Agenturauswahl – So finden Sie den richtigen Projektpartner

    Wer einen Projektpartner finden will, weiß, wie wichtig die richtigen Fragen bei der Agenturauswahl sind. Unser CEO Manuel Pistner zeigt Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie die wichtigsten Kriterien für die Agenturauswahl im Überblick erfassen.

    Denn viele Projekte scheitern, weil beide Kooperationspartner im digitalen Projekt schlicht einander nicht verstehen. Einer der Hauptgründe dafür sind häufig fehlende Kommunikation und mangelhafte Definition zu den Erwartungen an die Zusammenarbeit zu Beginn des Projekts. Das Projektmanagement wird somit auf einem wackeligen Fundament erstellt.

    Ziel ist es, dass Sie in Marketing, in Software und Design Projekten – kurz: In allen Arten digitaler Projekte – vorher feststellen können, welcher Partner Sie wirklich unterstützen kann und welche Auswahlkriterien essentiell sind, um Ihr Projektziel zu erreichen.

    Um die richtige Agentur für Ihr Digital Projekt zu finden, gilt vor allem ein Grundsatz: Finden Sie für sich heraus, was für Sie und für Ihr Projekt wirklich wichtig ist. Und schauen Sie dann ganz genau hin.

    Dieser Beitrag wird Ihnen mit den richtigen Fragen dabei helfen, Klarheit darüber zu bekommen, wie Ihre Agentur aufgestellt sein muss, damit Sie mit dieser und einem Partner Ihre Ziele erreichen.

    8 Checklisten für Ihr digitales Projekt

    Haben Sie alle Anforderungen im Blick?

    Darum scheitern Projekte

    Die meisten Projekte scheitern an den falschen Anforderungen, an falsch gewählten Methoden, an Mitarbeitern in der Agentur, die nicht zu ihrem Projekt passen, an fehlender Transparenz oder schlicht und einfach an Personalengpässe in der Agentur, für die es meist keine schnelle und kaum zuverlässige Lösung gibt.

    Nutzen Sie gerne unsere 8 ausführlichen Checklisten mit über 90 Fragen, die wir für Sie durch Kundenanfragen aus den letzten zehn Jahren gesammelt haben.

    Daraus können Sie auswählen, welche Fragen und Bereiche für Sie bei der Agentur Auswahl wirklich wichtig sind.

    Zurück nach oben

    8 Checklisten für Ihr digitales Projekt

    Haben Sie alle Anforderungen im Blick?

    Ganz gleich, ob Sie eine Werbeagentur, eine App-Agentur oder eine Agentur für digitales Marketing suchen: Für Sie gilt es nun, im Vorfeld herauszufinden, welche Kriterien eine Agentur erfüllen muss, um genau die zuvor genannten, häufigsten Ursachen für unerfüllte Erwartungen oder gar gescheiterte Projekte bestmöglich zu beseitigen oder zumindest schnelle Lösungen dafür finden zu können.

    Ganz gleich, für welche Technologien oder für welche Leistungen Sie eine Agentur suchen, drehen sich die wesentlichen Kriterien stets um die Qualifikation von Mitarbeitern, die Verfügbarkeit von den richtigen Experten, das Qualitätsmanagement und nicht zuletzt die Ausfallsicherheit im Team.

    Zurück nach oben

    Und genau in diese Bereiche steigen wir jetzt tiefer ein.

    Letztendlich ist eine Agentur immer nur so gut, wie sie

    • Zum einen die richtigen Experten für einen Auftrag oder für ein Projekt aus anderen Projekten „frei“ bekommt, um sie für Ihren Auftrag einzusetzen,
    • und zum anderen ist es für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend, wie die Führung des Teams für den Auftrag erfolgt.

    Schaffen Sie die richtige Basis

    Als Kunden möchte Sie Transparenz und Kontrolle über den Fortschritt haben und sicher wissen, dass Sie den Fortschritt erhalten, den Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen.

    Eines ist sicher: In jedem Projekt passieren unvorhergesehene Dinge, die Sie nicht von Beginn an planen können. Sonst werden Sie nicht unvorhergesehen.

    Mitarbeiter werden krank, verlassen die Agentur, es kommen neue Anforderungen dazu, die schnell mehr Kapazität oder gar neue Expertise erfordern. Oder zum Ende hin stellen Sie fest, dass eigentlich mehr Kapazitäten benötigt werden, um die Deadline zu halten. Projekte im Umfeld von Web Technologie, Mobile Apps und Cloud Anwendungen werden zunehmend komplexer.

    8 Checklisten für Ihr digitales Projekt

    Haben Sie alle Anforderungen im Blick?

    In Kombination mit digitalem Marketing ist eine wahre Vielzahl an Experten, Skills und Erfahrung nötig, damit die Komplexität in einem dynamischen Umfeld beherrscht werden kann.

    Zurück nach oben

    Sie möchten, dass Ihre Agentur wirklich effektiv Möglichkeiten hat, um mit solchen Ereignissen umzugehen, damit Ihr Projekt dadurch nicht in Schieflage gerät?

    Die folgenden Fragestellungen helfen Ihnen dabei zu verstehen, wie Ihre potenzielle Agentur mit diesen Themen in der Praxis umgehen kann, sodass Sie für sich bewerten können, ob diese Fähigkeiten Ihren Anforderungen wirklich entsprechen und Ihnen die Sicherheit geben, die Sie sich wünschen.

    Zurück nach oben

    Vorsicht bei Referenzen!

    Ein wichtiger Hinweis vorab: Vorsicht bei Referenzen! Die meisten unserer Kunden fragen uns ebenfalls nach Referenzen. Referenzen sind ein wichtiges Kriterium, um aus vergangenen Projekten abzuleiten, welche Kompetenz die Agentur wirklich hat. Hier ist jedoch Vorsicht geboten.

    Die Kompetenz bringt nicht die Agentur an sich, sondern die Mitarbeiter, die in der Agentur arbeiten.

    Wenn Sie Referenzen sehen, die Sie zuversichtlich stimmen, dass die Agentur auch Ihren Auftrag erfolgreich umsetzen kann, dann sollten Sie sicherstellen, dass genau diese Mitarbeiter, die damals an der spezifischen Referenz federführend gearbeitet haben, für Ihr Projekt genügend Zeit haben und in Ihrem Team zum Einsatz kommen.

    8 Checklisten für Ihr digitales Projekt

    Haben Sie alle Anforderungen im Blick?

    Wenn dies sichergestellt ist und die Referenz aussagekräftig zu Ihrem Projekt passt, haben Sie damit ein gutes Kriterium zur Auswahl Ihrer Agentur. Andersherum können Sie auch definieren, welche Erfahrungen einzelne Mitarbeiter in Ihrem optimalen Team idealerweise haben sollen und sich dann einen Partner suchen, der für Ihren Auftrag genau diese Mitarbeiter in einem Team bereitstellen kann.

    Zurück nach oben

    Wie werden Projekt-Engpässe gelöst?

    Gerade bei Aufträgen, die Webentwicklung, App Entwicklung oder Cloud Entwicklung umfassen, sollten Sie nachfragen, welche Möglichkeiten Ihre potenzielle Partneragentur bei Projekt-Engpässen oder bei unvorhergesehenen technischen Hürden hat, um schnell die richtigen Experten hinzuzuziehen und wie dann die Priorisierung der Zuteilungen zwischen anderen Projekten erfolgt.

    Es ist nämlich normal, dass eine Agentur immer mehrere Projekte gleichzeitig bedient.

    Hinterfragen Sie, wie sichergestellt ist, dass die nötigen Mitarbeiter ausschließlich oder zumindest mit der benötigten Kapazität in Ihrem Projekt arbeiten können.

    Fragen Sie auch, welches Qualitätssicherungssystem – gerade in Software-Projekten – zum Einsatz kommt und wie sichergestellt ist, dass mit einem Update der Software unerwünschte Nebeneffekte erkannt werden und nicht erst dann, wenn ein Update auf die Live Instanz deployed wird.

    Zurück nach oben

     

    Ihre Einbindung in das Projekt

    Sie beauftragen eine Agentur, da Sie einen Experten als Ansprechpartner möchten, der Sie durch das Projekt führt und für Struktur, Transparenz und für zuverlässige Ergebnisse sorgt.

    Fragen Sie daher ab, wie Sie in das Projekt eingebunden sein werden und welche Status-Updates Sie in welchem Zeitraum bekommen. Das hilft Ihnen auch dabei, Ihre eigene Zeit zu planen.

    8 Checklisten für Ihr digitales Projekt

    Haben Sie alle Anforderungen im Blick?

    Üblicherweise möchten Sie wissen, wie Ihr Projekt in Bezug auf die geplante Timeline und auf das Budget steht. Je nach Ihren Anforderungen möchten Sie sicherstellen, dass Sie entweder einen Ansprechpartner haben, der Sie durch das Projekt führt und Ihr Team steuert.

    Oder, wenn Sie vielleicht bereits Erfahrung als Product Owner haben, möchten Sie vielleicht auch direkt mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Fragen Sie daher, wer genau Ihr Ansprechpartner ist und wie Sie in das Projekt involviert sein werden, welche Status-Updates und Reports Sie bekommen und mit welchen Tools Sie arbeiten werden.

    Zurück nach oben

    Die Vorteile eines Test-Projekts

    Wenn Sie planen, dass Ihre Zusammenarbeit mit der Agentur über einen längeren Zeitraum erfolgen soll, dann testen Sie die Kooperation in einem kleinen ersten Auftrag ohne feste Bindung. Erfahrung aus der Praxis ist durch nichts zu ersetzen. Durch einen ersten Auftrag, zum Beispiel zur Konzeption für ein Design, für ein Architektur-Konzept oder einen Anforderungs-Workshop, lernen Sie Ihre potenzielle Agentur und deren Team so kennen, wie Sie es möchten – nämlich im realen Auftrag.

    Hinterfragen Sie dabei, ob denn die Person aus dem Test-Auftrag auch die gleichen sind, die für Sie im Haupt-Auftrag arbeiten. Sonst ist der Test nicht valide.

    8 Checklisten für Ihr digitales Projekt

    Haben Sie alle Anforderungen im Blick?

    Und wenn danach der Ansprechpartner oder gar das gesamte Team wechseln, ist der Test nicht aussagekräftig. Das passiert häufig dann, wenn die Agentur unter Personalengpässen, verursacht durch einen weiteren neuen Auftrag, leidet und zwangsläufig Mitarbeiter zwischen einzelnen Projekten hin und her verteilen muss.

    Zurück nach oben

    Wie wird die Performance gemessen?

    Fragen Sie auch, wie denn die Performance des Teams, das in Ihrem Auftrag und Ihrem Projekt arbeitet, gemessen wird und welche Kennzahlen und Reports Sie als Kunde bekommen, um die Performance jederzeit transparent vorliegen zu haben.

    Sicher möchten Sie gerade beim Ansprechpartner auch auf Ihr Bauchgefühl hören. Das ist ja gerade zu Beginn ein wichtiger Faktor. Projekte scheitern jedoch nicht am Gefühl, sondern oft daran, dass entweder die Effektivität oder die Effizienz der Arbeiten nicht die Performance bieten, die Sie benötigen.

    Versuchen Sie daher unbedingt, Klarheit über Ihre Erwartungen zu gewinnen, und formulieren Sie diese explizit.

    So vermeiden Sie spätere Enttäuschungen durch unerfüllte Erwartungen, die Sie vor der Zusammenarbeit nicht explizit genannt haben.

    8 Checklisten für Ihr digitales Projekt

    Haben Sie alle Anforderungen im Blick?

    Reaktionszeiten

    Insbesondere gilt dies auch für die Reaktionszeit Ihres Ansprechpartners. Fragen Sie also, mit welcher Antwort-Zeit Sie bei Ihrem Ansprechpartner rechnen können, wenn Sie Fragen haben oder welche regelmäßigen Meetings es gibt, in welchen Sie diese Fragen stellen können.

    Festpreis-Projekte benötigen Detailkenntnis

    Wenn Sie ein Festpreis-Projekt anfragen möchten, stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Anforderungen auch im Detail das abbilden, was Sie wirklich benötigen.

    Sollten wichtige Details fehlen, wird das Projekt am Ende oft teurer und dauert länger als geplant.

    Hier sollte vor dem Auftrag ein Hinweis Ihrer potenziellen Partneragentur kommen, dass gegebenenfalls wichtige Details fehlen, die später zu höheren Aufwänden führen können. Wir empfehlen immer, vor der Vergabe eines Festpreis-Projekts ein Konzept zu erstellen, das Sie aktiv testen können (Mockups und Wireframes oder erste Prototypen).

    Das ist im übrigen auch ein gutes Test-Projekt, um die Zusammenarbeit mit Ihrer potenziellen Agentur unter realen Parametern zu testen, und gibt Ihnen Sicherheit, dass Sie die richtige Entscheidung treffen.

    Zurück nach oben

    Ein Festpreis gibt Ihnen preissicherheit nur so weit, wie Sie sich sicher sind, dass Ihr Konzept auch alle Anforderungen enthält, die Ihnen wichtig sind.

    Fragen Sie dazu am besten mehrere Anbieter an. Sollten die Preise stark abweichen, hinterfragen Sie, was der jeweilige Anbieter weiß oder nicht weiß, sodass es zu diesem unterschiedlichen Preis kommt. Diese Erkenntnisse sollten Sie dann in Ihrem Konzept ergänzen, um es zu vervollständigen. So decken Sie die konzeptionellen Lücken noch vor dem Auftrag auf und erhalten damit Planungssicherheit.

    Wenn Sie jetzt einen ausführlichen Kriterienkatalog zur Auswahl Ihrer Agentur als Inspiration für weitere Fragen und Kriterien nutzen möchten, bieten wir Ihnen all diese Kriterien kostenlos zum Download an:

    8 Checklisten für Ihr digitales Projekt

    Haben Sie alle Anforderungen im Blick?

    Zurück nach oben

    Skalierbare Teams und Zugriff auf weltweites Know-how?
    So geht's!
    Lernen Sie Ihren Mehrwert kennen.
    Jetzt Video ansehen

    Verwandte Blogbeiträge

    Diese Themen beschäftigten uns und unsere Kunden kürzlich

    Bereit für Projekte ohne Grenzen?

    Wir freuen uns auf Ihre Projekt-Ideen! Lernen Sie uns gerne in einer kostenlosen Erstberatung kennen und nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf.PROJEKT ANFRAGE STELLEN

    Wie sieht Ihre perfekte Digitalagentur aus?

    Wir haben aus über 500 Anfragen die häufigsten Kriterien zur Agenturauswahl zusammengetragen. So können Sie Ihre Anbieter einfach vergleichen.CHECKLISTEN HERUNTERLADEN
    Darmstadt

    Bright Solutions GmbH
    Pfnorstraße 10-14
    64293 Darmstadt

    Adresse anzeigen
    Hamburg

    Bright Solutions Hamburg GmbH
    Altonaer Poststraße 9a
    22767 Hamburg

    Adresse anzeigen
    Telefon

    Darmstadt: +49 6151 / 27 647 - 0

    Hamburg: +49 040 / 350 80 130

    Nummern anzeigen