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Timeboxing ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um Ziele zu setzen und Aufgaben, Stress und Prioritäten im Arbeitsalltag (und Privatleben) zu steuern.
Ein berühmtes Beispiel für Timeboxing ist die Pomodoro-Methode. Mit der Pomodoro-Methode können Sie produktive Zeitfenster von 25 Minuten für Schwerpunktarbeit und Pausen von 5 oder 10 Minuten festlegen.
Aber dieser Tomato Timer ist in seiner Anwendung begrenzt.
Sie benötigen vielmehr zusätzliche Elemente, um Stress zu regulieren und Ihre Ziele schneller zu erreichen. Indem Sie eine regelmäßige Timeboxing-Struktur für Ihre Arbeitswoche erstellen, können Sie die Produktivität steigern, Stress abbauen und dem täglichen Prokrastinieren adieu sagen.
Interessiert? Steigen wir tiefer in Timeboxing Definition und die Timeboxing-Scrum-Methode ein!
Timeboxing Methode: Warum Zeitmangel ein Mythos ist
Stress kann durchaus ein starker Motivator sein – oder ein Faktor, der sämtliche Lebenskraft aus Ihnen und Ihren Projekten saugt.
Das hängt von Ihren Fähigkeiten im Umgang mit Stress ab.
Wenn Sie glauben, dass Ihnen Zeit fehlt, werden Sie ein Leben voller Stress führen.
Viele Stressoren sind eine Folge davon, dass Sie keine klaren Ziele und Prozesse definiert haben. Wenn Sie solche Tools nicht nutzen, wird Zeit zu einer praktischen Ausrede.
Sie können immer sagen, dass Sie nicht genug Zeit hatten, das Ziel zu erreichen oder gar an einem Ziel überhaupt erst zu arbeiten.
Zeit wird zu einem echten Problem, wenn man unrealistische und unklare Ziele setzt. Große Ziele können überwältigend und blockierend sein: Man sieht das Ergebnis oder den Fortschritt nicht früh genug, und gibt frustriert auf.
Eine weitere Lüge, die wir uns einreden, ist, dass wir die gefürchtete Prokrastination völlig loswerden können.
Versuchen Sie aktuell verbissen, Prokrastination im Keim zu ersticken? Anstatt eine Routinedisziplin im militärischen Stil aufzustellen, sollten Sie das Aufschieben und Verzögern von Aufgaben in Ihr Programm einbeziehen.
Sie haben richtig gelesen: Machen Sie sich den gefürchteten Motivationskiller zu Ihrem Verbündeten, um produktiver zu werden.
Da Timeboxing sowohl ein Instrument der emotionalen Regulierung als auch ein Tool im Umgang mit Zeitmanagement ist, können Sie es zur Stressbewältigung und zur Steigerung der Arbeitsmotivation und Produktivität einsetzen.
Lassen Sie uns Schritt für Schritt Mythos und Methode betrachten.
Die 3 wichtigsten Timeboxing Vorteile
Wenn Sie Timeboxen effektiv nutzen wollen, müssen Sie
- klare und realistische Ziele setzen,
- einen Schritt-für-Schritt-Prozess erstellen, um diese zu erreichen, und
- den ersten Schritt MACHEN (und dann den nächsten, und den nächsten).
Diese drei Aktionen sind die kritischen Komponenten der Timeboxing-Methode. Sie ermöglichen es Ihnen, an kleineren Zielen zu arbeiten und Ergebnisse (oder deren Fehlen) in ein realistisches Verhältnis zu setzen.
Einer der wichtigsten Vorteile von Timeboxing besteht darin, dass Sie damit Ihr Leben selbstbestimmt managen können, anstatt Ihren Tagesablauf stets von äußeren Umständen bestimmen zu lassen.
Vorteil 1: Klarheit über Ihre Ziele
Ihr Ziel kann vieles sein: Eine neue digitale Marketingstrategie zu entwickeln, vier Stunden pro Woche im Lieblingscafé zu arbeiten, ein Buch zu schreiben, ein Studium abzuschließen oder den Kilimandscharo zu besteigen (liebe Grüße an dieser Stelle an unseren CEO Manuel Pistner, der sich dieses Ziel im Januar 2018 vorgenommen hat).
Wenn Sie also beispielsweise den Kilimandscharo besteigen möchten, müssen Sie trainieren, Ausrüstung kaufen, in das Flugzeug nach Tansania steigen und den ersten Schritt auf den massiven, schlafenden Vulkanberg machen.
Sie werden den Gipfel des Kilimandscharo nie erreichen, wenn Sie nicht das initiale Ziel (also „Kilimandscharo bestiegen haben“) fassen, den ersten Schritt und alle weiteren Schritte dazwischen tun. Wenn Sie das Flugzeug verpassen und die Ausrüstung nicht bekommen, werden Sie nicht auf dem Gipfel des Berges landen. Deshalb brauchen Sie viele kleine Ziele, mit klaren Deadlines, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Die Klarheit der Ziele ist ein wesentliches (wenn nicht sogar obligatorisches) Element der Timeboxing-Methode.
Soll heißen: Wenn Sie keine Ziele formulieren, können Sie keine Timeboxen effektiv zu Ihrem Vorteil nutzen.
Vorteil 2: Emotionale Regulierung
Emotionale Regulierungen, so z.B. „Stressabbau“, stehen bei vielen Menschen auf der Wunsch- oder gar To-Do-Liste.
Stress wird oft durch jene Dinge verursacht, die man nicht kontrollieren kann (oder glaubt, nicht kontrollieren zu können).
Durch Timeboxing legen Sie messbare, realistische Ziele (siehe dazu auch OKR und KPI – Definition & Beispiele) fest und legen die Anzahl der Schritte in einem wiederkehrenden Schritt-für-Schritt-Verfahren pro Timebox im Kalender fest.
Anstatt Ihren Tag und Ihre Woche danach zu planen, was alle anderen brauchen und von Ihnen erwarten, legen Sie feste Regeln dafür fest, was Sie tun müssen, um langfristige Ziele ohne oder zumindest mit lediglich geringem Stress zu erreichen.
Vorteil 3: Wertbasierte Priorisierung
Wir sind ehrlich: Die Timeboxing-Methode bedeutet durchaus, dass Sie einige externe Erwartungen opfern müssen.
Durch Ihre Timebox-Vorlage erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, welche Boxen bleiben dürfen und welche gehen müssen, weil sie nicht produktiv sind oder nicht zu Ihren Zielen beitragen.
Es gibt eine begrenzte Anzahl an Stunden am Tag, und Sie werden nicht alle und jeden in Ihren Plan stets hineinpressen können, das ist eine Tatsache.
Aber Sie können diese 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr für sich arbeiten lassen, indem Sie tägliches Potential durch Timeboxing maximieren.
Eine Timeboxing Vorlage im Kalender erstellen
Wenn Ihr Kalender ein Durcheinander, Ihr Posteingang voll und Ihr Browser ein bunter Christbaum aus blinkenden Tabs ist, ist es an der Zeit, sich dem Timeboxing zu widmen.
Ihre neue Timeboxing Vorlage wird Sie von Ad-hoc-Antworten auf tägliche Nachfragen dazu bewegen, Ihre Zeit für mehr Produktivität und Effizienz zu strukturieren.
Timeboxing Kalender Beispiel
Es gibt eine Fülle von effizienten Kalendern und Browsern oder Apps, mit denen Sie Informationsstressoren in Zeitboxen organisieren können.
Google-Kalender, Microsoft Outlook-Kalender und Apps für Produktivität oder Projektmanagement und Teamarbeit sind nur einige Beispiele.
Es gibt nicht DIE eine Art, Timeboxen zu erstellen, aber diese 5 Timeboxing Regeln können Ihnen helfen, Ihre eigene Struktur zu finden:
- Timeboxen (Zeitpunkt & Dauer) festlegen.
Entwerfen Sie ein eigenes Wochenlayout von Montag bis Freitag oder verwenden Sie einen beliebigen Kalender, den Sie haben, um feste Timeboxen zu markieren. - Setzen Sie Prioritäten. Sie haben eine ganze Liste an Dingen, die Sie in einer Woche erledigen wollen? Gut, die oberste Aufgabe wird auch als erstes erledigt, dann die Aufgabe, die an Stelle 2 kommt und so weiter. Management Tools wie Trello und Listen für verschiedene Bereiche eignen sich dazu hervorragend.
- Planen Sie Zeit für Mittagspausen, private Aktivitäten oder den Besuch im Fitnessstudio ebenfalls fest ein.
Auch wenn es nur ein kurzer Spaziergang ist, führt eine klar zugewiesene Timebox zu mehr Gelassenheit und die Aktivität kann bewusster genossen werden. - Weisen Sie Boxen für (Team) Kommunikation und eine Box für die Timeboxing-Planung zu! Ad-hoc Reaktionen auf offene Chats, im Email Postfach oder durch Telefonanrufe sind ein wahrer Killer für Konzentration und Produktivität. Lassen Sie daher Ihr Umfeld wissen, zu welchen Zeiten Sie stets gut erreichbar und buchbar sind – und zu welchen nicht.
- Nutzen Sie Konzentration am Morgen.
Lösen Sie den nachmittäglichen Produktivitätseinbruch, indem Sie weniger (mental) anstrengende Arbeit für die späteren Stunden einplanen.
Ihre Arbeitswoche könnte zum Beispiel dann so aussehen:
Jetzt haben Sie einen Überblick über Ihre Arbeitswoche und darüber, wie effizient Sie die Timeboxing-Methode zur Erreichung Ihrer Ziele einsetzen.
Timeboxing Priorisierung – Trello Vorlage
In dieser Timeboxing-Vorlage verwenden wir Trello als Beispiel für eine effektiv organisierte Arbeitswoche, über die Sie die Kontrolle haben.
Eine oder zwei freie (persönliche) Zeitboxen zu haben, ist eine effiziente Planung. Wenn ein Notfall eintritt, können Sie eine dieser Zeitboxen nutzen oder der neu entstehenden Gelegenheit ein Zeitfenster mit nicht wesentlicher Priorität zuweisen.
Natürlich können Sie jederzeit Prioritäten in Ihrem Kalender und in Ihrem Trello-Board verschieben oder neu bewerten.
Wenn Sie jedoch einen Zeitplan für Timeboxen haben, können Sie Zeitbeschränkungen als Vorteil nutzen. Das ist die Essenz des Timeboxing Scrum – mehr oder weniger offene Aufgabenpakete zu entwerfen, deren Ausführungszeit auch endet.
Auf diese Weise reduzieren Sie den Stress des Zeitdrucks und erhalten gleichzeitig die Effizienz.
Timeboxing in der Agile Scrum Methode
Selbst, wenn Sie klar definierte Ziele haben, ist es eine Herausforderung, alle Projekte stets mit gleichbelobender Energie zu managen und alles vorauszusagen, was sich ergeben kann.
Wenn Sie jedoch nicht vorausschauend arbeiten, arbeiten Sie ggf am Kunden vorbei, und wenn Sie zu viel Wert auf einen präzisen und unerschütterlichen Weg zur Vollendung legen, laufen Sie womöglich in eine Sackgasse.
Diese Vieldeutigkeit im Agilen Scrum Alltag hat den Vorteil der Innovation – verursachen aber oftmals auch viel Stress.
Die Timeboxing Methode setzt der Ambiguität in agilen Scrum Strukturen Grenzen und führt zu festem Zusammenhalt im Team und Klarheit im Arbeitsalltag.
Schließlich sollten Sie sich immer bewusst machen: Man kann nicht alle glücklich machen.
Akzeptieren Sie dies, um weniger gestresst und stattdessen produktiver zu sein, und nutzen Sie die Timeboxing Methode, um Ihren Zeitplan zu priorisieren.
Denken Sie an den Kilimandscharo – ohne den ersten Schritt besteigen Sie keinen Berg. Also, nur Mut, und und viel Erfolg!
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