IFM Hostess - Faktura und Terminplanung

Projektbeschreibung

IFM Hostess ist ein weiteres Dispositionsprogramm für unseren Kunden IFM Dienstleistungen GmbH. Diese Projekt beinhaltet die Anbindung an eine bestehende Rechnungsnummerndatenbank, den Fakturierungsvorgang sowie einen Belegungsplan für das einzusetzende Personal. Außerdem ist eine erweiterbare Userverwaltung mit einem ausführlichen Rechtesystem enthalten

Dieses Projekt wurde mit unserer Projectsuite realisiert und ist daher mit seinem komplexen Funktionsumfang insbesondere an Benutzerrechten kosteneffizient zu realisieren.

Benutzerrechte
Angefangen bei der Benutzerverwaltung kann jeder User, der das System verwenden soll erfasst und einer Gruppe zugeordnet werden. Dabei erbt der Benutzer die Rechte von der zugewiesenen Gruppe und kann individuell mit Zugriffsberechtigungen ausgestattet werden. Somit stehen jedem Systembenutzer nur die Anwendungen von IFM Hostess zur Verfügung, die Ihm aufgrund seiner Rechte zugewiesen sind.

Die Kundenverwaltung
In der Kundenverwaltung werden Kunden und deren Niederlassungen mit allen Stammdaten eingepflegt und bearbeitet. Hier werden sowohl Personendaten als auch Preise zur Abrechnung hinterlegt und in der Datenbank gespeichert.

Die Personalverwaltung
Hier kann Personal angelegt, bearbeitet und Kunden / Niederlassungen zugewiesen werden. Somit ist jedes Personal nur für diejenigen Kunden einsetzbar, für die es in der Personlaverwaltung zugewiesen wurde. Für jedes Personal werden Stammdaten als auch der vereinbarte Stundenlohn hinterlegt.

Der Personalplan
Im Personalplan steht ein Kalender zur Verfügung. Dieser Kalender ist für jeden Kunden getrennt zu verwalten. Es ist nur das Personal einsetzbar, das in der Personalverwaltung ausdrücklich dem gewählten Kunden zugewiesen wurde. Hier hat man eine gute Übersicht über das eingesetzte Personal pro Kunden und bekommt auf einen Blick die Arbeitszeiten des gesamten Personals für einen Kunden zu sehen. Natürlich kann dieser Plan auch gedruckt werden.

Die Rechnungsverwaltung
In der Rechnungsverwaltung können Rechnungen erstellt und bereits gebuchte Rechnungen eingesehen und erneut gedruckt werden. Zu jeder Rechnung kann der entsprechende Personalbelegunsplan ausgedruckt werden, auf dessen Daten die Rechnungssumme basiert. Die Rechnungsnummern werden hierbei nach Vorschrift fortlaufend erstellt. Damit weitere Rechnungsprogramme in anderen Dienstleistungsbereichen der Firma diesen Nummernkreis teilen und es keine Kollision von gleichen Rechnungsnummern gibt, werden diese mit einer bestehenden Rechnungsnummerndatenbank abgeglichen. Somit entsteht für alle Rechnungen ein einheitlicher Nummernkreis.

Kundenmeinung

"Brightsolutions wurde zum ersten Mal im Jahr 2007 von uns damit beauftragt, ein maßgeschneidertes Programm auf unsere spezifischen Vorgaben und Bedürfnisse zu schreiben. Vorgaben waren: Disposition und Verwaltung einer großen Anzahl von Fahrzeugen (ca. 40.000 p.a.)incl. der Fahrer (mit hinterlegten Stammdaten wie Lohn etc) und daraus resultierend ein professionelles Rechnungswesen (mit Nummernzuordnung) und abschließender Lohnabrechnung. Ohne vorher die Dienstleistung zu kennen, wurde sich von seitens Brightsolutions in die Materie eingearbeitet, Vorschläge zur systematischen Verbesserung des Programmes vorgeschlagen und umgesetzt. Die Zeitvorgaben (6-8 Wochen) wurden hinsichtlich der B-Version und der späteren A-Version ohne Komplikationen eingehalten. Bei der Programmierung wurde enger Kontakt mit uns gehalten, sodass wir über jede Ausbaustufe informiert wurden. Nach Test der B-Version wurde die endgültige Version gestartet und ist seit Nov. 2007 zu unserer vollsten Zufriedenheit im Einsatz. Während der bisherigen Laufzeit wurde die Datenbankkapazität mehrmals erhöht und die Benutzerfreundlichkeit nach unseren Erfahrungen angepasst. Die mit Brightsolutions gemachten Erfahrungen haben uns dazu bewegt, ein weiteres Programm im Hinblick auf Personaldisposition, Monatsplanung, Rechnungserstellung und Lohnabrechnung in Auftrag zu geben. B-Version ist derzeit im Test. Abschließend können wir sagen, das wir uns bei der nicht ganz einfachen Anforderung an die Programme sehr gut beraten und betreut gefühlt und sich die Kosten in einem kalkulierbaren und angemessenen Rahmen bewegt haben. Wenn es um Programme geht, die ganz speziell auf die Bedürfnisse der eigenen Organisation zugeschnitten sein sollen, können wir Herrn Pistner und sein Team in jeglicher Hinsicht (Beratung, Programmierung und arbeitsbegleitende Betreuung) nur empfehlen." IFM Dienstleisungen GmbH