Remote Unternehmen aufbauen & erfolgreich führen – mit Niklas Dorn

    Niklas Dorn

    In dieser Episode haben wir Niklas Dorn zu Gast.
    Niklas ist der Co-Founder und CEO von Filestage. Filestage macht es Unternehmen wie LG, NBC und Lufthansa leichter, Prozesse und Workflows rund um Review & Freigabe von digitalen Inhalten so effizient wie möglich zu managen.
    Niklas und Daniel haben darüber gesprochen, was bei einer Transition hin zu einer erfolgreichen Remote Organisation zu beachten ist. CEO Niklas gibt in seine Erfahrung Einblicke, auf welche entscheidenden Faktoren und Bausteine er ein besonderes Augenmerk legt. Viel Spaß beim Hören!

    In dieser Episode haben wir Niklas Dorn zu Gast. Niklas ist der Co-Founder und CEO von Filestage. Filestage hilft Unternehmen wie LG, NBC und Lufthansa dabei Prozesse und Workflows rund um das reviewen und freigeben von digitalen Inhalten zu kreieren und effektiv zu managen. Niklas und Daniel haben darüber gesprochen was es benötigt um eine Transistion hin zu einer erfolgreichen Remote Organisation zu gestalten, und was die entscheidenden Faktoren und Bausteine sind.

    In den letzten Monaten haben viele Unternehmen einen drastischen Wandel und Schub hin zur digitalen Transformation erlebt, wenn auch weitestgehend unvorhergesehen. Der Unternehmer Niklas Dorn von Filestage hat zusammen mit seinen Co-Foundern den Weg hin zu einem vollständig remote operierenden Organisation schon vor über 5 Jahren eingeschlagen. Niklas und Daniel haben sich darüber unterhalten, was den Wandel in einer Unternehmensstruktur vorantreibt.Ein Remote Unternehmenskonzept zu haben – das ist die eine Sache.
    Ein erfolgreich agierendes Remote Unternehmen zu führen –  nochmal eine ganz andere!Über die wichtigsten Grundpfeiler und Erfolgsfaktoren, sowie mögliche Fallstricke und Problemstellungen, berichtet Niklas sehr praxisbezogen und persönlich. Vom Onboarding zum Training neuer Kollegen/innen, hin zur Bedeutung der Dokumentation, klar definierter Workflows und Prozesse, bis zum Zwischenmenschlichen und der gelebten Kultur, erhalten unsere Zuhörer spannenden Einblicke.Fragen und Punkte, die in dieser Episode besprochen wurden:

    • Wie kam es zu der Entscheidung, auf Remote Mitarbeiter zurückzugreifen?
    • Was hat der Wandel hin zu Remote Unternehmen ausgelöst?
    • Welche Bedeutung haben die Dokumentation, Prozesse und Workflows?
    • Warum ist Transparenz und Klarheit so wichtig?
    • Was sind messbare Vorteile bei einem Remote operierenden Unternehmen?
    • Welche Tools sind wichtig und wie werden diese eingesetzt?
    • Wie etabliert man eine Remote Unternehmenskultur?

    Listen to the episode below:

    EXCERPTS YOU MIGHT WANT TO JUMP IN

    Wie kann ich kontrollieren, dass meine Mitarbeiter zuhause oder im Remote Team nicht faul sind oder Arbeit vermeiden? [10:55]

    Die Krise als aktuelle Chance sehen und das Momentum nutzen [13:06]

    Ein großer Wert ist, dass die Leute Ownership nehmen, sich verantwortlich fühlen für Dinge und wir gerne diese Ownership auch geben. [14:17]

    Was sind die Werte in meinem Unternehmen? Wie lebe ich diese Werte? [18:26]

    Idioten Aufgaben und schlechte Prozesse [18:36]

    Produktivitätsvorteile im Remote Arbeitsverhältnissen [21:10]

    Erfolgsfaktoren Werte, Workflows und Tools [24:31]

    Die Notwendigkeit Klarheit zu haben und Entscheidungen zu treffen und zu kommunizieren [30:08]

    Entscheidungswege, Wertschätzung, Offenheit, Transparenz [33:00]

    Die Bedeutung von Meeting Strukturen  [36:02]

    Mitarbeiterführung und zwischenmenschliches muss bewusst Raum geschaffen werden [39:10]

    rBasics in der täglichen Remote Kommunikation und Arbeit  [43:33]

    Wie kann man remote Zusammenarbeit langfristig erfolgreich gestalten [46:30]

     

    Links und Hinweise:

    Besuche gern das LinkedIn Profil von Niklas Dorn

    Erfahre mehr über Filestage und das Unternehmen

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    DANI GUAPER

    Hallo, lieber Niklas, herzlich willkommen hier bei Virtual Frontier auch an unsere Zuhörer zu unserer neuen Episode hier bei Virtual Frontier. Wir wollen uns heute ein bisschen über das Thema unterhalten wie eine Remote oder wie ein Remote Unternehmen aufgebaut und auch erfolgreich geführt werden kann. Niklas ist Co-Founder und CEO bei dem Unternehmen Filestage aus Stuttgart. Filestage macht eine Web-Applikationen, was sich hauptsächlich mit dem teilen, reviewen und dem Freigabeprozess von digitalen Content beschäftigt und diesen super, easy und sicher gestaltet. Wo man bisher noch als Unternehmen ineffizient und mühsam Kundendaten hin und hergeschoben hat und Prozesse freigeben musste mit großem E-Mail Ping-Pong kommt Filestage zum Zug und ermöglicht, dass man an einem Ort online und sicher Workflows und Freigabeprozesse gestalten kann. Ich finde, das ist ein Super Tool, gerade für Unternehmen, die in der aktuellen Zeit produktiv und effizient arbeiten wollen. Niklas, zu euren Kunden gehören aber auch Großunternehmen wie LG, NBC und Lufthansa und Sixt und andere große Big Player. Euer Unternehmen sitzt in Stuttgart und ihr arbeitet jetzt schon seit fünf Jahren oder sogar ein bisschen mehr voll Remote mit Mitarbeitern auf dem ganzen Globus verteilt. Erzähl doch einfach mal ein bisschen von dir wo die Geschichte von Filestage interessiert mich natürlich auch sehr und wie das Ganze so entstanden ist.

    NIKLAS DORN

    Ja, super gerne. Genau. Wir haben also Hintergrund ist, ich komm selber aus Marketing bzw. unser Team hat, hat viel Erfahrung im Werbebereich und wie du auch schon gesagt hattest, wir selber haben damals immer das Problem gehabt. Wie können wir eigentlich Inhalte mit unseren Agenturen abstimmen? Wie können wir das mit anderen Abteilungen abstimmen? Wie können wir Stakeholder mit einbeziehen, wenn wir Inhalte produzieren? Und typischerweise war es dann halt so wenn Du ein Video oder eine Broschüre oder irgendwas in die Richtung, angefangen hast zu produzieren bist du so rux flux in so einem Email Ping-Pong eigentlich gelandet. Das war einfach der super Stress. Am Ende weiß keiner mehr wer hat wann wie was gesagt? Was ist jetzt der Status meines Content? Ist er jetzt freigegeben? Wann können wir denn damit rechnen, dass wir publizieren können? Und so hat es damit angefangen. Wir haben gesagt, es kann nicht sein, dass es dafür nicht eine einfache Online Lösung gibt, um gemeinsam Inhalte freizugeben, zu besprechen. Das war der Startschuss, und so haben wir damals das Unternehmen Filestage gegründet. Das ist, wie du gesagt hast, ein paar Jährchen her und sind dann nach ein, zwei Jahren eigentlich Arbeit im Team im Büro zusammen sind wir irgendwann rüber gegangen auf Remote. Das war so, wie wir das Unternehmen jetzt führen. Wir haben da zunächst angefangen, die Entwicklung komplett remote aufzubauen. Das heißt es einfach unsere Entwickler an anderen Orten zusammengearbeitet haben, gesessen haben. Und jetzt seit drei Jahren ist es eben so, dass unser Unternehmen komplett remote ist. Das heißt wirklich das komplette Team, den ganzen 20 Leute verteilt, arbeiten genau.

    DANI GUAPER

    Wie kam es damals überhaupt zu der Entscheidung zu sagen, dass ihr auf remote Mitarbeiter zurückgreift oder euch aus dem Stuttgarter Raum raus bewegt, was die Mitarbeitersuche angeht.

    NIKLAS DORN

    Also ich glaube, es ist der eine Grund, warum viele andere Unternehmen angefangen haben. Ganz ursprünglich war es mal so, wir haben versucht, das Unternehmen hoch zu skalieren, mehr Leute einzustellen. Und das erste Problem, woran wir gelaufen sind, ist im Prinzip, dass wir keine Entwickler gefunden haben im Raum Stuttgart. Wir haben da wirklich super viele Leute auch angeschrieben, hatten auch irgendwie sehr viel Response, aber haben einfach keine guten Leute gefunden für unser Startup, und haben dann gesagt Okay, dann müssen wir andere Wege gehen. Wir haben das ganze Ding dann eben remote online ausgeschrieben und hatten innerhalb von einer Woche über 200 Bewerbungen für so eine Entwickler Position. Und das war so ein bisschen der Aha Moment für uns, um zu sagen, Okay, das Recruiting Problem haben wir auf jeden Fall gelöst. Mit der Zeit haben wir dann gemerkt Naja, da kommen noch eine ganze Menge weiterer Vorteile dazu, also das Personal Thema war natürlich riesengroß am Anfang. Und dann haben wir auch gemerkt, dass man einfach einen ganz anderen Schlag Menschen findet. Also einfach Leute, die viel Erfahrung mitbringen, die vielleicht auch im Corporate Umfeld gearbeitet haben, aber auch Startup Erfahrungen haben und die dann einfach sagen Ich brauche jetzt mehr Flexibilität. Ich will vielleicht jetzt nicht mehr in der riesigen Stadt wohnen, sondern irgendwo auf dem Land, will aber trotzdem einen guten Job machen. Und solche Leute findest du dann auf einmal für dein Unternehmen, und die bringen natürlich das Unternehmen total voran. Und das war eben so ein großer Aha Moment, würde ich sagen.

    DANI GUAPER

    Wie war das für euch so, als sie dann aus dieser…. Vielleicht kannst du es noch mal beschreiben, wie ihr so aus der Suche heraus gekommen sei und auf einmal im Überfluss an Bewerbungen oder im Überfluss an Bewerbungen gehabt hat. Was hat das bei euch im Unternehmen ausgelöst?

    NIKLAS DORN

    Ich glaube, da merkst du dann ganz schnell, also bei den Bewerbungen merkst du sehr schnell Ok. Ist ein Bewerbungsprozess wirklich gut? Ist der darauf ausgelegt, so viele Leute einfach auch zu screenen und irgendwie Interviews zu machen. Das heißt, das war dann so das Erste, was er dann relativ schnell verbessert haben. Uns einfach ein Prozess zu überlegen, wie können wir systematisch rekrutieren und den Bewerbungsprozess steuern bis hin zum Onboarding? Wie machst du eigentlich so ein Onboarding, wenn ein Mitarbeiter gar nicht bei dir im Büro sind? Wie musste das aufbauen? Die Erfahrungen, die wir gemacht haben, das Spannende ist, am Ende ist es eigentlich, wie soll man sagen, wie so eine Art Brandbeschleuniger, dass du, das sich dazu zwingt, möglichst schnell deine Prozesse auf Vordermann zu bringen. Also alles, was Du im normalen Unternehmen was mal zwischen Tür und Angel besprichst, was du vielleicht eine Teeküche kurz irgendwie ausgleichst oder was, oder was du im persönlichen Gespräch schnell klären kannst. Das hast du halt im remote Team nicht. Das heißt es ganz ganz wichtig, dass die Informationen transparent da sind, dass die Prozesse klar sind, dass die Informationen für alle verfügbar sind und dass man irgendwie weiß, wie Abläufe funktionieren.

    NIKLAS DORN

    Ebenso ein Onboarding Thema funktioniert halt nicht, wenn du nicht den klaren Ablauf definiert hast vorher. Und wir arbeiten da ganz stark mit so einem Checklisten Prinzip. Wir haben dann auch ein Buddy bei uns im Team, der dann damit reingeht, und den neuen Mitarbeiter dann auch coacht, in Videokonferenzen. Aber ja, es zwingt dich, einfach ganz stark strukturiert zu arbeiten und in Prozessen zu denken.

    DANI GUAPER

    Richtig. Ich möchte nur mal ganz kurzen Schritt zurückgehen und komme auf jeden Fall später nochmal ganz genau in diesen Bereich rein, was die technischen Voraussetzungen und auch die Rahmenbedingungen sind wenn man im Remote und mit Remote Teams arbeiten möchte. Ich habe gerade in der Vorbereitung gesehen, dass ihr auch jetzt in der aktuellen Entwicklung mit Corona etcetera. Pro Bono für Support für Unternehmen anbietet die im Endeffekt zwangsweise in Remote gestoßen wurden in den letzten Wochen und Monaten. Auch bei Bright Solutions und Flash Hub haben wir diesen Service für Unternehmen bereitgestellt. Möchtest du da vielleicht mal kurz wenn Du Erfahrungen hast, was dazu erzählen, wie das gelaufen ist für euch, was sie für Erfahrungen gemacht und wo, wo ihr, was ihr vielleicht gelernt, wo ihr drauf gestoßen seit? Was berichten Unternehmer?

    NIKLAS DORN

    Ja, sehr, sehr gerne. Ich glaube, das war auch das, wie wir ursprünglich mal in Kontakt gekommen sind, in den letzten Wochen, uns gegenseitig quasi auch als Unternehmen kennengelernt haben. Für uns war es irgendwie so eine Selbstverständlichkeit, wenn du drei Jahre remote^ arbeitest. Du weißt einfach, wie die Sachen laufen. Es war von daher sage ich jetzt mal durch Corona keine kleine Umstellung im Sinne von den Prozessen. Für uns war das irgendwie genau wie vorher. Gleichzeitig haben wir natürlich mitbekommen, einfach von unseren Kunden, von den ganzen Gesprächen da draußen, dass ganz viele Unternehmen auf einmal schon so diese große Herausforderung sehen. Okay. Wie kann ich jetzt innerhalb von einer Woche im Prinzip auf Homeoffice und Remote Arbeit umstellen? Ist ja auch etwas, was wir nicht in einer Woche irgendwie durchgezogen haben, sondern wo wir uns auch länger mit beschäftigt haben. Und wir haben dann gesagt Okay, wie können wir denn die Erfahrungen, die wir da gesammelt haben, wie können wir die jetzt eigentlich möglichst schnell zur Verfügung stellen? Wie können wir anderen Unternehmen helfen? Wie können wir anderen anderen Personen helfen aus dem Netzwerk. Und haben dann einfach innerhalb von von einem Tag gesagt Okay, wir fangen mal an mit so Q&A Sessions improvisierte Webinare im Prinzip. Das haben wir so die erste Woche gemacht, hatten direkt super viel Resonanz von Leuten, die reingekommen sind, die Fragen gestellt haben. Alles Mögliche von eben, wie machst Du ein Onboarding. Wie kümmerst du Dich.., wie machst du eine Meetingstruktur im Remote Team. Wie baust Du Deine Prozesse auf, welche Tools benutzt du also ganz, ganz viele Fragen kamen da, die wir dann in diesen Webinaren beantwortet haben. Haben die Sachen dann im Nachgang auch noch über Blogbeiträge zur Verfügung gestellt und sind jetzt dazu übergegangen im Endeffekt, Inhalte systematisch ein bisschen  zu produzieren und zu teilen, immer aus Fragen heraus, die man einfach hat, wenn man ein Remote Team aufbaut. Also eine Frage, die ich letzte Woche irgendwie sehr spannend war, die auch irgendwie von mehreren Leuten kam. Was kann ich denn zum Beispiel machen das meine Mitarbeiter oder wie kann ich kontrollieren, dass meine Mitarbeiter zuhause oder im Remote Team nicht faul sind oder Arbeit vermeiden? Das fand ich super spannend. Solche Fragen kommen dann, die beschäftigen einen am Anfang. Abgekürzt gesagt Es wird eigentlich nicht passieren, dass jemand zu Hause faul ist. Wenn er motiviert ist, kann man sich dann online ein bisschen genauer anschauen. Also solche Fragestellungen beantworten wir inzwischen. Wir machen ganz viel über LinkedIn. Und es ist weiterhin so, wenn Unternehmen Fragen haben, wenn Teams Fragen haben, dann können wir einfach kostenlos zu uns kommen. Und wir nehmen uns Zeit und teilen unsere Erfahrung genau.

    DANI GUAPER

    Ich denke, es ist auch ganz wichtig, in der aktuellen Situation auch als Unternehmen über den Tellerrand hinauszuschauen und zu sagen, abgesehen vom Umsatz und vom Bestehen des Unternehmens. Wie können wir kooperieren? Wie können wir anderen Unternehmen weiterhelfen, damit im Endeffekt diese Transition in den digitalen Prozess einfacher funktioniert in die digitale Welt. Wie Du das schon angesprochen hast ist das bestimmt keine Sache, die ich von heute auf morgen passiert. Und eine Remote Kultur entsteht eben auch über die Zeit, über die Jahre, vielleicht sogar. Und da möchte ich mir mit dir auch gerne die Zeit nehmen, um mich mal über die Erfolgsfaktoren für den Aufbau so eines Remote Unternehmens zu unterhalten. Wir haben ganz kurz am Anfang schon gesprochen. Was waren die Gründe für euch die Unternehmens- und Arbeitsform soweit umzustellen und warum wir euch dafür entschieden habt, Fachkräftemangel in Stuttgart war ein Thema. Was hat da vielleicht noch mit rein gespielt?

    NIKLAS DORN

    Vielleicht das was Du gerade gesagt hast, finde ich super spannend. Also am Ende, ich glaube, man muss auch sehen Ganz viele Unternehmen sind jetzt irgendwie ins kalte Wasser geworfen worden, so weil die Umstellung einfach da ist. Man muss es jetzt auf einmal machen. Ich glaube, viele, viele Mitarbeiter, gerade oder auch Führungskräfte, hatten vorher schon Interesse, das Thema irgendwie anzugehen, und haben gesagt Eigentlich ist es ja sinnvoll, digitaler zu arbeiten und Remote zu arbeiten und den Leuten irgendwie mehr Flexibilität zu geben. Und ich glaube, was man jetzt merkt, dass das dann einmal alles, was vorher so als das geht nicht, das funktioniert, nicht abgetan wurde, ist halt innerhalb von einer Woche sag ich mal so komplett 180 Grad gedreht worden und auf einmal geht es halt. Und ich finde, das ist halt spannend. Ich sehe da eine Riesenchance für Unternehmen, die sich jetzt damit beschäftigt haben, dieses Momentum auch zu nutzen und die Möglichkeiten, die man jetzt eigentlich so mal so kennengelernt hat, die weiter zu verfolgen. Ich kann mir sehr, sehr gut vorstellen für viele Unternehmen ist es unglaublich hilfreich ist, jetzt systematisch einfach mit dieser Remote Brille Prozesse anzuschauen, zu überlegen, wie man Mitarbeiter führen möchte und es einfach auf ein neues Level zu heben. Und zurück zu deiner Frage. Also für uns neben diesem Recruiting Thema, das zweite Thema, muss ich sagen. Man hat natürlich, man findet einfach irgendwie Leute, die ganz anders arbeiten bzw. wenn man sich remote aufstellt, erfordert das eine andere Arbeitsweise, die uns sehr liegt als Unternehmen, also Teil unserer Werte ist. Ein großer Wert ist, dass die Leute Ownership nehmen, sich verantwortlich fühlen für Dinge und wir gerne diese Ownership auch geben. Wir glauben nicht daran, dass man irgendwie jetzt Mitarbeiter Micro managen muss. Sonder wir glauben halt dran das  man gemeinsam sagt, sodass es das Ziel ist, das ist die Vision. Das ist das Große warum machen wir das? Und Remote, dir dann die Möglichkeit gibt als Mitarbeiter Wenn du da Lust drauf hast, dich wirklich selber auszuleben und mehr Ownership zu leben, eigenverantwortlicher zu arbeiten. Und das ist finde ich etwas, was für jeden einzelnen Mitarbeiter, glaube ich, dem das liegt eine tolle Erfahrung ist, das man selber eigenverantwortlich in seinem Bereich arbeiten kann, auch Entscheidungen treffen kann, das man das Vertrauen von einem Unternehmen kriegt. Am Ende ist es so Ich kann jetzt nicht die Arbeitszeit kontrollieren oder wieviel du dann am Arbeitsplatz machst oder ob du nebenbei irgendwie die Wäsche machst. Keine Ahnung, dass ist uns als Unternehmen auch egal. Aber ich weiß halt auf der anderen Seite jemand, der in der Umgebung so arbeiten möchte, der es in der Regel viel produktiver.

    NIKLAS DORN

    Und das ist was, was wir als Unternehmen merken. Und auf der anderen Seite, glaube ich das ist etwas, was wir halt sehr wertschätzen. Wir arbeiten sehr gerne mit Leuten, die diese Verantwortung nehmen und auch eigenverantwortlich arbeiten wollen, weil wir natürlich umgekehrt auch merken, dass es einen entlastet. Als Führungsperson das Führungsteam. Du hast dadurch, dass du den Mitarbeitern mehr Freiraum gibst und auch irgendwie ein Rahmen schafft, indem man sich bewegen kann, hast du auf einmal viel, viel mehr Freiraum für dich selber und bist gar nicht mehr so darin gefangen, jetzt alles zu kontrollieren und irgendwie selber zu machen.  Und das ist halt, finde ich, ein sehr, sehr schönes Konstrukt. Was Remote Arbeit, glaube ich, nochmal befördert, Was mit remote nochmal verstärkt wird.

    DANI GUAPER

    Ja, das ist auch ein Punkt, den ich von Manuel Pistner, unserem CEO, immer wieder höre dass er eben diese unternehmerische Freiheit wieder zurückgewonnen hat, die er über Jahre lang mit wachsendem lokalen Team immer mehr verloren hat. Und jetzt haben wir ein deutlich größeres wie wir noch vor zwei Jahren. Manuel schwärmt immer davon, dass seine unternehmerische Freiheit wieder zurückgewonnen hat und tatsächlich sich auf die Dinge konzentrieren kann, dieses Unternehmen im Gesamten nach vorne bringen, statt sich auf das klassische Micro Management und Control und Command zurückzuziehen.

    NIKLAS DORN

    Ich glaube, wie gesagt, auch für jeden Einzelnen, der in so einem Team arbeitet. Ich sage immer, es gibt klar, es gibt Leute, die sagen, ich will Dienst nach Vorschrift machen. Bitte strukturiere mir alles, und ich arbeite ab. Die gibt es. Aber ich würde mal sagen, der überwiegende Teil hat schon Lust, in seinem Bereich einfach Sachen selber umzusetzen. Es ist eigentlich grundsätzlich erst einmal motiviert, Dinge auch zu verändern und zu machen. Ich glaube, da bietet sich ein Rahmen total an, das man einfach sagt definiert irgendwie eine Ownership. Und innerhalb dieser Ownership kann ich meine Sachen auch umsetzen.

    DANI GUAPER

    Wir haben schon so ein bisschen drüber gesprochen, was wie jetzt die unternehmerische Freiheit angeht, so Soft Faktoren sind, die man feststellt, wenn man als remote Unternehmen operiert. Habt ihr messbare Vorteile festgestellt, die sich für euch verändert haben als Unternehmen vom klassischen lokalen Unternehmen hin zum Remote Unternehmen. Wo man sagen kann, hier haben wir zum Beispiel sonst Einsparungen machen können oder die Produktivität hat sich X potenziert. Gibt es da Anhaltspunkte?

    NIKLAS DORN

    Ich glaube, wenn du ein lokales Team hast, was sehr gut geführt ist und wo die Prozesse klar sind und jeder seine Ownership leben kann, dann glaube ich, bist du da genauso produktiv wie einem Remote Team oder umgekehrt. Ich glaube, da sehe ich gar keinen Unterschied. Es hängt ist für mich kein Thema Remote oder Büro, sondern es ist für mich Thema. Was sind die Werte in meinem Unternehmen? Wie lebe ich diese Werte? Wie baue ich eigentlich meine Prozesse auf, dass jeder optimal arbeiten kann und das die einzelnen Personen jetzt sag ich mal nicht durch irgendwelche Idioten Aufgaben abgelenkt ist, durch Ineffizienzen wie Sachen machen muss, nur weil der Prozess schlecht ist. Oder was natürlich ein großes Thema ist, glaube ich, was du hast in dem Büro Kontextes ist oft das die Leute versuchen sich gut darzustellen, zu glänzen, durch Äußerlichkeiten, sich besser zu positionieren, vielleicht irgendwie Sachen zu machen. Immer Freitagabend, noch spät im Büro rumzuhängen, damit der Chef denkt oder arbeitet ganz viel. Ich glaube, solche solche Sachen, die fallen halt raus in dem Team. Also einfach diese, wie soll man sagen? Das trägt ja am Ende nichts zur Produktivität eines Unternehmens bei. Es ist einfach nur Selbstdarstellung, und ich glaube sowas. Sowas funktioniert halt im Remote Team nicht. Das fliegt halt raus, das ist sehr viel Ergebnisbezogener. Das finde ich halt gut. Es ist sehr viel rationaler, wenn du Meetings machst oder so geht es halt sehr stark darum. Lass uns Probleme zusammen lösen, lass uns irgendwie Herausforderungen angehen. Es gibt in der Regel irgendwie eine Dokumentation zu den einzelnen Sachen. Das heißt, du hast mehr Transparenz über die Entscheidungen, du hast transparent, transparentere Prozesse, du hast Sachen dokumentiert. Und ich glaube, dadurch kommt halt mehr Produktivität ins Team, weil du auch automatisch weniger Ablenkung hast.

    NIKLAS DORN

    Also die Sachen, die sonst ablenken, eben wie diese Selbstdarstellung, die haben irgendwie keinen Raum, so zumindest in unserem Team nicht. Und das ist etwas, was natürlich sehr, sehr wertvoll ist. Das andere muss man auch sagen. Rein kostentechnisch von der Struktur kannst du natürlich schon ein bisschen anders aufbauen. Ich sage jetzt mal wenn eine Firma in München oder in Hamburg oder in New York oder führst und alle Mitarbeiter müssen da wohnen, dann ist auch klar, dass die mehr verdienen müssen, weil einfach die Lebenshaltungskosten viel teurer sind in solchen Städten. Auf der anderen Seite, wenn ich einem Mitarbeiter die Möglichkeit gebe, ich weiß nicht, irgendwo auf dem Land zu wohnen oder irgendwo in dem dünn besiedelten Teil am Meer oder wo auch immer er wohnen möchte, irgendwo im Schwarzwald, wo einfach die Lebenshaltungskosten niedriger sind, dann ist dieser Mitarbeiter wahrscheinlich auch bereit, ein bisschen Abstriche beim Gehalt zu machen, weil er umgekehrt eben an einem Ort wohnt, wo es sehr viel günstiger ist. Und er kann trotzdem in einem Unternehmen arbeiten, was halt einfach toll ist, was gut funktioniert. Das heißt, ich glaube, du hast den leichten Lohnvorteil gegenüber Unternehmen, die jetzt halt in großen, teuren Städten lokal Mitarbeiter suchen müssen.

    DANI GUAPER

    Und ich denke auch was mir gerade noch einfällt, ist ja der zeitliche Vorteil. Bevor Du so ein Mitarbeiter in München oder New York angesiedelt hast, vergehen teilweise Monate, bis man wirklich mal dort sitzt und ins produktive Arbeiten kommt. Und mit dem remote Mitarbeiter ist der Prozess vielleicht in Wochen erledigt, oder sogar weniger, bis der tatsächlich ins produktive Arbeiten kommt?

    NIKLAS DORN

    Absolut ja. Also einerseits musst du natürlich relativ schnell ein produktives Arbeiten kommen, weil ja, Personen sitzen ja irgendwo verteilt. Was machen die, wenn das Onboarding abgeschlossen ist? Du wirst irgendwie anfangen, produktiv zu arbeiten. Auf der anderen Seite genau. Ich glaube, wenn jemand beschließt, was weiß ich zu deiner Firma zu kommen, die lokal ist, dann muss er umziehen und muss seine Wohnung finden. Dann muss er sich da einleben. Das ist ja etwas, was man nicht unbedingt immer machen will, gerade wenn Du jetzt eine Familie hast und sagst, ich hab mich jetzt gerade hier eingerichtet. Dann hast du vielleicht gar keine Lust, jetzt schon wieder wegen dem nächsten Arbeitgeber irgendwo hinzuziehen. Solche Personen findest du natürlich, und das macht ein Unternehmen, glaub ich, auch extrem attraktiv. Wenn du das remote aufgebaut hast, das es einfach Mitarbeitern Flexibilität gibt, da zu wohnen wo sie möchten. Ganz klar ist auch dieses Thema Pendlzeit einsparen. Ehrlicherweise wer hat Lust, irgendwie ein, zwei Stunden am Tag zu pendeln? Das ist irgendwie eigentlich total, zum Teil grausam tatsächlich ist einfach verschenkte Lebenszeit, die man da irgendwie verbringt. Abgesehen davon, sagen wir mal so Wir kennen alle, die Umwelt und CO2 Probleme.  Es ist vielleicht auch nicht unbedingt immer das Schlaueste, jeden Mitarbeiter jeden Tag auf die Autobahn zu schicken das er zu seinem Unternehmen kommt.

    DANI GUAPER

    Ja, vor allen Dingen, wenn wir mal zwei Stunden auf der Straße unterwegs war und sich im Verkehr durch Verkehr durchkämpfen musste, dann kommt er natürlich auch nicht entspannt und freudig im Büro an, sondern ist schon mal um 09:30 gestresst und aufgeregt und hat die zwei Stunden Traffic im Kopf. Das ist auch ein Thema.

    NIKLAS DORN

    Es ist ein Riesenthema, glaube ich, absolut.

    DANI GUAPER

    Wir haben schon so ein bisschen teilweise rein geschnitten in die verschiedenen Faktoren und großen Baustellen, die für einen Remote arbeiten erforderlich sind, um im Endeffekt ein Unternehmen erfolgreich führen zu können so wie ihr das auch tut. Ich habe mal drei große Stichworte aufgeschrieben. Vielleicht kannst du noch mal so ein oder zwei Beispiele sagen, die da für Dich dazugehören, als Unternehmensführer. Das sind zum einen die Werkzeuge großartige Werkzeuge. Das sind die Workflows und Prozesse, die wichtig sind und auch der kulturelle Hintergrund der Fit und die Werte. Wir haben alles schon einmal so ganz kurz angesprochen. Ich möchte aber gern noch mal ein bisschen prägnanter machen, aber auf jeden Fall wichtig ist, wenn Unternehmen heute auch darüber nachdenken, ins Remote arbeiten zu kommen oder vielleicht auch noch Corona, mit ihren Mitarbeitern die Möglichkeit aufrechterhalten wollen, remote arbeiten zu können oder diese Option bereitzustellen. Magst Du da vielleicht noch einmal so ein, zwei Beispiele aus eurem eigenen Unternehmen sagen oder generell was dir dazu in den Sinn kommt? Was eben die grundlegenden Voraussetzungen sind, um erfolgreich remote zu operieren?

    NIKLAS DORN

    Ja, absolut. Wie du gesagt hast, genau. Ich sehe… für uns sind es irgendwie echt drei Komponenten. Es sind Werte, es sind Workflows, und am Ende sind es auch Tools, die ich dann brauche, die aber als letztes ausgewählt werden. Für uns beginnt eigentlich immer alles mit den Werten. Wir hatten ja den Vorteil das Unternehmen, dass wir im Prinzip erst Werte definieren konnten, die wir, die wir so leben und danach passend eigentlich Mitarbeiter rekrutieren konnten, die dieses Mindset, diese Werte schon teilen. Wenn man jetzt sagt, man hat ein bestehendes Team oder ein bestehendes Unternehmen, dann ist ja auch klar, dass da schon gewisse Werte gelebt werden. Und da ist es, glaube ich, sinnvoll, auch da anzusetzen. Welche Werte sind mir als Unternehmen eigentlich wichtig? Und haben die eine Auswirkung darauf? Haben die eine Auswirkung auf meinen Remote work Zusammenleben? Oder wenn wir digital zusammenarbeiten? Haben die irgendeinen Bezug dazu? Und bei uns ist das natürlich sage ich mal, eng verheiratet, eben ein Wert und Aspekt, hatte ich vorher schon gesagt, dass dieser Wert Ownership, das ist einfach ganz, ganz wichtig ist, dass man eigenverantwortlich arbeiten möchte und diese Mindset hat. Ich glaube, ohne das wird es sehr, sehr schwierig, ein Remote oder Digital Unternehmen zu führen. Ich glaub das andere, was für uns relevant ist, ist das Thema, wir haben eine Feedback Kultur und wir haben eine Kultur von Kontext. Und ich glaube, das ist ganz, ganz wichtig. Wenn ich als Unternehmen transparent bin, Werte und Inhalte teile, meine Vision teile, meinen Mitarbeitern KPI’s zur Verfügung stelle, mit denen sie selber sehen können, was ist eigentlich der Status? Dies quasi jedem ermöglichen, Entscheidungen zu treffen. Dann hilft mir das Extrem ein gutes Unternehmen aufzubauen. Ich glaube, dass es in jedem Unternehmen, so. Im remote Team ist es halt existenziell,  weil im Remote Team wenn mir Informationen fehlen dann kann ich nicht eigenverantwortlich arbeiten. Dann kann ich keine Entscheidungen treffen. Wenn ich nicht an bestimmte Prozesse der Workflows ran komme. Dann bin ich blockiert. Im Büro ist es oft so, dass man dann halt irgendwie versucht, drüber weg zu arbeiten mit irgendjemand so Kontakt aufzunehmen, der teilt einem so ein bisschen was. Aber es ist selten so, dass es so eine transparente Wissenskultur gibt und alles Wissen möglichst mit allen geteilt wird. Ist es oft Flüsterpost Prinzip oder hierarchisches Wissen, das da gelebt wird. Und deswegen glaube ich halt, wenn ich so etwas aufbauen will, eben Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, dann muss ich auch darüber nachdenken, wie ich Informationen zur Verfügung stelle und welche und wie transparent ich irgendwie Entscheidungen mache. Ich glaube nur, mit dieser Transparenz kann am Ende halt jeder auch effizient arbeiten.

    NIKLAS DORN

    Und das ist, glaube ich, so, dass das Werte Thema, also Kontext, Kultur, Feedback geben, Vision Teilen, Ownership, das ist ganz, ganz wichtig. Dann gibt es eben dieses zweite Thema Workflows, was da dann rein spielt. Aber was ich eigentlich für mich erst davon ableitet, was für eine Kultur ich habe als Unternehmen. Erst wenn ich klar bin, so dass es die Kultur, so wollen wir arbeiten. Dann kann ich danach finde ich auch Workflows definieren, die mich unterstützen, so zu arbeiten. Das ist für mich eigentlich die Grundvoraussetzung von so einer Remote Arbeit. Und wenn ich meine Workflows definiert habe und sauber dargestellt habe, wie fließt denn Informationen durchs Unternehmen? Wie werden Kundenaufträge verarbeitet, wer es für was zuständig? Das ist auch so ein Thema. Man muss ganz klar definieren, was sind die Zuständigkeiten im Unternehmen? Und da habe ich auch die Erfahrung gemacht, wenn man im Büro arbeitet, dann neigt man manchmal dazu, oder wenn alle halt in einem Ort arbeiten, neigt man dazu, Zuständigkeiten nicht ganz klar zu regeln. Das passiert dann manchmal so. Es wird dann halt an jemand gegeben, weil am selben Raum ist oder weil irgendwie gegenübersitzt oder irgendwie dazu mal was gesagt hat. Das ist manchmal so ein bisschen zufälliger, dass sich da so Konstrukte ergeben, die gar nicht auf der offiziellen Hierarchieebene stattgefunden haben, aber inoffiziell so passiert sind. Und das ist halt was, da wird man relativ schnell darauf stoßen, wenn man dann remote arbeitet, dass man das im Prinzip genau definiert, vielleicht auch neu verhandelt. Wer macht in welchem Fall was? Wer nimmt was ich Kundengespräche an? Wer bearbeitet Support Anfragen? Wer beschäftigt sich mit, was ich mit Bugs , in unserem Fall im Software-Unternehmen. Wer macht wann was? Und sich darüber klar zu werden ist, glaube ich, unglaublich wichtig, um dann optimale Workflows aufzubauen.

    DANI GUAPER

    Spannend, weil das mit dem „Kollege ich leg dir das hier mal kurz auf den Schreibtisch. Schau doch mal drauf wenn du Zeit hast.“ Das funktioniert im Remote Team relativ schlecht bis gar nicht. Und ja, man muss Dinge eben explizit machen, so wie wir es auch schon angesprochen hast. Und tatsächlich zur Nachdenken für jeden einzelnen Geschäftsbereich oder für jeden, jedes Team, wo, wann welche Kommunikation und welches Wissen bereitgestellt wird, um eben dieses erfolgreiche Arbeiten zu ermöglichen.

    NIKLAS DORN

    Ja, ich glaube, es ist halt dieses vielleicht extrem ausgedrückt. Es ist halt eher 0 und 1 als irgendwie Grauzone. Man muss es, glaube ich, sehr viel stärker klare Entscheidungen treffen, wie man gewisse Sachen, wie man Informationen durch das Unternehmens fließen lassen will und wer für was verantwortlich ist. Und wenn man das aber gemacht hat, dann, glaube ich, ist das ein super gutes Instrument, um Frustration zu vermeiden, um Konflikte zu vermeiden, weil das, was ich irgendwie gelernt habe, in der Vergangenheit ist. Der häufigste Grund, warum wir Reibung entsteht, Konflikte entstehen, ist weil Sachen nicht klar definiert sind, und dann der eine denkt, nein er ist dafür verantwortlich, und der andere denkt nein er ist dafür verantwortlich oder sie und man sich dann quasi den schwarzen Peter hin und her spielt und es auf beiden Seiten irgendwie jeder so denkt. Na ja, ich bin ja eigentlich im Recht, aber es halt irgendwie unklar definiert ist. Und ich finde es verstärkt sich halt dann nochmal dadurch, wenn ich sowas nicht definiert habe und wenn dann die Prozesse noch komisch sind. Also wenn ein Prozessbedingt Informationen verloren gehen, wichtige Informationen nicht verfügbar sind, Sachen schwer handelbar sin, also solche typischen Beispiele, wenn jemand immer nur seine eigene Mailbox benutzt, um mit Kunden zu kommunizieren und kein anderer mehr an diese E-Mails ran kommt. Dann ist da Chaos und Konfliktpotenzial vorprogrammiert, so weil halt Informationen nicht verfügbar sind für die anderen, die wissen gar nicht, was der Stand ist. Und dann ist vielleicht irgendwie nachher der Kunde angepisst, weil weil gewisse Informationen verloren gegangen sind. Und dann gibt’s diese Spirale. Ich glaube, deswegen ist unglaublich wichtig, diese Workflows gemeinsam zu haben, sich zu comitten. Hey, das ist deine Ownership, das ist meine, so wollen wir es machen und es auch laufend zu  verbessern. Also eine Verbesserungskultur gehört für mich auch dazu, dass man einfach sagt…. Wenn man, fängt man mit einem Prozess an, der muss nicht perfekt sein von Anfang an, das ist auch das Thema, das viele denken, es muss alles perfekt aufgestellt sein. Man kann auch sagen man fängt mit dem schlanken Prozess an, und dann, nach zwei Wochen, sagt man Okay, wie ist es gelaufen. Okay, hier habe ich noch ein Problem gehabt, hier ist ein Problem aufgetreten. Wir besprechen das in Retrospektiven, jede zwei Wochen in den Teams. Was können wir verbessern. Dann iteriert man den Prozess, wie es so schön heißt. Also macht eine Verbesserung, setzt das um, guckt wieder, und so nähert man sich irgendwie was an, was sehr gut funktioniert, so dass man einfach diese Verbesserungs- Feedbackkultur auch bei seinen Prozessen drin hat. Das ist, glaube ich, wichtig. Und gleichzeitig auch nicht böse darüber ist, wenn jemand anders irgendwo kommt und sagt Hey in deinem Prozess, da hab ich ein Problem gehabt, das hat für mich nicht funktioniert. Man muss das offen ansprechen dürfen.

    DANI GUAPER

    Ich habe mal das Stichwort ständiger Lernprozess aufgeschrieben. Weil es eben ein permanentes Lernen ist und ein permanentes Anpassen dessen, was wir gestern schon gemacht haben, um zu schauen Wie können wir das für morgen anpassen und noch weiter verbessern? Entscheidungswege, Wertschätzung, Offenheit, Transparenz das sind noch mal so Punkte, die ich mit aufgenommen habe. Wie lebt ihr das bei Filestage konkret? Kannst du immer so einen klassischen Tag beschreiben, vielleicht Punkte oder Erfahrung beschreiben, wie das, wie das bei euch umgesetzt und gelebt wird?

    NIKLAS DORN

    Ich glaube, es gibt verschiedene Ebenen. Die eine Ebene, vielleicht fange ich mal so ein bisschen bei den Meetings Strukturen an, die haben wir uns geschafft durch Meeting Strukturen. Es gibt einmal im Monat All Hands Meeting, da kommt das gesamte Unternehmen zusammen in einer Online-Konferenz. Jedes Departement, Marketing oder die Entwicklung hat auch eine gewisse Zeit, in dem Meeting Sachen zu präsentieren. Und da geht es ganz stark darum, den anderen Teams zu zeigen. Woran wurde denn gearbeitet im letzten Monat? Was hat gut geklappt? Was war ein schwieriges Thema? Wo könnten wir Hilfe gebrauchen? Wo brauchen wir Feedback? Und das ist einfach, was alle mal mitbekommen, was ist die Strategie? Was wir auch ganz stark machen in solchen Meetings. Und da muss ich sagen Da haben wir extrem gute Erfahrungen gemacht. Wir hatten am Anfang ein bisschen Zweifel, ob das so richtig ist? Wir haben unsere ganze Unternehmensstrategie dem Unternehmen auch vorgestellt, also allen. Das heißt sehr transparent gemacht. Hey, wir stehen jetzt aktuell hier, das sind die Zahlen. So sieht der Markt aus. So wollen wir den Markt angehen. Das ist die Strategie. So sieht es Wettbewerbsumfeld aus. Also alles, was du im Prinzip auf Management Ebene dir denkst, vorbereitest. Das teilen wir transparent mit unserem Team und zeigen denen da soll die Reise hingehen und Hey, da sind wir gerade, und das ist sau schwierig. Aber da sehen wir quasi, da ist das Gold, da macht es Spaß, da wollen wir hin als Unternehmen Und da haben wir halt gemerkt, dass es extrem motivierend wirkt für jeden Einzelnen und dass daraus sehr gute Sachen entstehen, dass jeder Einzelne anfängt, das weiterzudenken, uns zu überlegen in seinem Bereich was kann ich noch machen, bis wir dahin kommen? Es heißt einfach in solchen Meetings Vision teilen, wieder Kontext teilen hilft  total. Das Zweite, was wir tun, ist im Prinzip eine Meeting Struktur, dass wir sagen, wir haben Daily Meetings in den Teams, das sich die Teams jeden Tag kurz in der Videokonferenz austauschen und sagen woran hab ich gestern gearbeitet? Was mache ich heute? Und habe ich vielleicht irgendwo Schwierigkeiten brauche ich irgendwo Hilfe? Ein wichtiger Aspekt, den damit reinbringt, den wir auch irgendwann aufgenommen haben. Wie geht’s mir? Das ist nämlich was, das siehst du im remote Team nicht. Wenn jemand morgens irgendwie nicht in die Büro, ins Büro reinkommt. Also du kommst ins Büro, dann sagst Du Guten Tag, hallo! Und alle anderen merken Hey, du bist gut drauf, oder Du bist schlecht drauf, oder du bist krank oder nicht krank. So was bekommst du mit. Im remote Team bekommst du das erst mal gar nicht mit. Wir haben überlegt wie kann man das eigentlich mit einbinden? Weil es ist unglaublich wichtig zu wissen wie geht es meinen meinen Kollegen, die auch wissen wie geht’s mir? Vielleicht bin ich heute nicht so produktiv, weil ich irgendeinen scheiß Wochenende hatte oder wie auch immer. Das nehmen wir halt vor allen Dingen, so Daily Meetings mit. In so Wochen Meetings, die haben wir auch. Das sammeln wir quasi Ideen, die während der Woche entstehen. Die kommen auf dem Board drauf, und auf diesem Board werden die dann einmal pro Woche in einem speziellen Meeting besprochen. Marketing hat einmal pro Woche ein Meeting, wo Sie priorisieren. Welche Ideen wollen wir jetzt nächste Woche umsetzen? Das wird auch wieder ganz, ganz transparent im Team geteilt. Das ist, glaube ich, ein sehr wichtiger Aspekt. Zusammen mit dem Thema. Wir benutzen dann verschiedene Tools, um Informationen darzustellen, die einfach vorhanden sind. Wir teilen sehr viel Informationen über ein internes Chat Tool, sodass sie für alle  verfügbar sind, sodass sich da einfach auch Sachen angucken kann und weiß warum werden Entscheidungen getroffen. Woran arbeiten die anderen Teams? Das ist unglaublich motivierend für das ganze Team, merkt man immer wieder bis hin zu Erfolge teilen. Einfach teilen. Was ist gut gelaufen? Was war cool? Das macht einfach total Spaß, wenn man es von anderen Teams auch mitbekommt.

    DANI GUAPER

    Toll! Ihr seit ja jetzt auch schon eine ganze Zeit lang, über fünf Jahre im remote Modus unterwegs. So jetzt aus der Retrospektive so der Großen. Gibt es Dinge, wo du heute im Rückblick sagst, Das hätte ich jetzt komplett anders gemacht? Oder irgendwelche größeren Fuckups, die entstanden sind auf dem Weg, die wir vielleicht heute auch unseren Zuhörern mitgeben können, die jetzt gerade darüber nachdenken oder mitten in dem Prozess stecken, in remote Teams zu kommen oder Remote zu arbeiten.

    NIKLAS DORN

    Puh. Also ich glaube, ein großer Aspekt ist, wenn man anfängt Remote zu arbeiten, hat man manchmal die Tendenz oder das ist bei uns aufgetreten, so ein bisschen das zu vergessen, was im Büro normal ist. Das ist eben das, was ich gerade gemeint habe. Du siehst, morgens ist jemand gut drauf, schlecht drauf sitzt da irgendwie die ganze Woche da und macht Überstunden. Oder nicht? Das kriegst Du ja mit. So im Remote Team kriegst du das eben nicht mit. Das ist, glaube ich, ein großer Aspekt und im Prinzip diese Komponente auszublenden. So wie geht es jemandem privat, so macht es ihm gerade Spaß. Ist er gerade überfordert mit seiner Arbeit, wie auch immer im Privatleben das auszublenden, das passiert relativ schnell in einem reinen Remote Digital Team. Weil du, wie gesagt, diese zwischenmenschliche Sache, das wird halt nicht automatisch kommuniziert. Es geht halt superschnell unter, weil du die meiste Zeit automatisch über Sachthemen kommuniziert. Und deswegen ist glaube ich, haben wir halt gemerkt, du musst irgendwie Maßnahmen implementieren. Du musst dich ja auch irgendwie wirklich systematisch aufbereiten, dass solche zwischenmenschlichen Sachen auch Raum haben und besprochen werden und bemerkt werden. Das ist etwas, was uns am Anfang noch ein bisschen vor die Füße gefallen ist. Wir haben es dann gemerkt und gecheckt Ja, du musst auch solche Sachen wie Feedbackgespräche musst du einfach irgendwie regelmäßig machen. In den Teams mit den einzelnen Mitarbeitern, um solche Themen zu besprechen. Du kannst nicht einfach nur nur rational auf Sachthemen arbeiten.

    NIKLAS DORN

    Ich glaube, man darf auch nicht vergessen, dass gewisse Sachen, die man sonst mache. Ich komme aus Büro und sag erst mal Hallo morgen, wie gehts euch? Und dann redet man kurz. Sagen wir mal, ich arbeite Remote. Wir haben bis jetzt irgendwann eingeführt, dass man, dass man auch Guten Morgen sagt, einfach im Chat und die anderen begrüßt. Und in diesen Videokonferenzen täglich Guten Morgen einfach sich ein bisschen austauscht. Oder auch solche Sachen, die sonst da passieren, dass du dich mal auf einen Kaffee verabredest und dann einfach mal ein bisschen quatscht, die passieren nicht automatisch. Das heißt, da muss man einfach Raum schaffen und sagen Okay, wie können wir denn sowas auch ermöglichen in so einem Remote Team? Das heißt, wir haben beispielsweise bei uns Donut Calls eingeführt, wo einfach zufällig zwei Personen connected werden und einfach mal eine halbe Stunde per Videokonferenz austauschen über alles, was nicht arbeitsbezogen ist.

    NIKLAS DORN

    Das ist ganz wichtig und muss auch für mich selber ein Learning, war so dieses Thema wichtige Themen nicht schriftlich besprechen, nicht im Chat besprechen. Es gibt manchmal einfach so Sachen, die missverständlich oder da hat der eine die Meinung und der andere hat die Meinung. Und wenn man dann anfängt, in so einem Chat Post auf einmal solche wichtigen Themen zu besprechen und ich sag mal auszudiskutieren und sie vielleicht sogar zu streiten. Das ist ungefähr das Schlechteste, was man machen kann, weil da einfach so viel, so viel Nuancen verloren gehen. Du siehst die Emotionen nicht, du siehst nicht, wie was gemeint ist. Du hörst das nicht, einfach nur aus der schriftlichen Kommunikation heraus. Das war, glaube ich, so eines der größten Learnings, das man dann sagt. Naja, wenn da so ein Thema aufkommt, dann suche ich das persönliche Gespräch, auch wenn der andere woanders sitzt. Völlig egal. Ich suche das persönliche Gespräch und gehe in eine Videokonferenz mit ihm. Machen ein kurzes Gespräch diskutiert die Sache, und damit lösen sich irgendwie 99 Prozent aller Probleme, während man, wenn man irgendwie im Chat so die Sachen ausdiskutiert, ja dann öfter der Fall war, dass dann Leute irgendwie rausgehen und denken, so was soll der Scheiß. Einfach diese zwischenmenschliche Komponente nicht vergessen. Und auch im Remote Team das Gespräch suchen ist, glaube ich, ganz wichtig.

    DANI GUAPER

    Das, was du gesagt hast, das hat man mir auch resoniert. Gerade wenn man in größeren Teams arbeitet, wo sich Leute vielleicht noch persönlich noch nie kennengelernt haben, also physisch. Und diese, die einen Teil dieser Beziehungsebene fehlt, dass man weiß, wie der andere reagiert wie der andere, was der andere für Ausdrücke hat, was für eine Körpersprache hat, das fehlt ja teilweise in den virtuellen Beziehungen. Und da ist es dann tatsächlich gerade noch einmal wichtig, wenigstens das Visuelle zu haben, wenn jemand schwierige Themen auseinandernimmt oder Probleme bespricht oder wenn irgendwas nicht läuft, anstatt sich ja Stunden in irgendwelchen Chaträumen herumzuschlagen und dann im Endeffekt viel von dem, was man denkt, was der andere gerade, was der andere gerade hat oder wo das Problem liegt, da ist man meistens falsch gelagert und bildet sich viel ein und bekommt aber Endeffekt die Nuancen wie du die gerade schon beschrieben gar nicht wirklich mit. Da kann ich total beipflichten, sucht das persönliche Gespräch auf dem kurzen Weg Das spart euch viel Zeit. Das Problem ist dann auch meistens gelöst, oder man kommt auf einen guten Weg.

    NIKLAS DORN

    Absolut. Es ist nicht, Remote arbeiten heißt nicht weniger kommunizieren, das heißt in der Regel mehr kommunizieren. Ich glaube ganz, ganz wichtig, was ich gelernt habe. Es heißt nicht weniger kommunizieren, sondern das heißt mehr kommunizieren, aktiver kommunizieren, proaktiver auf die anderen zugehen und im Zweifel auch das persönliche Gespräch suchen und nicht nur irgendwie über die digitalen Kanäle kommunizieren.

    NIKLAS DORN

    Was du gesagt hast, und das haben wir einfach bemerkt. Wenn du Videokonferenzen machst. Ein großer Fehler, den viele machen, ist, wenn die am Anfang neu sind, die dann das Bild ausschalten, weil sie irgendwie Angst haben, nicht gut auszusehen oder so oder ausspioniert zu werden oder wie auch immer. Ich glaube, das ist ungefähr das Schlechteste, was du tun kannst, weil halt 80, 90 Prozent der Kommunikation wird über das Bild und über die Sprache vermittelt. Das heißt die ganzen Emotionen. Du kannst es am Gesicht ablesen, ob jemand irgendwie gut drauf ist oder schlecht drauf ist oder ob da etwas böse meint oder witzig meint. Und in der schriftlichen Kommunikation ist sehr oft so. Ich lese was, und dann bin ich selber vielleicht schlecht drauf. Dann denke ich. Dann interpretiere ich das so, dass der andere jetzt irgendwie mir was Böses will, weil er eigentlich nur ein Witz machen wollte. Ich glaube, da ist einfach wichtig, mehr zu kommunizieren, persönlich zu kommunizieren. Und es gibt eben auch ein paar schöne Tools, die einem dabei helfen. Wenn ich jetzt zum Beispiel asynchron kommuniziere, trotzdem so etwas rüberzubringen, also beispielsweise Loom, finde ich dann sehr gelungenes Tool.

    DANI GUAPER

    Genau, ich schon fast zum Ende unserer heutigen Aufzeichnung. Ich möchte mal zum Abschluss für dich die Frage formulieren. Wenn wir jetzt gerade diese Unternehmen haben, die jetzt remote arbeiten möchten, remote arbeiten müssen, vielleicht aus den äußeren Umständen. Was kannst du denen mit auf den Weg geben? Wie kommen sie jetzt ins Handeln? Wie kommen die jetzt machen, um das auch um langfristig erfolgreich zu gestalten, was wären da vielleicht irgendwie so zwei, drei Punkte wo Du sagst, OK wenn ihr anfangen wollt remote zu arbeiten, das ist wichtig, darauf achtet oder das lassts auch bleiben.

    NIKLAS DORN

    Also ich glaube, generell ist es cool, dass man es überhaupt macht und anfängt. Ich glaube, das Allerwichtigste ist man sollte am Anfang einmal abklären mit allen Hey, wir fangen gerade damit an, wir können nicht erwarten, dass sie jetzt schon perfekt und rund läuft. Wir müssen uns darauf einstellen, dass wir das jetzt systematisch verbessern, über die nächsten Monate. Es wird nicht von Anfang an perfekt sein. Und wir müssen bereit sein, gegenseitig darauf Feedback zu geben und es weiter zu verbessern. Ich glaube, damit fängt es an, mit diesem Commitment zu sagen, Ja wir gehen da jetzt rein, aber es ist noch nicht perfekt. Und wenn man dann sagt, Na ja, wir legen los. Dann wäre meine erste Empfehlung zu allererst mal überlegen. Meeting Struktur ist glaube ich wirklich entscheidend, zu sagen wann kommunizieren wir wo über welche Themen und sich einfach irgendwie mal was. Wie gesagt, es gibt diese Frameworks, die einem da helfen. Ich kann auch gucken, was ich bisher schon mache. Einfach schauen zu welchen Zeitpunkten haben wir einen definierten Austausch? Das zweite ist Ich glaube, ich würde sehr schnell auf eine Chat Lösung übergehen. Ich würde nicht versuchen, per E-Mail zu kommunizieren. Es ist chaotisch, man findet nichts wieder. Ich würde mit irgendeiner Art von Chat Lösung arbeiten und dort verschiedene Kanäle einrichten, um verschiedene Themen zu besprechen. Was kann ein Marketing Kanal sein, oder es kann ein themenbezogene Kanal sein. Und da verschiedene Informationen zu teilen und darauf zu comiten interne Kommunikation findet nur noch über solche Chat Tools statt.  Das ist wichtig. Und wie gesagt, ich würde alle meine Meetings zwingend so aufbauen, das Videos an sein müssen. Es sei denn, die Bandbreite lässt es nicht zu, weil es meiner Meinung nach unglaublich wichtig ist für die Kommunikation. Was man parallel angehen sollte, ist, dafür zu sorgen, systematisch Informationen aufzubereiten, Workflows zu definieren, Guides anzulegen, die den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Wer jetzt schon aufgeräumtes Wiki hat, ist eindeutig im Vorteil, weil die Informationen verfügbar sind. Und das ist auch das Erste, was einem dann auffällt, wenn man anfängt zu arbeiten. Oh Mist. Wir haben ja eigentlich das geregelt. Oh, ich habe keinen Zugang zu Tool X Ypsilon. Wie machen wir das? Das einfach möglichst schnell anzugehen und dann systematisch aufzubereiten und weiterhin zu vereinfachen und zu verbessern.  Wie gesagt anfangen mit dem gemeinsamen Verständnis von Remote. Strukturen aufsetzen, Kommunikationsstruktur aufsetzen, passende Tools auswählen, mit denen ich mal anfangen will, am Anfang die mir helfen zu kommunizieren. Genau. Und das ganze dann mit einem Lean Approach starten und sich systematisch weiter zu verbessern, das wäre meine Empfehlung.

    DANI GUAPER

    Toll! Danke dafür. Auf jeden Fall. Lieber Niklas, wenn unsere Zuhörer und Unternehmen, die jetzt auch dabei sind, mit euch in Kontakt kommen möchten, mit dir in Kontakt kommen möchten, mehr über euren Service, über eure Dienstleistung erfahren möchten. Wie können Sie das tun?

    NIKLAS DORN

    Ich fange mal an mit den wichtigsten Kanälen. Genau. Das erste wäre unsere Website. filestage.io. Klar, einfach drauf gehen. Dort findet man natürlich mehr Informationen über unser Tool, über unser Collaboration Tool für Remote Teams. Wir haben auch ein Blog filestage-blog. Kann man auch über die Webseite erreichen. Da teilen wir sehr, sehr viele Artikel auch zum Thema, wie kann ich Remote einfach zusammenarbeiten? Wir haben eine riesige, schöne Übersicht gebaut mit allen Themen, die Remote betreffen, also von Kultur zu Tools, zu Workflows, haben das alles genau dargestellt. Wir haben praktische Links hinterlegt, haben Videos hinterlegt. Wer da, wer da Fragen hat, kann da gern draufgehen und sich selber einfach ein bisschen ein bisschen einlesen oder Videos anschauen. Wir haben einen YouTube-Kanal auch klar. Und dann eben die Möglichkeit, LinkedIN gerne mit mir einfach selber vernetzen. Ich bin immer offen für Gespräche rund um das Thema, wenn sich da jemand austauschen mag. Digitale Transformation, Remote Teams gerade vielleicht auch nochmal im Speziellen, irgendwie im Bereich Marketing oder Kommunikationsteams, auch mal eine besondere Stärke. Ganz einfach auf mich zukommen. Ja, genau.

    DANI GUAPER

    Super genial. Ich danke dir recht herzlich. Ich denke, es wird auch für viele sehr hilfreich sein. Und dann sind wir heute durch bei unserer neuen Episode von Virtual Frontier. Ich danke nochmal ganz herzlich Nicklas und auch unseren Zuhörern fürs Dabeisein und sag Bis zum nächsten Mal bei Virtual Frontier.

    NIKLAS DORN

    Dankeschön!

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