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Lastenheft erstellen – Lastenheft & Pflichtenheft sinnvoll definieren

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Lastenheft und Pflichtenheft: Alter Schuh oder noch immer relevant? Vielleicht planst du, ein digitales Projekt umzusetzen lassen, intern oder extern. Vielleicht fragst du dich, ob du ein Lastenheft erstellen oder ein Pflichtenheft erstellen solltest – oder ob das überhaupt nötig ist. Denn bestimmt möchtest du sicherstellen, dass du die Anforderungen so klar und präzise definierst, dass du in der Umsetzung auch genau das erhältst, was du benötigst.

In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, um eine Antwort auf genau diese Fragen zu finden.

 

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Lastenheft Definition

Ein Lastenheft für digitale Projekte ist ein zentrales Dokument, das die Grundlage für die Entwicklung eines Produkts, wie einer Software, einer App, einer Website oder jeglicher digitaler Anwendung, bildet. Es definiert klar und detailliert deine Ziele, die Probleme, die du gelöst haben möchtest, und vor allem die Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt.

Die Essenz dieser Lastenheft Definition lässt sich in der Aussage zusammenfassen, dass ein Lastenheft das I und das Was deines digitalen Produkts beschreibt. Es dient dazu, allen Beteiligten ein klares Verständnis davon zu vermitteln, welche Ziele verfolgt werden, welche Herausforderungen bewältigt werden sollen und welche Funktionalitäten und Spezifikationen das Endprodukt aufweisen soll.

In seiner Funktion als Anforderungskatalog listet das Lastenheft alle dir wichtigen Anforderungen auf, die zum aktuellen Zeitpunkt bekannt sind. Es bildet somit die Brücke zwischen deiner Vision und deren Umsetzung, indem es als Grundlage für die weitere Planung, die Erstellung eines Pflichtenhefts und letztendlich für die Entwicklung des digitalen Produkts dient.

Pflichtenheft Definition

Das Pflichtenheft ist ein detailliertes Dokument, das den Lieferumfang (auch Deliverables oder Scope genannt) festlegt, um die im Lastenheft definierten Funktionen und Anforderungen abzudecken.

Eine knackige Pflichtenheft Definition könnte lauten: Es konkretisiert, wie und mit welchen Mitteln die im Lastenheft beschriebenen Ziele erreicht werden sollen.

Im Kern beschreibt das Pflichtenheft somit die spezifischen Funktionen eines Produkts, die realisiert werden müssen, sowie die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen, die notwendig sind, damit das Produkt wie gewünscht funktioniert. Es dient als Brücke zwischen den im Lastenheft formulierten Anforderungen und der praktischen Umsetzung dieser Anforderungen in ein funktionierendes System oder Produkt.

Lastenheft, Pflichtenheft – Zusammenspiel und Probleme

Vielleicht fragst du dich nun “Lasternheft, Pflichtenheft – was ist sinnvoll, was brauche ich wirklich?“

Sicher haben beide Dokumente ihre Daseinsberechtigung, denn ihre Prinzipien dienen noch immer als Grundlage für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte.

Das gilt vor allem in der Entwicklung von Produkten, wo eher wenige Veränderungen stattfinden.

Doch wer heute starr und statisch plant, blendet die schnelle Veränderung in unserer Welt aus und wird schnell von der Flexibilität und Dynamik überrascht. Dann werden Projekte langsam, zu teuer und am Ende entsteht eine Website, App oder generell Software-Lösung, die nicht die gewünschten Ergebnisse liefert.

Die Zeiten, in denen Projekte stur mit einem Lastenheft und einem Pflichtenheft definiert und umgesetzt werden, sind vorbei – zumindest für erfolgreiche Digital-Projekte. 

 

Verändern sich während der Projektplanung Anforderungen oder kommen weitere Erkenntnisse über die Zielgruppe hinzu, dann müssen stets beide Dokumente überarbeitet werden.

Je tiefer du dich bereits in der Umsetzung nach diesem statischen Modell befinden, desto problematischer wird es, sinnvoll und planbar auf Veränderung zu reagieren. 

Natürlich gibt es eine zeitgemäße Alternative, die dir Sicherheit gibt, gut planen und zugleich mit Flexibilität auf Veränderungen reagieren zu können.

Die Scrum Methode für digitale Projekte bietet dir dazu Planungssicherheit, Transparenz und Flexibilität. Schauen wir uns diese agile Alternative genauer an.New call-to-action

Eine flexible Alternative zum klassischen Lastenheft und Pflichtenheft

Gute Planung ist wichtig. Und auch komplexe digitale Projekte können gut geplant sein und trotzdem flexibel auf Änderungen reagieren.

Denn wichtiger als eine detaillierte Planung ist die Möglichkeit, konstruktiv mit Veränderung umzugehen und ihr mit Flexibilität zu begegnen.

Diese Notwendigkeit wurde bereits vor vielen Jahren bekannt (und da drehte sich die Welt noch langsamer…), mit dem Ergebnis, dass die Scrum Methode als Framework eingeführt wurde.

Mit Scrum als Vorgehensmodell werden Planbarkeit und Flexibilität zu einem hohen Grad vereint.

In Scrum planst du Anforderungen an dein Produkt mit Use Cases, Epics und User Stories. Statt diese Anforderungen in ein starres Dokument zu packen, landen sie in einem priorisierbaren Product Backlog.

Statt auf einem gesamten Lastenheft ein umfassendes Pflichtenheft aufzubauen, werden zu den User Stories im Backlog Tasks vom Umsetzungsteam definiert, die jeweils wie kleine Pflichtenhefte gesehen werden können. Sie beinhalten Akzeptanzkriterien und beschreiben, wie die Anforderungspakete umgesetzt werden soll und was entsteht (Deliverables).

Die Umsetzung erfolgt in 1- bis 4-wöchigen Sprints (das sind zeitliche Entwicklungs-Intervalle, die recht individuell festgelegt werden können) und so planst du je nach Priorität in kleinen Intervallen. Nach jedem Sprint erhältst du ein Ergebnis, dass du direkt im Team oder sogar schon mit deiner Zielgruppe testen und somit noch in der Planung des nächsten Sprints auf Veränderungen und Feedback reagieren kannst.

Das passiert, indem Anforderungen im Backlog angepasst, neu erstellt und neu priorisiert werden.

Im Video erklären wir diese Schritte nochmals genau:

 

 

Tipp:

Wenn du ein digitales Produkt entwickeln möchtest und neben Scrum zahlreiche weitere bewährte Tools, Strategie und Methoden für eine erfolgreiche Konzeption, Umsetzung und Vermarktung von Websites, Apps oder digitalen Lösungen suchst, lade dir gerne kostenlos unsere umfassende Anleitung herunter.

Inhalt Lastenheft sinnvoll gestaltet

Wenn du aus sinnvollen Gründen dennoch ein Lastenheft erstellen möchtest (oder eine erste Version, die technische Voraussetzungen und grundlegende Anforderungen umfasst, die auch während der Entwicklung aus rechtlichen oder technischen Gründen nicht verändert werden sollten), zeigen wir dir hiermit ein Vorgehen, um ein Lastenheft schreiben zu können, das nicht nur “Papier produziert”, sondern den Weg für eine erfolgreiche Umsetzung bereitet.

Wenn du ein digitales Produkt wie eine Website, eine App oder eine individuelle Softwarelösung entwickeln lassen möchtest, solltest du folgende Themen in einem groben Lastenheft umschreiben, um das Gespräch mit einem kompetenten Digitalpartner weiter zu vertiefen:

    1. Projektübersicht und Ziele: Was möchtest du mit deinem Projekt erreichen? Eine schöne Website entwickeln zu lassen ist dabei kein Ziel, sondern vielmehr, dass du dadurch mehr Leads, Anfragen und Kunden generieren möchtest – du möchtest also in dem Fall deine Website als Teil deines Funnels optimieren oder erstellen. Mehr dazu: Was ist ein Funnel? Wichtige Funnel Steps, Conversion Beispiele & Funnel KPIs
    2. Zielgruppe: Definition der Zielgruppe(n), einschließlich deren Bedürfnisse. Wie du genau verstehst, was deine Zielgruppe sehen, lesen und hören will, erfährst du hier: KI + Microtests: Erfolgreiche Digitalprojekte mit SYSTEM
    3. Problembeschreibung: Detaillierte Darstellung der Probleme oder Herausforderungen, die das Projekt für dich und dein Unternehmen und die Zielgruppe lösen soll.
    4. Anforderungen an das Produkt:
      1. Funktionale Anforderungen: Was das Produkt tun soll, einschließlich aller (bekannten) notwendigen Funktionen und Features. Achtung: Hier empfehlen wir, eben nicht zu detailliert und ausschweifend alle vorzubereiten, was im weiteren Projektverlauf Veränderungen oder Erkenntnissen zum Opfer fallen würde. Schildere vielmehr ganz grob die Themenbereiche, die im Projekt abgedeckt werden sollen.
      2. Nicht-funktionale Anforderungen: Leistungsstandards wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Geschwindigkeit, Compliance-Standards und technische Qualitätsstandards.
    5. Technologische Anforderungen: Während im Lastenheft bereits spezifische Technologien, Plattformen oder Frameworks als (neue) Grundlage für das Projekt aufgezählt werden, kommt es nicht selten bereits nach einem ersten Strategiegespräch mit entsprechenden Dienstleistern zu Änderungen. Nutze also das Know-how deines Ansprechpartners und evaluiere, welche Technologien bestehen bleiben, welche integriert werden müssen und welche für euer Projekt irrelevant sind.
    6. Design- und Benutzererfahrung: Hier genügen grundlegende Designprinzipien und -richtlinien, einschließlich der Erwartungen an das Look-and-Feel des Produkts / der Website / der App. Details zur Benutzerführung und -interaktion kannst du ruhig im weiteren Verlauf mit deinem Digitalpartner erarbeiten.
    7. Daten und Integrationen: Anforderungen an die Datenverwaltung und -speicherung, einschließlich Integrationen mit bestehenden Systemen und Datenmigration, helfen deinem Ansprechpartner, die benötigten Skills für dein Projekt frühzeitig bereitzustellen.
    8. Projektzeitplan und Meilensteine: Ein vorläufiger Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen und Deadlines kann sinnvoll sein, wenn dein Projekt bekannten Deadlines unterliegt.
    9. Budgetrahmen: Eine Übersicht über das verfügbare Budget und eventuelle finanzielle Restriktionen hilft deinem Dienstleister, deinen Budgetplänen zuzuarbeiten.
    10. Kommunikationspläne und Ansprechpartner: Angaben darüber, wie die Kommunikation während des Projekts ablaufen soll, einschließlich der Hauptansprechpartner. Oft bist du als Product Owner tätig, mehr dazu hier: 8 Product Owner Skills für dein Projekt

Mit diesem Anhaltspunkten ist es möglich, eine solide weitere Planung mit einem erfahrenen Dienstleister anzugehen.

Wir empfehlen dir, unbedingt mit der Strategie zu starten, noch bevor du überhaupt über Anforderungen, Technologien oder gar Designs nachdenkst. Mehr dazu hier: Digitalisierungsstrategie – Digitale Strategie erstellen (Roadmap & Templates)

Inhalt Pflichtenheft – so geht’s

Der Pflichtenheft-Inhalt definiert das, was nach der Umsetzung geliefert werden soll. Es sind Features, Komponenten und Rahmenbedingungen, die eingehalten werden sollen. 

Wenn du ein vollständiges und klar verständliches Lastenheft erstellt hast, dann kann zu jeder Anforderung das jeweilige Deliverable im Pflichtenheft definiert werden. Wenn du es korrekt angehen möchtest, greifst du im Pflichtenheft jede Anforderung aus dem Lastenheft auf und definierst dazu Funktionen, Komponenten, Module und Rahmenbedingungen, um diese Anforderung zu erfüllen. 

Der gleiche Mechanismus wird angewendet, wenn du dein Produkt durch agiles Projektmanagement entwickeln lässt.

Der große Unterschied ist jedoch, dass das Mapping von Anforderungen auf Deliverables nicht über einen sehr großen und somit oft unüberschaubaren Planungshorizont geschieht, sondern für einen Sprint, der 1 bis 2 Wochen dauert und aus dessen Ergebnissen kontinuierliche Verbesserungen abgeleitet werden können.

Solltest du also sicher sein, dass die definierten Anforderungen auch über den gesamten geplanten Umsetzungszeitraum unverändert bleiben, dann kannst du im Pflichtenheft zu jeder Anforderung den Leistungsumfang definieren und diesen Leistungsumfang umsetzen lassen.

Wenn dann allerdings Veränderungen nötig werden, hast du einen Change zu managen. Du musst prüfen, wie sich die Veränderungen auf den geplanten Umfang, auf die restlichen Anforderungen, das Budget und die Timeline auswirken. 

 

Pflichtenheft App-Entwicklung und Lastenheft App-Entwicklung

Achtung: Wenn du eine App entwickeln lassen möchtest, ist unsere klare Empfehlung, mit der Strategie für die App-Entwicklung zu starten. 

Diese Empfehlung baut auf der Erfahrung auf, dass leider viel zu viele Apps am tatsächlichen Bedarf der Zielgruppe vorbei entwickelt werden und somit nicht erfolgreich eingeführt werden können, weder bei Kunden noch bei Mitarbeitern.

Selbst wenn du detaillierte Anforderungen definierst, selbst wenn du ein Lastenheft für die App-Entwicklung erstellt hast und selbst wenn dann auch noch die Umsetzung nach Plan verläuft (ohne große Veränderungen), selbst wenn das alles reibungslos funktioniert hat, ist deine App nicht erfolgreich, wenn deine Nutzer keinen Mehrwert erkennen.

Worauf es also bei der Planung einer erfolgreichen App zu achten gilt, erfährst du hier im Video:

 

Wir haben für dich einen Guide mit 10 wesentlichen Schritten erfolgreicher App-Entwicklung erstellt.

 

Pflichtenheft und Lastenheft Website Relaunch

Wenn du gerade einen Website Relaunch planst (Tipp: Nutze dazu unseren kompakten digitalen Guide) und die Umsetzung extern vergeben möchtest, benötigst du ein paar wesentliche Bausteine in deinem Anforderungskatalog, damit dein Website Relaunch zum Erfolg wird.

Im Lastenheft oder Anforderungskatalog (auch Backlog genannt, wenn du deine Website agil umsetzen lässt, um mehr Flexibilität zu erhalten) sollten zusätzlich noch folgende Komponenten enthalten sein:

  1. Die detaillierte Definition deiner Zielgruppe (Persona).
  2. Alle Ziele, die du mit deiner Website erreichen möchtest (Leads, Anfragen, Käufe, Bewerbungen).
  3. SEO Keyword Strategie, damit deine Inhalte auch über Suchmaschinen organische gefunden werden. Mehr dazu hier: Keyword Recherche leicht gemacht – Keywords finden

 

Ganz gleich, ob du einen Website Relaunch planst oder deine Website optimieren möchtest, empfehlen wir dir, unsere Erfolgsformel KI + Microtests anzuwenden:

 

 

Wenn du sicherstellen willst, dass du alle wichtigen Schritte berücksichtigt hast – von der Strategie, über die Konzeption, Umsetzung und Vermarktung deiner Website oder eines anderen digitalen Angebots – dann lade dir gerne kostenlos unseren umfassenden Digital-Guide mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Erstellung und Nutzung von Strategien, Tools und Methoden herunter: Anleitung jetzt kostenlos herunterladen.

 

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