Home Office Tipps für Motivation & Produktivität

Julia Weigel ist seit Squad Managerin in unserem 100% remote-basierten Team bei Bright Solutions. Sie macht sich auch öffentlich durch Vorträge wie zB im InnovationsCentrum Osnabrück (2019 „Ortsunabhängig arbeiten trotz Festanstellung”) und durch die Einführung von Remote Work in Start-up Unternehmen für mehr Mut im Remote Sektor stark.

Vor allem konnten wir Julia für uns als Squad Managerin gewinnen, weil wir ihr die Flexibilität und Selbstbestimmtheit geben bzw. einräumen können, die sie für ein erfülltes und hoch produktives Arbeitsleben wünscht.

Wir haben nun Remote-Native Julia gebeten, uns – und somit Ihnen – ihre besten Home Office Tipps und vor allem Remote Work Motivatoren aufzuschreiben.

Los geht’s!

1. Die Chance zur Produktivitätssteigerung nutzen!

Neben den Corona-Five und den Big Five For Life habe ich vorweg noch zwei Top-Five für erfolgreiches Remote Working gesammelt. Diese Liste lässt sich natürlich deutlich erweitern und anpassen, je nach Berufsfeld.

5 Tools to use

1. Slack – quasi das WhatsApp für die Arbeit, aber aufgepasst: Private Themen gehören maximal in einen eigens dafür erstellten Channel 😉
2. Zoom, Skype oder Hangouts – und ja, man kann die Kamera ruhig anmachen 😉
3. Office 365 – wer kennt es nicht, die Tool-Keule von Microsoft?
4. Confluence – ein perfektes Documentation Tool
5. Trello – für ein visuell ansprechendes Project Management

5 Mindset Strategien

1. Visualisierung des Tagesablaufs. Je detaillierter, desto besser. Gerne auch bunt und positiv visualisiert.
2. „You get what you focus on” – fokussiere dich auf Lösungen, nicht auf Probleme.
3. Morgens eine bewusste Entscheidung treffen: „Heute ist mein Arbeitstag!”
4. „Stay in alignment with yourself”. Wut, Ärger, Trauer, Stress bedeuten, dass du mit dir selbst nicht im Einklang bist. Du kannst dieses verändern, indem du das Positive in der aktuellen Situation findest oder du kurzweilig einer anderen, für dich positiven, Tätigkeit nachgehst. Erst wenn du im Einklang mit dir selbst bist, leistest du produktive Arbeit und erhöhst deine Zufriedenheit.
5. Positives Denken. Schreibe dir jeden Tag drei Sachen auf, die du an dir oder deinem Alltag gut findest! Gerade in Zeiten des Social Distancing ist es manchmal schwer, den Mut zu behalten. Aber es geht mit ein paar Tricks schneller vorbei, versprochen!

2. Home Office – Produktivitäts-Booster

Begeistere dich selbst und dein Team, indem du dank Remote Work deine Produktivität erhöhst!

Hier teilt Julia, mit welchen Schritten das besonders gut gelingt:

• Nutze die dazugewonnene Zeit durch den Wegfall des Berufsweges und führe eine Morgen-Routine ein (oder nimm dir extra einen Zeitslot hierfür heraus).
• Führe einen täglichen Check-in mit Teamkollegen von mindestens 10 Minuten durch.
• Struktur ist das A und O! Strukturiere deinen Arbeitstag mit Timeboxing.

• Fokussiere dich auf das Positive! Wenn du einer aktuellen herausfordernden Aufgabe nichts Positives abgewinnen kannst, widme dich für einen Moment einer anderen, für dich energie-gebenden Tätigkeit und kehre anschließend mit frischem Tatendrang zurück zur ursprünglichen Aufgabe.
• Starte jeden Tag mit „what REALLY matters” und schalte dabei jegliche Kommunikations-Tools aus (Slack, E-Mail, Handy, Telefon, etc.). Dieser Zeitraum kann durchaus auch mal für drei Stunden geblockt werden.
• Nutze dein Handy ausschließlich in deinen Pausen (es sei denn, du benötigst dieses, um deiner Arbeit nachzugehen).
• Vereinbare Calls. Vermeide Spontan-Anrufe, die dich und auch deine Teammitglieder aus dem Konzept bringen.
• Setze Prioritäten für den Tag (nutze dazu gerne Tools wie Trello) & sei dir stets dir über deine Ziele, KPI und OKR im Klaren.
• Gönn’ dir: Regelmäßige kleine Pausen, ein Glas Wasser alle halbe Stunde, auch mal eine Runde Aufstehen…
• Verfolge deinen „Done”-Status / „Erledigt-Liste” und erfreue dich daran!
• Balanciere deinen Energiehaushalt, indem du für dich kochst, deinen Kaffee-Konsum reduzierst und, wenn möglich, an die frische Luft gehst – Balkon und am offenen Fenster ein paar tiefe Züge nehmen reichen hier auch schon.
• Vergiss’ nie, dich selbst zu belohnen!

Übrigens gelten diese Tipps auch für alle Nicht-HO-Tätigkeiten ☺ 

3. Wenn der Akku leer ist…

Alles schön und gut, aber was passiert, wenn du für eine längere Zeit immer dieselben vier Wände um dich herum hast? Wenn du dort “ganz alleine” sitzt? Wenn die Kommunikation zu Mitmenschen nur noch digital stattfindet und du aus gegebenem Anlass keine Möglichkeit hast, dich örtlich frei zu bewegen?

Egal, ob du gerade erst mit Remote Work gestartet bist oder jahrelange Erfahrung hast, das Arbeiten von Zuhause aus kann Motivationseinbußen mit sich bringen.

Die folgenden Szenarien können dich ereilen! Ich helfe dir mit einfachen Tipps, deine Motivation wieder neu zu entdecken!

Langeweile. Dir fällt die Decke auf den Kopf. 

Probiere in deiner Freizeit jede Woche eine neue Tätigkeit aus. Sei es ein neues Buch, ein neues Spiel, ein neues Rezept kochen, das Einstudieren deines Lieblingssongs oder meditieren. Wolltest du nicht schon immer mal …. lernen? Sei kreativ!

Du fühlst dich einsam.

Umgebe dich in deiner Freizeit bewusst mit Menschen, die dich inspirieren. Vereinbare hierzu feste Tage in der Woche. Ein virtueller Austausch, z.B. per Video Call per Skype, Zoom, Hangouts & Co, ist dazu schnell und einfach umgesetzt. Social Distancing ist hart und daher sollte wir die Möglichkeiten nutzen, ein wenig Nähe weiterhin teilen zu können!

Deine Konzentration lässt nach.

Wenn es dir möglich ist, gehe für einen Moment einer anderen Tätigkeit nach. Lenke dich bewusst ab. Im besten Fall kombinierst du die Ablenkung mit körperlicher Bewegung. Kehre anschließend zurück zu deiner eigentlichen Tätigkeit.

Du wäschst lieber Wäsche oder spielst mit deinem Hund, als deiner Arbeit nachzugehen.

Treffe eine bewusste Entscheidung. Entscheide dich bewusst für Wäsche waschen oder für deinen Hund. Oder aber treffe folgende Entscheidung: „Heute ist mein Arbeitstag!” Sprich’ es sogar laut aus!

Du fühlst dich von der Welt „abgeschnitten”.

Statt überwiegend Nachrichten zu schauen und Social Media zu durchforsten, ruf deine Freunde und Familie an. Frag sie bewusst, wie es Ihnen geht! Du wirst erstaunt sein, was du alles erfährst, indem du offene Fragen stellst.

Du vermisst deine Kollegen*innen.

Führe einen virtuellen Coffee-Break ein. Organisiere für dich und deine Lieblingskollegen*innen, zB. mit Hilfe von Zoom, ein regelmäßiges virtuelles Treffen zum Austausch.

Vorsicht: Berufliche Themen sind in diesem Rahmen verboten! 😉

Es macht dir einfach keinen Spaß im HO zu arbeiten.

HO ist nicht jedermanns Leidenschaft. Solltest du dennoch in der Situation sein und kannst diese aktuell nicht aktiv ändern, dann überlege dir, wie du die Situation positiver betrachten kannst! Ja, richtig gelesen! In allen Situationen gibt es immer eine Chance.

Auch, wenn das Positive noch so klein erscheinen mag. Schreibe es dir auf und lese es dir jeden Tag durch!

Julia setzt sich tatkräftig in vielen Communities für das digitale Arbeiten ein.

Danke, Julia, für deine Tipps!!

4. Weitere Tipps aus erster Hand

Wir haben unser Team gefragt und einige Antworten gesammelt – bedienen Sie sich dieser Antworten gerne, um Ihr Home Office zu einem produktiven Remote Working Space zu gestalten!

What’s the most important thing for you to be productive at home?

Janet, Project Manager
There are a lot of factors, light, noise but one of the first things I invested in was a proper desk and chair. Working in IT you sit at a computer for extended periods, and you need a correct workspace. This is often a challenge for people at home. After day 2 of our containment (husband working from home), I had to separate us… it was not working with both of us on conference calls in the same room. Cleared out the second bedroom and I moved my husband’s home office to the bedroom and we are managing to work in harmony in small spaces.  I did work at home when my children were small and honestly I had to work after they went to bed at night.

Vyacheslav, Backend Developer
For me it’s some separate space at home that I can use only (or at least mostly ) for work

Alexander, Developer
I agree with Janet. The most important thing for working from home for me – a comfortable workspace without distractions.

Johanna, Communication Manager
“protect your mornings” or – spend 2-3 hours in 99% focus, no distraction, only do the priority of the day or the hardest thing,
that is most important. 1% is for coffee or a nice stretch

Daniel, Backend Developer
What works for me is to get up early in the morning. 4:30-5:50, this gives me quiet time before everybody in the house is up. I can do most of the work for the day that requires distraction free time. Then I can have some family time and the meetings are usually in the afternoon. But this highly depends on your timezone. yes of course you need to go to bed earlier.

Patrick, Atlassian Consultant
Meditate before starting or even thinking about work

Natalija, HR Manager
In general

• Make a switch in your brain – there are others that do it successfully, so can you and you just need to learn how
• Have strict schedules (keep  you focused) but stay flexible (enables you to shift priorities without freaking out).
• Plan ahead, on Sunday for the week ahead, the night before for the day ahead.
• Use Trello or just your calendar to make a structure around your schedule.
• Have a good mix of work related and non-work related time slots.
• Keep your schedule in mind, make your brain work around it. Check on yourself a couple of times a day to see if you are on track and if anything needs to be changed

Corona and social isolation challenges

Now, in these days of corona and social isolation, for many people it’s not just about working from home but also working from home when you have your whole family there, everyone with their own needs.

Me and my husband both work from home at the moment (it was only me before corona days) and we have only one “workspace” at home. Our 5 yo kids are at home now as well and they are typically in kindergarten so it was a mess in the first days. We agreed to have shifts so that each of us can fully focus on what is the most important at work during the day. Who works on what is the most important for work for that day gets the work space . This way we end the day with the most important/“must have done” work really done. Still fine tuning  but doing way better than in the first days of social isolation.

At the beginning of the day, we sit together and draw a wheel on the board and list all the things each of the 4 of us must/really wants to have done during that day so that each of us can say “My day was good” at the end of the day. We scale each thing to make sure we really listed what is important for each of us. We adapt schedules so that everyone gets what they need. We make sure it is realistic, of course.

This works very well and even got my kids to really take care about tidiness, empty the dishwasher, vacuum clean their room and other things they typically don’t do.

Raul, UX & UI Designer

If this is your first time working from home you might want to have some “rules”:

• setup a space for your home office(make it your space), avoid placing it in the bedroom or near a couch
• try to stick with the schedule you had at work or create a custom one that fits your needs, and make your family understand that you are “at work” in that time
• you will have video calls, a lot, try to announce your family in advance so you can have a quiet video call without distractions … kids or animals running around or making too much noise…or wife yelling at you to wash the dishes
• don’t forget to take some breaks in between (best put some reminders or else you may forget), do some exercise, stretch, wash the damn dishes
• if you are not used to work from home and having a hard time focusing, to not feel so “alone” try to create a virtual office, call a friend or a colleague…you don’t even have to talk, hearing someone else working, using the keyboard and mouse and from time to time swear  can help you feel more at the office.
• Enjoy it and make the best out of it, you might start to like it and we all end up working from home after we get back to normal!

Marianna, Customer Success Manager
to schedule the working time day before & don’t forget to include breaks (important, yes we need one to recover);
camera on in calls, don’t be shy, so I get a feeling I am not alone & smiley, positive energy is the most important thing
no matter from where you work.

Jean Paul, Support Manager
A quiet space and a comfortable chair.
I forgot to mention a reliable internet connection and with a backup.

Vuk, Marketing Manager
Separate space that your family treats as an office and does not disturb you while you are working. Requires some training.

Julia, Squad Manager
Following my morning routine (Yoga, meditation, journaling).
It helps me to stay focused and relaxed at the same time.

Daniel, Social Media Communication
Plan your breaks consciously. I do some meditation 5-10 min and/or power nap during the day around noon. This helps me to refresh the mind and body after some hours of focus work. I really appreciate all the comments for my colleagues here.  All how you are adapting to these circumstances.

Thorsten, Customer Success Manager
Morning routine and a space without distraction from kids and laundry are the most important for me. (Yes, laundry and dishes are able to scream at you when you pass them.) Wake up early and starting the day with no-work topics. Today I started to follow some YouTube training about Tai Chi. Then shower and hearing podcasts/news. Then coffee, still podcasts are some Fantasy stuff. Then some more coffee and starting the work.

Kaizer, Project Manager
Productivity comes with the job that you are going to perform. I do not think every job can be performed at home. The other thing is the working environment and the infrastructure at home. Those things will affect the most

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