestmöglich mit monatlicher Möglichkeit zur Kündigung.
• Outsourcing ermöglicht Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Partner ganz einfach zu wechseln oder mit mehreren Partnern zusammenzuarbeiten, bis Sie den für Sie passenden gefunden haben. Meist ist das in der Praxis nicht ganz so einfach, da natürlich jedes Offshoring oder Nearshoring-Unternehmen ein großes Interesse daran hat, einen Kunden möglichst lange zu halten.
• Outsourcing spart Ihnen viel Kraft, Zeit und Geld, die mit der Akquise und Einarbeitung von lokalen Teams verbunden sind. Die Geschwindigkeit, Projekte oder einzelne Aufgaben per Outsourcing erledigen zu lassen ist meist deutlich schneller. Achtung: Machen Sie klare Vorgaben bzgl der erwarteten Ergebnisse und der Qualitätskriterien, die für das Erledigen der Aufgaben eingehalten werden müssen.
• Die Projektkosten können durch die günstigeren Bedingungen und weniger Overhead-Kosten erheblich gesenkt werden, während gleichzeitig die Qualität durch Experten und Fachkräfte gewährleistet wird.
• Sie minimieren die Risiken und teilen diese mit dem Outsourcing-Anbieter. Natürlich müssen Ihre Partner bestimmte Verantwortlichkeiten für das Projekt übernehmen, welches Sie ihnen anvertrauen.
• Profitieren Sie von spezialisierten, geschulten und zertifizierten Fachkräften, um Ihr Projekt kompetent zu entwickeln (diese Qualifizierung sollten Sie jedoch tatsächlich prüfen um nicht blind zu vertrauen).
• Verstärkte Konzentration auf das Kerngeschäft Ihres Unternehmens. Das Outsourcing von Projekten und Dienstleistungen kann Ihnen die notwendige Zeit verschaffen, um das Kerngeschäft und die einzelnen Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Nachteile von Outsourcing

• In den meisten Fällen ist eine schlechte Kommunikation eine Belastung in der Beziehung zwischen den Partnern und erfordert daher eine sehr gutes Management.
• Kommunizieren Sie explizite Vorgaben als Richtlinien für Qualität und Ergebnis und verlassen Sie sich nicht auf Erwartungen. Meist geht das schief und wird durch Sprachbarrieren noch komplizierter.
• Versteckte Kosten. Auch wenn Outsourcing immer noch die kostengünstigste Lösung für Unternehmen ist, die bestimmte Projekte entwickeln wollen, müssen Sie sich über alle damit verbundenen Kosten im Klaren sein, damit Sie nicht am Ende mehr bezahlen als ursprünglich geplant. Dies gilt insbesondere dann, wenn es keine klaren Vorgaben bzgl des Ergebnisses und der geforderten Qualität gibt.
• Fehlende Synchronisation der Termine. Die Koordination von Terminen kann sich als Herausforderung erweisen, da unterschiedliche Zeitzonen zu berücksichtigen sind.
• Vertraulichkeit und Datenschutz. Sie müssen sorgfältig prüfen, welche Art von Informationen Sie an den Outsourcing-Partner weitergeben. Die Datenschutzrichtlinien der einzelnen Länder und Regionen unterscheiden sich erheblich. Dennoch kann dieses Risiko durch geeignete Verträge eliminiert werden.

Die Vorteile von Offshoring

• Geringere Kosten. Ob es sich um Produktionskosten, Gelder für Forschungszwecke, den günstigeren Arbeitsmarkt oder die Lebenshaltungskosten handelt: Die Projektkosten lassen sich dadurch erheblich senken.
• Sie profitieren von einem globalen Talentpool und qualifizierten Fachkräften, die ein hohes Maß an Qualität zu niedrigeren Preisen abliefern. Prüfen Sie daher, wie gut das Unternehmen bzgl potentieller Mitarbeiterausfälle aufgestellt ist und welche Transparenz Sie als Kunde erhalten.

Die Nachteile von Offshoring

• Kommunikationsbarrieren. Achten Sie darauf, dass Ihre Ansprechpartner als auch das gesamte Team fleißend Englisch in Wort und Sprache beherrschen. Sonst wird das Delegieren von Aufgaben von Missverständnissen geprägt sein und die Qualität erheblich leiden.
• Unterschiedliche Kulturen und Arbeitsgewohnheiten. In den meisten Fällen werden sich Ihre Partner bemühen, sich Ihrer Arbeitsweise anzupassen. Allerdings kann es aufgrund der kulturellen Unterschiede teilweise zu Schwierigkeiten kommen. Ja heißt nicht immer Ja 😉
• Wenn Sie Ihre Offshoring-Partner beispielsweise für Qualitätskontrollen persönlich prüfen wollen, könnte es angesichts der Entfernung zu erhöhten Kosten und Mehraufwand kommen. Stellen Sie besser vorab sicher, dass Sie die Prüfung Digital und per Remote vornehmen können. Klare Prozesse und Tools, die für Struktur und Transparenz sorgen sind dafür die Basis.

Die Vorteile von Nearshoring

• Dieselbe Zeitzone. Weder Sie noch Ihr Partner müssen Überstunden oder Nachtschichten machen, um Meetings zu synchronisieren.
• Wenige kulturelle Unterschiede. Da Sie und Ihr Partner in derselben kontinentalen Region leben, werden weniger Probleme mit den kulturellen und beruflichen Unterschieden entstehen.
• Sie werden immer noch eine Menge Geld sparen und Projekte sehr kostengünstig durchführen können, wenn Sie Ihren Partner richtig steuern.
• Die geografische Nähe ermöglicht kostengünstigere und häufigere persönliche Meetings, was sich durchaus positiv auf die Produktivität der Zusammenarbeit auswirken kann. Dennoch sollte die Zusammenarbeit auch ohne persönliche Meetings auskommen und Virtuell per Video Calls möglich sein. Das spart Zeit, Geld und schont die Umwelt.
• Schnellere Problemlösung. Zeitzonenunterschiede kommen Ihnen nicht in die Quere, wenn bestimmte dringende Probleme sowohl von Ihrer Seite als auch von Ihrem Partner Aufmerksamkeit erfordern.

Die Nachteile von Nearshoring

• Höhere Kosten. Die Auslagerung von Projekten an einen Nearshore-Partner kann im Vergleich zu der Offshore-Variante mit höheren Kosten verbunden sein.
• Selbst wenn sich die Zeitzone nicht von der des eigenen Unternehmensstandorts unterscheiden sind wesentliche Aspekte wie beispielsweise Sprachbarrieren, Urlaubszeiten, Feiertage oder andere kulturelle Besonderheiten zu beachten. Die genannten Faktoren könnten unter Umständen zu Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit führen und den erfolgreichen Projektabschluss verzögern.
• Weniger Anbieter. Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einem Nearshoring-Partner entscheiden, könnten Sie Schwierigkeiten bei der Suche bekommen. Das liegt daran, dass es vergleichsweise weniger Optionen auf dem Markt gibt. Je kleiner Ihr Suchraum ist, desto schwieriger ist die Auswahl des geeigneten Partners.

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Virtuelle Teams – smarte Alternative zu klassischem Outsourcing

Wenn wir uns mit den Themengebieten Outsourcing vs Offshoring befassen, sollten wir einen Aspekt beleuchten, der von vielen Unternehmen schlichtweg übersehen wird. Es gibt noch eine weitere, intelligente Variante, die größtmögliche Flexibilität, Transparenz und Geschwindigkeit verspricht. Die Rede ist von virtuellen Teams. In diesem Abschnitt erfahren Sie, warum der Einsatz von virtuellen Teams eine echte Alternative zu den oben genannten Varianten darstellt und in welcher Form diese Möglichkeit auch für Ihr Unternehmen interessant ist.

Der Einsatz von virtuellen Teams ist stark mit den oben genannten Varianten verwandt und wird oft mit einem oder mehreren von ihnen verwechselt. Deshalb müssen wir verstehen, was virtuelle Teams so besonders macht und warum es sich nicht um eine traditionelle Outsourcing-Methode handelt.

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Wir unterscheiden zwei Arten von virtuellen Teams.

1. Erstens kann sich der Begriff auf ein internes Team beziehen, welches nur von einem anderen Ort als der Zentrale des Unternehmens arbeitet. Das kann zum Beispiel ein Verkaufsteam sein, das im Außendienst arbeitet, oder ein Support-Team, welches sich an einem anderen Ort als das Entwicklungsteam befindet.
2. Bei der zweiten Variante handelt es sich um ein Team von Freelancer Experten, die für ein bestimmtes Unternehmen arbeiten und als Freelancer tätig sind. Diese Variante des virtuellen Teams wird gerne mit dem traditionellen Outsourcing verwechselt. Das virtuelle Team widmet sich voll und ganz einem bestimmten Projekt und arbeitet sehr eng mit dem Kunden zusammen. In diesem Fall kann sich das virtuelle Team entweder im selben Land wie der Kunde oder an einem ganz anderen Ort befinden.

Zum besseren Verständnis betrachten Sie das folgende Beispiel: Die Softwareentwicklungsfirma, die eine App für den besagten deutschen Einzelhändler entwickelt, hat ein Team von Experten, welche ausschließlich für dieses Projekt arbeiten. Dieses Team arbeitet täglich eng mit dem deutschen Einzelhändler zusammen, was dem Outsourcing-Unternehmen eine wesentlich größere Kontrolle über das Projekt gibt. Auf diese Weise kann die Entwicklung der App von beiden Seiten besser überwacht werden.

Freelancer Teams arbeiten eigenständig und eigenverantwortlich und haben den Vorteil einer sehr großen Transparenz im Vergleich zu Offshoring- oder Nearshoring-Partnern.

Der Schlüssel zu einer guten Zusammenarbeit bei der Arbeit in einem virtuellen Team liegt darin, dass jeder Freelancer im Team die Ziele und Vorgaben des Projekts genau kennen muss. Dadurch, dass alle Projektbeteiligten Freelancer sind, entsteht ein positiver Effekt der Gewaltenteilung.

Es gibt keine Übergeordnete Instanz in Form eines statischen Unternehmens, das Mitarbeiter im eigenen Interesse einsetzt und dadurch ein Interesse hat, bestimmte Dinge zu verstecken. Mit einem Virtuellen Freelancer-Team haben Sie volle Transparenz, Kontrolle und Maximale Flexibilität.

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Die Vorteile virtueller Teams

• Das Vertrauen in der Zusammenarbeit basiert auf gelieferten regelmäßigen Ergebnissen und Transparenz. Im Virtuellen Team ist es einfach, vollständige Transparenz zu gewährleisten und somit ein Basis für Vertrauen zu schaffen.
• Effiziente Kommunikation. Täglich stattfindende Interaktionen zwischen den Teams werden letztendlich die Kommunikation zwischen den Partnern verbessern. Sorgen Sie dafür, dass es einen Mechanismus gibt, der dafür sorgt, dass diese Meetings regelmäßig und strukturiert stattfinden.
• Steigerung der Produktivität. Eine gute Zusammenarbeit zwischen den Freelancern im Virtuellen Team und dem Unternehmen  ist entscheidend für den Erfolg des Projekts, das von einer Produktivitätssteigerung profitiert. Die Produktivität ist dann hoch, wenn Klarheit über Prozesse und erwartete Ergebnisse besteht. ertrinken Sie in „Kommunikation“ ist das ein Zeichen dafür, dass Klarheit fehlt. Ein erfahrener virtueller Projektmanager kann dieses Problem deutlich verringern.
• Mehr Kontrolle für den Kunden. Sie können die Personen in Ihrem Team selbst auswählen und sind immer über alle notwendigen Entwicklungsprozesse informiert. So sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand, wer an dem Projekt arbeitet oder nicht und können bei Bedarf ohne Barrieren und Hindernisse mit den Menschen sprechen.
• Hohes Maß an Flexibilität. Mit dem richtigen Partner können Ihre Teams nahezu on Demand skalieren.
• Geschwindigkeit. Virtuelle Teams bieten eine schnelle Verfügbarkeit für planbare Projekterfolge da neue Freelancer meist in wenigen Tagen nach einem erfolgreichen Assessment im Team starten können.
• Hohes Maß an Transparenz durch Managed Service und die Arbeit mit Tools zur vereinfachten Kommunikation.
• Kostengünstiger als lokale Teams.
• Bessere Verfügbarkeit. Virtuelle Teams stehen in weniger als einer Woche bereit und skalieren je nach Bedarf in Kapazitäten und Skills.
• Expertenqualität. Geprüfte Freelancer Experten bringen in ihren spezifischen Rollen ein hohes Maß an Fachwissen und Know-how ein.

Die wichtigsten Punkte in Kürze zusammengefasst

• Nearshoring-, Offshoring- und virtuelle Teamkonzepte entstehen durch Outsourcing.
• Outsourcing bezieht sich auf Vertragsarbeit sowohl von ausländischen als auch von inländischen Partnern, während Offshoring und Nearshoring sich auf Vertragsabschlüsse außerhalb des Landes des Unternehmens beziehen.
• Nearshoring beschreibt die günstige Auslagerung von Projekten in geografischer Nähe.
• Offshoring beschreibt die Auslagerung Ihrer Projekte in entferntere Gebiete meist außerhalb von Europa.
• Mit virtuellen Teams arbeiten Sie an Ihrem Projekt in sehr enger Zusammenarbeit mit einem externen Team von Fachleuten. Durch Managed Services und Cloud Infrastruktur wird maximale Transparenz, klare Prozesse und eine gute Kommunikation sichergestellt.
• Virtuelle Teams haben den Vorteil von engagierten, qualifizierten und geschulten Freelancer Experten, die in der Lage sind, Ihre Bedürfnisse zu verstehen und Ihre Projekte schnell zu bearbeiten.

Nachdem Sie sich ein Bild über die Vielfalt an Outsourcing-Varianten gemacht haben, fällt Ihnen nun die Wahl der für Sie idealen Option leicht.

Letztlich wollen Sie, dass Ihre Projekte flexibel, transparent, sicher und  kostengünstig aber vor allen Dingen qualitativ hochwertig und schnell durchgeführt werden. Wählen Sie also einen Partner, der Ihre und die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe versteht und transparent erfüllt!

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