Lastenheft, Pflichtenheft erstellen – Anforderungen definieren in 2023

Planen Sie, ein digitales Projekt umsetzen zu lassen, intern oder extern? Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie ein Lastenheft erstellen oder ein Pflichtenheft erstellen sollten – oder ob das überhaupt nötig ist?

Denn bestimmt möchten Sie sicherstellen, dass Sie die Anforderungen so klar und präzise definieren, dass Sie in der Umsetzung auch genau das erhalten, was Sie benötigen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine Antwort auf genau diese Fragen zu finden.

Lastenheft Definition

Dieses Dokument beschreibt Ihre Ziele, Ihre Probleme, die Sie gelöst haben möchten und vor allem die Anforderungen an ein zu entwickelndes Produkt (z.B. durch eine Software, eine App, eine Website oder was Sie eben entwickeln lassen möchten).

Die kürzeste Lastenheft Definition lautet wohl: Es beschreibt das WARUM und WAS Ihr Produkt können sollen.

Das Dokument kann auch als Anforderungskatalog bezeichnet werden, da es alle Anforderungen enthält, die Ihnen wichtig und zum heutigen Stand bekannt sind. 

Pflichtenheft Definition

Die entsprechende Pflichtenheft Definition lässt sich so zusammenfassen: Das Pflichtenheft beinhaltet den Lieferumfang (Deliverables oder Scope genannt), um die Funktionen aus dem Lastenheft abzudecken.

Es beschreibt im Wesentlichen die Funktionen eines Produkts, die umgesetzt werden sollen, sowie die Rahmenbedingungen, die benötigt werden, damit das Produkt funktioniert.

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Lastenheft, Pflichtenheft – Zusammenspiel und Probleme

Vielleicht fragen Sie sich nun “Lasternheft, Pflichtenheft – was ist sinnvoll, was brauche ich wirklich und wie spielen beide zusammen?“

Sicher haben beide Dokumente ihre Daseinsberechtigung.

Das gilt vor allem in der Entwicklung von Produkten, wo wenig Veränderung stattfinden (ehemals z.B. Hausbau, früher auch in der Software).

Aber mal ganz ehrlich: Wer heute starr und statisch plant, blendet die schnelle Veränderung in unserer Welt aus und plant, von der Flexibilität und Dynamik überrascht zu werden. Und das leider meist vollkommen unvorbereitet. 

Die Zeiten, in denen Sie Projekte mit einem Lastenheft und einem Pflichtenheft definieren und umsetzen konnten, sind vorbei, zumindest in der Softwareentwicklung und in digitalen Projekten. 

Wenn Sie davon ausgehen, dass es keine oder nur wenig Veränderung gibt, dann klingt das Zusammenspiel sehr harmonisch.

Kommt Veränderung in die Quere, dann sind meist beide Dokumente hinfällig.

Denn die Architektur und die Planung müssen in beiden Komponenten überdacht werden.

Das Lastenheft gibt die Anforderungen an die Software, App, Website etc vor, das Pflichtenheft beschreibt das, was geliefert wird (Architektur und Komponenten).

Wenn sich nun die Anforderungen ändern, kann es einerseits sein, dass dies einen Einfluss auf weitere wesentliche Anforderungen im Dokument selbst hat.

Zudem kann es dann passieren, dass die im Pflichtenheft beschriebene Architektur und deren Komponenten verändert werden müssen und Inkonsistenz entsteht.

Je tiefer Sie sich bereits in der Umsetzung nach diesem statischen Modell befinden, desto problematischer wird es, sinnvoll und planbar auf Veränderung zu reagieren. 

Keine Sorge, es gibt eine zeitgemäße Alternative, die Ihnen Sicherheit gibt, gut planen und zugleich auf Veränderungen mit Flexibilität reagieren zu können.

Die Scrum Methode für digitale Projekte bietet Ihnen Planungssicherheit, Transparenz und Flexibilität.

Eine flexiblere (und bessere) Alternative zum klassischen Lastenheft und Pflichtenheft

Keine Frage: Gute Planung ist wichtig.

Wichtiger als die Planung ist jedoch die Möglichkeit, konstruktiv mit Veränderung umzugehen und ihr mit Flexibilität begegnen zu können.

Diese Notwendigkeit wurde bereits vor vielen Jahren bekannt (und da drehte sich die Welt noch langsamer…). 

So wurde die Scrum Methode als Framework eingeführt. Mit Scrum als Instrument für Planung und Management der Umsetzung werden Planbarkeit und Flexibilität zu einem gewissen Grad vereint. Das gilt jedoch nicht für einen Planungshorizont von Monaten oder gar Jahren.

Wir sehen täglich, dass diese Art der langfristigen Planung nicht mehr funktioniert.

In Scrum planen Sie Ihre Anforderungen an Ihr Produkt mit Use Cases, Epics und User Stories. Statt diese Anforderungen in ein starres Dokument zu packen, landen Sie in einem priorisierbaren Product Backlog.

Statt auf einem gesamten Lastenheft ein Pflichtenheft aufzubauen, werden zu den User Stories im Backlog Tasks vom Umsetzungsteam definiert, die jeweils wie kleine Pflichtenhefte gesehen werden können. Sie beinhalten Akzeptanzkriterien und beschreiben, wie die Anforderung (Story) umgesetzt werden soll und was entsteht (Deliverables).

Die Umsetzung erfolgt in 1- bis 2-wöchigen Sprints und so planen Sie je nach Priorität in kleinen Intervallen, haben nach jedem Intervall (Sprint) ein Ergebnis, können dieses Ergebnis testen und in der Planung des nächsten Sprints auf Veränderungen und Feedback reagieren.

Das passiert, indem Anforderungen im Backlog angepasst, neu erstellt und neu priorisiert werden. 

Tipp:

Wenn Sie ein digitales Produkt entwickeln möchten und neben Scrum zahlreiche weitere bewährte Tools, Strategie und Methoden für eine erfolgreiche Konzeption, Umsetzung und Vermarktung digitaler Projekte suchen, laden Sie sich gerne kostenlos unsere umfassende Anleitung herunter.

Inhalt Lastenheft – sinnvoll gestalten

Wenn Sie aus sinnvollen Gründen dennoch ein Lastenheft erstellen möchten, zeigen wir Ihnen hiermit eine Variante, wie Sie den Inhalt so gestalten, dass Sie damit nicht nur “Papier produzieren”, sondern den Weg für eine effiziente Umsetzung bereiten.

Sie wissen bereits, dass der Lastenheft-Inhalt aus Ihren Anforderungen besteht.

Wenn Sie ein digitales Produkt entwickeln, bestehen Ihre Anforderungen typischerweise aus

• Use Cases,
• Wireframes,
• User-Flow Diagrammen,
• User Stories und
• Designs.

Alle diese Elemente erhalten Sie, wenn Sie die Phase der Grobkonzeption und der Feinkonzeption abgeschlossen haben. Dieses Konzept können Sie für Ihr gesamtes Produkt entwickeln, wenn Sie wirklich wissen, was Sie benötigen und wenn Sie sich sicher sind, dass diese Anforderungen auch noch nach Fertigstellung der Entwicklung in 3 … 6 oder 12+ Monaten aktuell sind. 

Hier erfahren Sie, wie Sie diese Schritte beispielsweise in einem App-Projekt angehen:

Bevor Sie Ihre Anforderungen definieren, sollten Sie jedoch unbedingt mit Ihrer Produktstrategie beginnen.

Anschließend erstellen Sie Ihr Konzept, priorisieren Ihre Anforderungen und gehen dann in einen gut strukturierte Umsetzung. 

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Inhalt Pflichtenheft – so geht’s

Der Pflichtenheft-Inhalt definiert das, was nach der Umsetzung geliefert werden soll. Es sind Features, Komponenten und Rahmenbedingungen, die eingehalten werden sollen. 

Wenn Sie ein vollständiges und klar verständliches Lastenheft erstellt haben, dann kann zu jeder Anforderung das jeweilige Deliverable im Pflichtenheft definiert werden. Wenn Sie es korrekt angehen möchten, greifen Sie im Pflichtenheft jede Anforderung aus dem Lastenheft auf und definieren dazu Funktionen, Komponenten, Module und Rahmenbedingungen, um diese Anforderung zu erfüllen. 

Der gleiche Mechanismus wird angewendet, wenn Sie Ihr Produkt durch agiles Projektmanagement entwickeln.

Der große Unterschied ist jedoch, dass das Mapping von Anforderungen auf Deliverables nicht über einen sehr großen und somit oft unüberschaubaren Planungshorizont geschieht, sondern für einen Sprint, der 1 bis 2 Wochen dauert und aus dessen Ergebnissen kontinuierliche Verbesserungen abgeleitet werden können.

Sollten Sie sich also sicher sein, dass die definierten Anforderungen auch über den gesamten geplanten Umsetzungszeitraum unverändert bleiben, dann können Sie in Ihrem Pflichtenheft zu jeder Anforderung den Leistungsumfang definieren und diesen Leistungsumfang umsetzen.

Wenn dann allerdings Veränderungen nötig werden, haben Sie einen Change zu managen. Sie müssen prüfen, wie sich die Veränderungen auf den geplanten Umfang, auf die restlichen Anforderungen, das Budget und die Timeline auswirken. 

Pflichtenheft App-Entwicklung und Lastenheft App-Entwicklung

Achtung: Wenn Sie eine App entwickeln lassen möchten, ist unsere klare Empfehlung, mit Ihrer Strategie für die App-Entwicklung zu starten. 

Diese Empfehlung baut auf der Erfahrung auf, dass leider viel zu viele Apps am tatsächlichen Bedarf Ihrer Zielgruppe vorbei entwickelt werden und somit nicht erfolgreich eingeführt werden können, weder bei Kunden noch bei Mitarbeitern.

Selbst, wenn Sie detaillierte Anforderungen definiert, selbst, wenn Sie ein Lastenheft für die App-Entwicklung erstellt haben und selbst, wenn dann auch noch die Umsetzung nach Plan verläuft (ohne große Veränderungen), selbst, wenn das alles reibungslos funktioniert hat, ist Ihre App nicht erfolgreich, da Ihre Nutzer keinen Mehrwert erkennen.

Wir haben für Sie einen Guide mit 10 wesentlichen Schritten erfolgreicher App-Entwicklung erstellt, der Sie durch den gesamten Prozess führt, sodass Sie ein App erhalten, die Ihre Nutzer lieben und die zum Digitalisierungserfolg in Ihrem Unternehmen wird.

Pflichtenheft und Lastenheft Website Relaunch

Wenn Sie gerade einen Website Relaunch planen (Tipp: Nutzen Sie dazu unseren kompakten digitalen Guide) und die Umsetzung extern vergeben möchten, benötigen Sie ein paar wesentliche Bausteine in Ihrem Anforderungskatalog, damit Ihr Website Relaunch ein Erfolg wird.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, ein Pflichtenheft oder Lastenheft Website Relaunch gerichtet zu erstellen, achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Ihr Anforderungskatalog die richtigen Bausteine enthält.

In Ihrem Lastenheft oder Ihrem Anforderungskatalog (auch Backlog genannt, wenn Sie Ihre Website agil umsetzen lassen möchten, um mehr Flexibilität zu erhalten) sollten folgende Komponenten enthalten sein:

1. Die Definition Ihrer Zielgruppe (Persona).
2. Das Ziel, das Sie mit Ihrer Website erreichen möchten (Leads, Anfragen, Käufe, Bewerbungen).
3. SEO Keyword Strategie, damit Ihre Inhalte auch über Suchmaschinen organische gefunden werden.
4. Ihr Style Guide, damit das Design Ihrer Website dem Erscheinungsbild Ihres Unternehmens entspricht.
5. Das benötigte CMS (Content Management System) wie z.B. Drupal oder WordPress oder ein anderes CMS Ihrer Wahl.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie alle wichtigen Schritte berücksichtigen und richtig durchlaufen, von der Strategie, über die Konzeption, Umsetzung und Vermarktung Ihrer Website oder eines anderen digitalen Angebots, dann laden Sie sich gerne kostenlos unseren umfassenden Digital-Guide mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Erstellung und Nutzung von Strategien, Tools und Methoden herunter. Anleitung jetzt kostenlos herunterladen.

Außerdem bieten wir Ihnen ebenfalls kostenlos über folgenden Link weitere ausführliche Unterstützung, wenn Sie Ihre Website erstellen lassen möchten oder wenn Sie bereits vor der Umsetzung den Return on Investment Ihres Website Relaunchs ermitteln möchten:

Pflichtenheft Marketing: Möglich und sinnvoll?

Ein Pflichtenheft im Marketing kann nützlich sein, wenn es um die Optimierung Ihrer Website geht oder ggf. auch für die Umsetzung von Kampagnen.

Dennoch ist ein solcher Anforderungskatalog als Pflichtenheft Marketing eher unüblich, teilweise sogar eher kontraproduktiv (mehr dazu gleich).

Er beinhaltet in der Regel das Ziel Ihres Marketing-Projekts oder Ihrer Kampagne, sowie die genauen Komponenten, die Sie umsetzen lassen möchten. 

Konkret beschreiben Sie Ihr Ziel und Sie erhalten von Ihrem Umsetzungspartner oder von Ihrer Agentur den definierten Leistungsumfang.

Das Ziel kann sein, einen SEO-optimierten Blog aufzubauen, um mehr organischen Traffic zu generieren, einen Funnel aufzubauen, um Traffic in Leads, Anfragen und Kunden zu konvertieren, Kampagnen planen und umsetzen zu lassen, um damit Reichweite und Brand-Awareness zu erhöhen oder einfach, um Ihre Website zu erneuern.

Im Pflichtenheft für Marketing-Projekte erhalten Sie dann eine Aufstellung dessen, was für Sie erstellt wird.

Folgend ein Beispiel, was Sie für Ihr Marketing-Projekt erstellen (lassen) können:

• Erstellung einer Marketingstrategie (Persona, Angebot, Mitbewerberanalyse)
• Erstellung einer SEO-Strategie
• Erstellung eines Content-Plans
• Erstellung von 10 SEO Inhalten basierend auf Ihrem Content-Plan.
• Erstellung von 10 Facebook Ads
• Umsetzung einer Facebook Conversion Kampagne (mit Budget von 10.000 EUR)
• Funnel erstellen für die Konvertierung von Besuchern in Leads

Dies ist nur ein Beispiel, um Ihnen zu verdeutlichen, wie einen Leistungskatalog für ein Marketing-Projekt aussehen kann.

Bevor Sie ein Lastenheft und Pflichtenheft erstellen oder erstellen lassen, sollten Sie unbedingt Ihre Ziele, Ihre zugrunde liegende Strategie festlegen.

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Alles, was Sie in unseren Beiträgen erfahren, haben wir bereits in zahlreichen Projekten aufgebaut und in Projekten mit CxOs, Marketing Managern, Product Ownern und Digital-Verantwortlichen optimiert.

Wenn Sie mit Ihrem digitalen Projekt durchstarten wollen, ohne selbst die Methoden, Tools, Prozesse und Teams für eine erfolgreiche Entwicklung aufbauen zu müssen, und ganz gleich ob Sie sich in der Phase der Strategie, im Konzept, in der Umsetzung oder in der Vermarktung befinden, dann übernehmen wir gerne für Sie den Großteil der Arbeit und führen Sie partnerschaftlich durch den gesamten Prozess.

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