Home Office während der Coronavirus-Krise: DIE Gelegenheit, Ihr Team zu transformieren!

Vor einem Jahrzehnt war “Home Office” noch etwas für die Hipster, die Geeks, ja böse Zungen würden sogar sagen, für die “sozial unbeholfenen” Entwickler und Freelancer.

Die meisten Aufgaben wurden von einer einzigen Person erledigt, die mit einem Computer interagierte.

Obwohl die Kernbedeutung gleich geblieben ist, ist Remote Work an entfernten Standorten heute zunehmend teamorientiert und umfasst intensive Teamarbeit in einer virtuellen Umgebung sowie oftmals die direkte Interaktion mit Kunden.

 

Virtuelles Arbeiten ist ein Konzept, das vielen digitalen Agenturen bekannt ist – und ein bereits etabliertes Erfolgssystem hier bei Bright Solutions! Doch in Zeiten von Krisen, wie wir sie jetzt erleben – die globale Coronavirus-Pandemie, die in Panik umschlägt – verwandeln sich die anfänglichen Herausforderungen von Home Office & Co. in echte Vorteile: In einen sichtbaren Geschäftsvorteil für Unternehmen.

Selbst wenn Sie nicht zu den ersten Anwendern von Remote Work gehören,wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen, steckt in jeder Krise eine Chance, versprochen 😉

Heimspiel Home Office: Wenn Social Distancing ein Vorteil werden kann

Die Arbeit von zu Hause aus ist das tägliche Arbeitsparadigma während der Coronavirus-Krise. Für viele ist es eine schwer verdauliche Idee: Manager, die das Konzept nur ungern begrüßen, denken, dass die Einrichtung eines Heimbüros nur bedeutet, dass die Mitarbeiter “außer Kontrolle” geraten und im Schlafanzug ihre Aufgaben vernachlässigen, anstatt hart zu arbeiten, wie wenn sie sie im Auge behalten.

Doch in Krisenzeiten passiert genau das: Etablierte Prozesse und Systeme geraten außer Kontrolle, und Teams, Behörden und Organisationen müssen sich anpassen, um zu überleben.

So müssen wir Remote Work betrachten: Als ein neuartiges Arbeitskonzept, das “das Überleben des Stärkeren” und das Wachstum des Anpassungsfähigsten erleichtert. Sich auf Finanzspritzen der Regierung zu verlassen, ist eine Möglichkeit, die Krise zu bewältigen, aber für viele wird das bei Weitem nicht ausreichen.

Der Begriff “Krise” selbst hat eine Wurzel im griechischen Wort κρίσις, “krisis”, das ursprünglich einen Wendepunkt in einer Krankheit bedeutet oder eine Zeit, in der eine schnelle Lösung eines Problems oder Konflikts zwingend erforderlich ist. Auch das chinesische Krisensymbol stellt zwei verschiedene Zeichnungen dar, die “Gefahr” bzw. “Gelegenheit” bedeuten. Die globale Bedeutung des Krisenbegriffs ist unbestreitbar.

Und obwohl wir auf globaler Ebene gezwungen sind, soziale Distanzierung zu praktizieren und den Virus zu bekämpfen, indem wir “the five” befolgen, haben lokale Manager die Chance, aufatmen zu können und die Unternehmen zu retten, indem sie sich auf das Konzept New Work einlassen.

Remote Work kann nun ein Teil Ihrer täglichen Praxis werden, um sie durch virtuelle Teamarbeit miteinander zu verbinden und einfallsreiche Geschäftspraktiken zu etablieren, die dazu ermutigen, weiter über den Tellerrand hinauszuschauen.

Wie Sie trotz Social Distancing und ungewohnter Remote Arbeit die Motivation und Produktivität hoch halten – oder sogar steigern! – verrät unser Team in dem Artikel „Julias Tipps, um Motivation im Home Office aufrechtzuerhalten“.

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New Work: Stecken Sie in der Vergangenheit fest?

Ob es uns gefällt oder nicht, die Arbeit verändert sich und wir steuern auf eine neue Arbeitszukunft zu, in der alte Konzepte nicht mehr funktionieren.

Lesen Sie dazu auch den schonungslosen Praxisbeitrag von unserem CEO Manuel Pistner.

Das Coronavirus ist ein großartiges Beispiel für eine solche aufrüttelnde Ohrfeige für Unternehmen, die in statischen, hierarchischen Strukturen feststecken.

Noch vor einiger Zeit war die 4-Stunden-Woche von Tim Ferris unverständlich: Es wurde für unmöglich gehalten, zehnmal weniger als den 40-Stunden-Durchschnitt zu arbeiten und dabei das gleiche Ergebnis zu erzielen.

Im Vergleich dazu war der 8-Stunden-Arbeitstag für die Fabrikbesitzer vor anderthalb Jahrhunderten wahrscheinlich unvorstellbar, als Handarbeiter noch 10 bis 12 Stunden am Tag schufteten und dabei viel von ihrer körperlichen Kraft bezahlten.

War Henry Ford derjenige, der das 8-Stunden-Tag-Konzept als erster einführte, der die Idee “intelligenter, nicht härter zu arbeiten” durchbrach? Vielleicht, aber er löste die aktuelle Herausforderung, die für die Arbeiter etwas weniger Belastung durch kürzere Arbeitszeiten bedeutete.
Heute wählt ein großer Teil der freiberuflich tätigen Mitarbeiter täglich ihre Arbeitszeit, unabhängig von Ort und Fachgebiet.

Dank Globalisierung, Outsourcing und Digitalisierung geht es bei der Fernarbeit oder der virtuellen Arbeit nicht einfach nur darum, kürzer zu arbeiten. Die virtuelle Arbeit in global verteilten Teams hat in einem sich wandelnden Arbeitsklima eine Reihe von Vorteilen.

Intelligentes Zeitmanagement ist nur ein Vorteil davon. 

Zeit, Menschen, Systeme und Prozesse in einem virtuellen Team sind schnell anpassbare Konzepte und stellen Ressourcen dar, die flexibel gehandhabt werden müssen, um erfolgreich ineinandergreifenzukönnen. Immer mit einem Endziel vor Augen: Der erfolgreiche Projektabschluss des immer anspruchsvolleren Kunden, der global an eine erhöhte Qualität und Zugänglichkeit von digitalen Produkten und Dienstleistungen gewöhnt wurde.

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Zeitmanagement im Home Office

Für eine werdende Mutter ist eine wichtige Lektion aus dem Schwangerschaftsseminar, dass sich der Schwerpunkt von persönlichen Zeitfenstern hin zu einem umfassenden 24/7 Service für das Neugeborene verlagert.

Ihr gesamter Zeitplan leidet unter einer kompletten Prioritätenumwälzung. Sie befindet sich quasi im Krisenmodus.

Ebenso erfordert die erfolgreiche Arbeit im Home Office in einem Remote Team eine sorgfältige Zeitplanung, mit einem kleinen Unterschied: Das Baby wird dieses Mal der Kunde sein.

Wir wagen es zu sagen: Viele der Gewohnheiten des Heimbüroleiters setzen voraus, dass er die Denkweise einer neuen Mutter übernimmt. Timeboxing ist eine Methode, die dem agilen Projektmanagement entlehnt ist.

Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Sie in Kalendereinträgen To-do-Listen aufstellen, damit Sie wissen, wie dringend eine Aufgabe innerhalb der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit ist.

Um besorgten und ratlosen Menschen, die nun von zu Hause aus arbeiten müssen, zu helfen, sich anzupassen und einen Zeitplan einzuhalten, sollte die Zeit auf die richtige Art und Weise “eingepackt” werden. Erfolgreiches Timeboxing beinhaltet in der Regel die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel in streng begrenzten Scrum Sprints, bis ein erstes brauchbares Produkt fertig ist.

Scrum sind nicht nur für Software-Entwicklungsteams gedacht – sie können auf jedes Projekt angewendet werden, das von einem global verteilten Team mit allen Mitgliedern per remote Arbeit durchgeführt werden kann.

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Talentierte Menschen: Die wertvollste Ressource der Agentur der Zukunft

Fast jede digitale Agentur, ob groß oder klein, lokal oder global verstreut, ist heute bestrebt, auf jede einzelne spezifische Kundenanforderung zu reagieren. Sie benötigen ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Die Qualität der Lieferung hängt von den Menschen ab: Die Agentur ist ihre Mitarbeiter.

“Aber werden die Menschen dafür verantwortlich sein, ihre beste Arbeit zu leisten, wenn niemand da ist, um jeden ihrer Schritte zu überwachen?“, mögen Sie fragen. Es ist eine Frage, die ein Überbleibsel des alten Arbeitskonzepts ist, das im Krisenfall definitiv keinen Erfolg fördert.

Anstatt die Coronavirus-Panik durch Misstrauen gegenüber den Menschen, mit denen man arbeitet, noch zusätzlich zu verstärken, muss eine Agentur der Zukunft zunächst eine flexible Denkweise annehmen und dann digitale Projekte entsprechend durchführen.

Traditionelle “Beschäftigungsprogramme”, lokale Rekrutierung und Outsourcing
schränken die Agenturen ein, indem sie sie in komplexe Knoten langfristiger Budgets
und Verträge einbinden und Geldopfer fordern, die sie sich nicht leisten können. 

Auch dieser Virus ist eine wirtschaftliche Pandemie. Wenn Ihr Unternehmen von dem Coronavirus ebenfalls betroffen ist, müssen Sie daher darauf vorbereitet sein, kurzfristig die besten Talente mit einer Kombination aus Hard und Soft Skills zu finden.

On-Demand-Teams, wie wir sie auch bei uns einsetzen, die in der Lage sind, schnelle Arbeitsstrukturen aufzubauen und zu etablieren werden Ihnen helfen, die wirtschaftlichen Auswirkungen zu bewältigen.

Wir nennen diese On-Demand-Flexibilität ‘Virtual Team-as-a-Service’ (VTaaS), ein Modell, das unser Unternehmen in der Krise gerettet hat (nicht vom Typ einer Pandemie, aber ebenso verheerend für unser Überleben als Unternehmen, mehr dazu in unserem TEDx Talk).

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Hybride Teams, die eine “Customer First”-Auslieferung ermöglichen

Im Panikmodus verlieren Sie leicht den Überblick. Sie können den Mangel an Ressourcen wie Zeitbeschränkungen und Fachkräftemangel nur innerhalb des lokalen Komforts bewältigen – wenn Sie nicht innovativ sind.

Eine Chance liegt in der Erweiterung des eigenen Teams um Talente aus einem größeren globalen Expertenpool.

Die Einrichtung virtueller Teams erfüllt viele dieser Anforderungen, ist aber oft ein zu großes Risiko für Manager, zumindest gefühlt, als dass sie eine Zusammenarbeit mit ihnen im vollständigen Remote-Modus in Betracht ziehen würden.

Bei Bright Solutions verwenden wir eine “Hybride Lösung”, bei der wir Teams aus lokalen Talenten und Remote Freelance Experten zusammenstellen und strukturiert managen. Diese Vorteile können Sie mit Flash Hub Teams auch in Ihrem Unternehmen nutzen.

So können wir Kunden beliefern, die sich nun Sorgen um die Einhaltung von Projekt Deadlines machen, da die Menschen jetzt zu Hause bleiben müssen. Und ja, manche davon werden sicherlich NICHT im Anzug vor dem Laptop sitzen 😉

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Warum virtuell arbeitende Teams in Krisenzeiten überleben

Ein wesentlicher Vorteil unserer virtuellen Teams ist ihre Skalierbarkeit: Sie passen sich schnell an veränderte Umstände an. Wir nennen die von Bright Solutions eingesetzten Remote Arbeitsteams “Flash Teams”.

Flash-Teams sind agil, bei Bedarf skalierbar und mit Expertenwissen ausgestattet. Das neue Hybrid-Team funktioniert nach den Prinzipien prüfbarer Skills, radikaler Transparenz und persönlicher Verantwortung.

Virtuelle Remote Teams bei Bright Solutions sind Teams, die von einem Prinzip, einer Mission  geleitet werden, nicht von exklusiven Personen.

Wir schaffen eine neue Lebensqualität, bei der die Menschen das Beste für sich selbst wählen und ein größeres Mitspracherecht bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben haben, was wir jetzt, da das Coronavirus in die alltäglichen Lebensgewohnheiten eingegriffen hat, dringend brauchen. Das können Sie auch.

Menschen brauchen und erhalten so mehr Freiheiten bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit: Durch den Einsatz von freiberuflichen oder remote arbeitenden, agilen Teams entwickeln Sie auch eine Backup-Lösung für jedes unvorhergesehene Ereignis.

Das ist weniger risikoreich als die umständliche Personalarbeit vor Ort, weil die digitalen Plattformen bereits eingerichtet sind. Sie müssen nur noch die richtigen Prozesse für Ihren Fall anwenden und lernen, wie Sie Ihren Erfolg steuern und messen können.

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Also …

Sie können sich von der Panik überwältigen lassen – oder sie nutzen, um neue Chancen zu ergreifen. Es liegt an Ihnen; und wir sind hier, um Ihnen zu helfen, diesen Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten und Ihr Unternehmen durch die Engpässe zu führen.

Was uns am Herzen liegt: Eine klare Kommunikation ist weiterhin eines der wichtigen Schlüsselelemente – nutzen Sie all die Tools wie Slack, Zoom, WhatsApp, Teams etc, um mit Ihrem Team verbunden zu bleiben und Erwartungen offen und transparent zu besprechen.

Gerade jetzt unterschätzt man die Wirkung von Dailies und kurzen Meetings. Natürlich sollten diese immer eine zielführende Agenda verfolgen. Aber auch die Kaffeepause können Sie im Team virtuell miteinander verbringen, wissen wir aus Erfahrung 😉

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Beitrag bereits jetzt geholfen zu haben!