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Kurz vorgestellt: 10 Ideen für Ihr Intranet-Dashboard

18.12.2018 - 13:50 von Linda Klotz

Sowohl kleine als auch größere Intranetsysteme nutzen meist die Startseite oder eine andere schnell erreichbare Seite, um dem User einen Überblick über aktuelle Themen zu geben oder um Schnellzugriffe auf bestimmte Funktionen zu ermöglichen. Solch eine Seite ist meist in Form eines Dashboards aufgebaut und besteht aus unterschiedlichen Blöcken, sogenannten Portlets oder Widgets, die Informationen und Funktionen aus verschiedenen Bereichen des Intranets enthalten.

Der Begriff Dashboard wird primär als Überblicksoberfläche im Bereich Controlling verwendet. Oft ist es eine einzelne Seite, auf der die Informationen schnell und einfach erfasst werden können. Angezeigt werden hier meist grafische Auswertungen des aktuellen Stands im Unternehmen (Finanzen, Anfragen, Projektverlauf etc.). Auch vergangene Daten und Fakten können dort aufgelistet werden. Von einem Dashboard können aber auch Mitarbeiter außerhalb des Controllings profitieren.
Dashboards können sehr unterschiedlich aufgebaut sein, da sie individuell auf das jeweilige Intranet zugeschnitten sind.

In diesem Blogpost möchte ich 10 Portlets vorstellen, mit denen das Dashboard den Arbeitsalltag deutlich erleichtern kann. Diese sind sehr unspezifisch gehalten, was den späteren User betrifft. Sie unterstützen jeden Mitarbeiter in seiner Arbeit, sei es ein Projektmanager, Mitarbeiter in der Verwaltung, Entwickler, etc.

Nun zur Vorstellung der 10 Dashboard Widgets:


Kalender

Zunächst ist es oft hilfreich, wenn man schnell und einfach Zugriff auf einen Kalender hat, in dem man bestimmte Daten nachschlagen kann. Auch eine Möglichkeit zum schnellen Eintragen eines Termins über einen zusätzlichen Button ist praktisch.


Nächste Termine

Ein Überblick über kommende Termine ist von vielen gern gesehen. Chronologisch geordnet kann man hier neben persönlichen Terminen auch Firmenevents, Geburtstage von Kollegen, Kundentermine usw. anzeigen lassen. Bei vielen verschiedenen Termintypen kann man noch eine optische Unterscheidung einbauen, was einen prima Überblick schafft.


Neueste Forenbeiträge

Bei einem existierenden Forum wird empfohlen, dessen neueste Ereignisse darzustellen. So werden die Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten und die Aktivität im Forum schläft nicht ein.


Intranet-Content-Suche

Ein Klassiker, der in Intranetsystemen nicht fehlen darf, ist die Suchfunktion. Auch diese, eventuell mit Livevorschau der Suchergebnisse, kann auf dem Dashboard Platz finden.


Social Media Stream

Wer Wert auf eine hohe Präsenz auf Social Media Plattformen legt, profitiert davon, wenn er auch seine Mitarbeiter auf dem Laufenden hält. Hierzu ist es nicht nötig, die Mitarbeiter auf die einzelnen Plattformen zu schicken. Mithilfe eines Social Media Stream als Plugin können alle Mitarbeiter schnell und einfach informiert werden. Eine toller Stream, der mehrere Plattformen vereint, ist auf www.neosmart-stream.de zu finden.


Meine Bookmarks

Eine praktische Funktion, die man in sein Intranet einbauen kann, ist das Bookmarking von Inhalten. Sei es das Markieren von Inhalten, die man später noch lesen möchte oder das Speichern von Inhalten, auf die man öfter zugreifen muss. Bookmarks verhindern, dass man nach häufig benötigten Inhalten immer wieder neu suchen muss.


Telefonbuch/Kontaktsuche

Wenn das Intranet über ein Telefonbuch oder ein Kontaktbuch ganz allgemein verfügt, kann man bestimmte Inhalte daraus auch auf dem Dashboard anzeigen. Seien es die markierten Kontakte oder sogar eine (zusätzliche) Suchfunktion, die per Ajax sofort den entsprechenden Kontakt anzeigt. Ein weiteres nice-to-have wäre natürlich, wenn es für den User konfigurabel bleibt, welche Kontaktdaten angezeigt werden (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift usw.), denn nicht jeder braucht regelmäßig alle Daten.


„Heartbeat“

Beginnend mit dem neuesten Eintrag werden in einem „Heartbeat“ alle (oder eben vorher definierte) neue Aktivitäten angezeigt. Sobald jemand z. B. einen neuen Blogbeitrag verfasst hat, irgendwo ein neuer Kommentar hinzugefügt wurde oder jemand eine Frage im Forum erstellt hat, erscheint diese Aktivität in der Liste im Heartbeat. So kann jeder sehen, was gerade aktuell im Intranet passiert.


Letzte Newsmeldungen

Zwar können in einem Heartbeat auch neueste Newsmeldungen (wichtige Firmennews o.ä.) aufgelistet werden, allerdings wird in einem extra Block dafür die Neuigkeiten hervorgehoben und nicht die Aktivität, dass diese Neuigkeit erstellt wurde. Somit bekommen gerade wichtige Neuigkeiten nochmal Gewichtung und gehen nicht in einer Liste an Aktivitäten unter.


Notizen

Eine Funktion, die technisch eventuell etwas aufwendiger sein könnte, wäre das Notizen-Widget. Ich stelle es mir ähnlich wie „Post-its“ vor. Es gibt einen Block oder Button „Neue Notiz hinzufügen“ und sofort kann man, ohne, dass die Seite neu laden muss, lostippen und meinen „Notizzettel“ später auf meinem Dashboard verschieben.

 

Fazit

Dies waren nur 10 Ideen, die man auf seinem Dashboard umsetzen kann. Natürlich gibt es aber noch andere tolle Features für verschiedene Arbeitsbereiche. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Im Hinterkopf sollte man allerdings immer den Nutzen haben. Bringt es dem User etwas? Hat mein Mitarbeiter dadurch Vorteile? Ein Dashboard kann schnell (zu) voll werden, sodass der eigentliche Sinn - einen Überblick zu gewinnen - plötzlich nicht mehr gegeben ist.

Ein großer Benefit für den User ist es, wenn er sich sein Dashboard selbst gestalten kann. Er kann sich die vorgegebenen Portlets/Widgets nach seiner eigenen Priorität anordnen, kann neue Widgets hinzufügen und unwichtige entfernen und sich so sein eigenes Dashboard erstellen.

 

 

 

Checklistensammlung für detaillierte Anforderungen in Intranetprojekten

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