Agenturauswahl Kriterien – den richtigen Projektpartner finden

Wer einen Projektpartner finden will, weiß, wie wichtig die Agenturauswahl Kriterien sind.

Projekte scheitern, wenn beide Kooperationspartner im digitalen Projekt schlicht einander nicht verstehen.

Zwei der Hauptgründe dafür sind

1. fehlende Kommunikation und
2. mangelhafte Definition der Erwartungen an die Zusammenarbeit zu Beginn des Projekts.

Die Agenturauswahl findet meist nur auf Grundlage eines einzigen Kriteriums statt, zum Beispiel „lokale Nähe“. Das Projektmanagement wird somit auf ein wackeliges Fundament gestellt – kein guter Start für ein Projekt.

Wie können Sie also vorher feststellen, welcher Partner Sie wirklich unterstützen kann und welche Agenturauswahl-Kriterien essentiell sind, um Ihr Projektziel zu erreichen?

Um die richtige Agentur für Ihr Digital Projekt zu finden, gilt vor allem ein Grundsatz: Finden Sie für sich heraus, was für Sie und für Ihr Projekt wirklich wichtig ist.

Dieser Beitrag wird Ihnen mit den richtigen Fragen dabei helfen, Klarheit darüber zu bekommen, wie eine Agentur aufgestellt sein muss, damit Sie mit dieser Ihre Ziele erreichen können.

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Darum scheitern Projekte

Die meisten Projekte scheitern an den falschen Anforderungen, an falsch gewählten Methoden, an Mitarbeitern in der Agentur, die nicht zu ihrem Projekt passen, an fehlender Transparenz oder schlicht und einfach an Personalengpässe in der Agentur, für die es meist keine schnelle und kaum zuverlässige Lösung gibt.

Ganz gleich, ob Sie eine Werbeagentur, eine App-Agentur oder eine Agentur für digitales Marketing suchen: Für Sie gilt es nun, im Vorfeld herauszufinden, welche Kriterien eine Agentur erfüllen muss, um genau die zuvor genannten, häufigsten Ursachen für unerfüllte Erwartungen oder gar gescheiterte Projekte bestmöglich zu beseitigen oder zumindest schnelle Lösungen dafür finden zu können.

Ganz gleich, für welche Technologien oder für welche Leistungen Sie eine Agentur suchen, drehen sich die wesentlichen Agenturauswahl-Kriterien stets um die Qualifikation von Mitarbeitern, die Verfügbarkeit von den richtigen Experten, das Qualitätsmanagement und nicht zuletzt die Ausfallsicherheit im Team.

Und genau in diese Bereiche steigen wir jetzt tiefer ein.

Letztendlich ist eine Agentur immer nur so gut, wie sie

• Zum einen die richtigen Experten für einen Auftrag oder für ein Projekt aus anderen Projekten „frei“ bekommt, um sie für Ihren Auftrag einzusetzen,
• und zum anderen ist es für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend, wie die Führung des Teams für den Auftrag erfolgt.

Agenturauswahl Kriterien – Schaffen Sie die richtige Basis

Als Kunden möchte Sie Transparenz und Kontrolle über den Fortschritt haben und sicher wissen, dass Sie den Fortschritt erhalten, den Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Eines ist sicher: In jedem Projekt passieren unvorhergesehene Dinge, die Sie nicht von Beginn an planen können. Sonst werden Sie nicht unvorhergesehen.

Teammitglieder werden krank, verlassen die Agentur, es kommen neue Anforderungen dazu, die schnell mehr Kapazität oder gar neue Expertise erfordern. Oder zum Ende hin stellen Sie fest, dass eigentlich mehr Kapazitäten benötigt werden, um die Deadline zu halten. Projekte im Umfeld von Web Technologie, Mobile Apps und Cloud Anwendungen werden zunehmend komplexer.

In Kombination mit digitalem Marketing ist eine wahre Vielzahl an Expert*innen, Skills und Erfahrung nötig, damit die Komplexität in einem dynamischen Umfeld beherrscht werden kann.

Sie möchten, dass Ihre Agentur wirklich effektiv Möglichkeiten hat, um mit solchen Ereignissen umzugehen, damit Ihr Projekt dadurch nicht in Schieflage gerät?

Die folgenden Agenturauswahl Kriterien helfen Ihnen dabei zu verstehen, wie Ihre potenzielle Agentur mit diesen Themen in der Praxis umgehen kann, sodass Sie für sich bewerten können, ob diese Fähigkeiten Ihren Anforderungen wirklich entsprechen und Ihnen die Sicherheit geben, die Sie sich wünschen.

Vorsicht bei Referenzen!

Ein wichtiger Hinweis vorab: Vorsicht bei Referenzen! Die meisten unserer Kunden haben uns bei der Agenturauswahl ebenfalls nach Referenzen gefragt. Referenzen sind ein wichtiges Kriterium, um aus vergangenen Projekten abzuleiten, welche Kompetenz die Agentur wirklich hat. Hier ist jedoch Vorsicht geboten.

Die Kompetenz bringt nicht die Agentur an sich, sondern die Mitarbeiter, die in der Agentur arbeiten.

Wenn Sie Referenzen sehen, die Sie zuversichtlich stimmen, dass die Agentur auch Ihren Auftrag erfolgreich umsetzen kann, dann sollten Sie bei der Auswahl der Agentur sicherstellen, dass genau diese Mitarbeiter, die damals an der spezifischen Referenz federführend gearbeitet haben, für Ihr Projekt genügend Zeit haben und in Ihrem Team zum Einsatz kommen.

Wenn dies sichergestellt ist und die Referenz aussagekräftig zu Ihrem Projekt passt, haben Sie damit ein gutes Kriterium zur Auswahl Ihrer Agentur. Andersherum können Sie auch definieren, welche Erfahrungen einzelne Mitarbeiter in Ihrem optimalen Team idealerweise haben sollen und sich dann einen Partner suchen, der für Ihren Auftrag genau diese Mitarbeiter in einem Team bereitstellen kann.

Wie werden Projekt-Engpässe gelöst?

Gerade bei Aufträgen, die Webentwicklung, App Entwicklung oder Cloud Entwicklung umfassen, sollten Sie nachfragen, welche Möglichkeiten Ihre potenzielle Partneragentur bei Projekt-Engpässen oder bei unvorhergesehenen technischen Hürden hat, um schnell die richtigen Experten hinzuzuziehen und wie dann die Priorisierung der Zuteilungen zwischen anderen Projekten erfolgt.

Es ist nämlich normal, dass eine Agentur immer mehrere Projekte gleichzeitig bedient.

Hinterfragen Sie, wie sichergestellt ist, dass die nötigen Mitarbeiter ausschließlich oder zumindest mit der benötigten Kapazität in Ihrem Projekt arbeiten können, bevor Sie eine Agentur auswählen.

Fragen Sie auch, welches Qualitätssicherungssystem – gerade in Software-Projekten – zum Einsatz kommt und wie sichergestellt ist, dass mit einem Update der Software unerwünschte Nebeneffekte erkannt werden und nicht erst dann, wenn ein Update auf die Live Instanz deployed wird.

Ihre Einbindung in das Projekt

Sie beauftragen eine Agentur, da Sie einen Experten als Ansprechpartner möchten, der Sie durch das Projekt führt und für Struktur, Transparenz und für zuverlässige Ergebnisse sorgt.

Fragen Sie daher während des Agenturauswahl-Prozesses ab, wie Sie in das Projekt eingebunden sein werden und welche Status-Updates Sie in welchem Zeitraum bekommen.

Das hilft Ihnen auch dabei, Ihre eigene Zeit zu planen.

Üblicherweise möchten Sie wissen, wie Ihr Projekt in Bezug auf die geplante Timeline und auf das Budget steht. Je nach Ihren Anforderungen möchten Sie sicherstellen, dass Sie entweder einen Ansprechpartner haben, der Sie durch das Projekt führt und Ihr Team steuert.

Oder, wenn Sie vielleicht bereits Erfahrung als Product Owner haben, möchten Sie vielleicht auch direkt mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Fragen Sie daher, wer genau Ihr Ansprechpartner ist und wie Sie in das Projekt involviert sein werden, welche Status-Updates und Reports Sie bekommen und mit welchen Tools Sie arbeiten werden.

Product Owner Lesetipp: Machen Sie diese 10 Fehler als Product Owner?

Die Vorteile eines Test-Projekts

Wenn Sie planen, dass Ihre Zusammenarbeit mit der Agentur über einen längeren Zeitraum erfolgen soll, dann testen Sie die Kooperation in einem kleinen ersten Auftrag – ohne feste Bindung. Erfahrung aus der Praxis ist durch nichts zu ersetzen.

Durch einen ersten Auftrag, zum Beispiel zur Konzeption für ein Design, für ein Architektur-Konzept oder einen Anforderungs-Workshop, lernen Sie Ihre potenzielle Agentur und deren Team so kennen, wie Sie es möchten – nämlich im realen Auftrag.

Agenturauswahl-Checklisten sind hilfreich, ersetzen aber nicht die Arbeitserfahrung unter realen Bedingungen.

Hinterfragen Sie dabei, ob denn die Person aus dem Test-Auftrag auch die gleichen sind, die für Sie im Haupt-Auftrag arbeiten. Sonst ist der Test nicht unbedingt valide.

Und wenn danach der Ansprechpartner oder gar das gesamte Team wechseln, ist der Test nicht aussagekräftig. Das passiert häufig dann, wenn die Agentur unter Personalengpässen, verursacht durch einen weiteren neuen Auftrag, leidet und zwangsläufig Mitarbeiter zwischen einzelnen Projekten hin und her verteilen muss.

Agenturauswahl Kriterien: Wie wird die Performance gemessen?

Fragen Sie auch, wie denn die Performance des Teams, das in Ihrem Auftrag und Ihrem Projekt arbeitet, gemessen wird und welche Kennzahlen und Reports Sie als Kunde bekommen, um die Performance jederzeit transparent vorliegen zu haben.

Sicher möchten Sie gerade beim Ansprechpartner auch auf Ihr Bauchgefühl hören. Das ist ja gerade zu Beginn ein wichtiger Faktor. Projekte scheitern jedoch nicht am Gefühl, sondern oft daran, dass entweder die Effektivität oder die Effizienz der Arbeiten nicht die Performance bieten, die Sie benötigen.

Versuchen Sie daher unbedingt, Klarheit über Ihre Erwartungen zu gewinnen, und formulieren Sie diese explizit.

So vermeiden Sie spätere Enttäuschungen durch unerfüllte Erwartungen, die Sie vor der Zusammenarbeit nicht explizit genannt haben.

Reaktionszeiten

Insbesondere gilt dies auch für die Reaktionszeit Ihres Ansprechpartners. Fragen Sie also, mit welcher Antwort-Zeit Sie bei Ihrem Ansprechpartner rechnen können, wenn Sie Fragen haben oder welche regelmäßigen Meetings es gibt, in welchen Sie diese Fragen stellen können.

Festpreis-Projekte benötigen Detailkenntnis

Wenn Sie ein Festpreis-Projekt anfragen möchten, stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Anforderungen auch im Detail das abbilden, was Sie wirklich benötigen.

Sollten wichtige Details fehlen, wird das Projekt am Ende oft teurer und dauert länger als geplant.

Hier sollte vor dem Auftrag ein Hinweis Ihrer potenziellen Partneragentur kommen, dass gegebenenfalls wichtige Details fehlen, die später zu höheren Aufwänden führen können. Wir empfehlen immer, vor der Vergabe eines Festpreis-Projekts ein Konzept zu erstellen, das Sie aktiv testen können (Mockups und Wireframes oder erste Prototypen).

Das ist im übrigen auch ein gutes Test-Projekt, um die Zusammenarbeit mit Ihrer potenziellen Agentur unter realen Parametern zu testen, und gibt Ihnen Sicherheit, dass Sie die richtige Entscheidung treffen.

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Ein Festpreis gibt Ihnen preissicherheit nur so weit, wie Sie sich sicher sind, dass Ihr Konzept auch alle Anforderungen enthält, die Ihnen wichtig sind.

Fragen Sie dazu am besten mehrere Anbieter an, natürlich mit den gleichen Agenturauswahl Kriterien. Sollten die Preise stark abweichen, hinterfragen Sie, was der jeweilige Anbieter weiß oder nicht weiß, sodass es zu diesem unterschiedlichen Preis kommt.

Diese Erkenntnisse sollten Sie dann in Ihrem Konzept ergänzen, um es zu vervollständigen. So decken Sie die konzeptionellen Lücken noch vor dem Auftrag auf – und erhalten damit Planungssicherheit!

Agenturauswahl Kriterien sollten letztendlich immer dazu dienen, dass beide Seiten, also Sie und Ihre Partneragentur, bestmöglich in das Projekt starten, einander vertrauen und gemeinsam erfolgreich werden können.