In den kommenden Blogeinträgen haben wir uns entschlossen, einmal eine Case Study zu unserem mitlerweile doch recht mächtigen Intranet, welches wir ausschließlich mit Drupal realisiert haben, zu veröffentlichen. Dabei werde ich in meinem ersten Blogeintrag grob die wichtigsten Features und Funktionen anreißen, wir werden das Erwähnte dann in weiteren Blogeinträgen im Detail erklären.
Grundlegend ist das Intranet aus dem Bedürfniss entstanden, ein einfaches CRM, sprich eine Kundendatenbank zu führen, in der auch alle Vorgänge, Anfragen, Angebote etc. festgehalten werden. Durch unsere sehr positive und mittlerweile auch langjährige Erfahrung mit Drupal hatten wir uns dann dazu entschlossen, dass Projekt selbst zu stämmen und es komplett individuell an unsere Bedürfnisse anzupassen, so wie wir es eben auch unseren Kunden empfehlen. Im Nachhinein war das auch eine wirklich gute Entscheidung, da wir so immer wieder neue Features hinzuentwickelt haben, die uns das Leben in der täglichen Arbeit doch sehr erleichtern. Nun also als erstes einmal die wichtigsten Features im Überblick, eine Beschreibung zu deren Realisierung folgt in den kommenden Blogbeiträgen:
Das CRM - Kontakte, Vorgänge und Firmen
Im CRM werden Kontakte, Firmen und Vorgänge (Anfragen, Aufträge etc.) verwaltet. Zu jeder Firma und zu jeder Person kann man jederzeit alle Kontakte und Vorgänge sehen, kann Empfehlungen der Kunden abbilden, nächste Kontakttermine verwalten und hat jederzeit eine Übersicht über Anfragen und Aufträge und natürlich auch darüber, wie fleißig und wirkungsvoll das Marketing gearbeitet hat und was dann auch wirklich zu Aufträgen oder auch Absagen geführt hat. Hier spielt sich unter anderem der Kern des Tagesgeschäfts ab. Offen ist hier noch, dass Emails, die von Kunden empfangen oder an diese gesendet wurden auch direkt als Vorgang abgelegt werden. Das braucht allerdings noch etwas Reife.
Auf jeden Fall gibt es dadurch nun einen zentralen Anlaufpunkt um Kontaktdaten zu Kunden und Projektbeteiligten finden zu können, wenn man dazu berechtigt ist. Aktuell sind wir gerade dabei, dieses CRM über Funambol auch mit unseren Handys und Smartphones (allen voran iPhone und Android) und mit Thunderbird zu synchronisieren.
Hier geht es zu dem Beitrag.
Zeiterfassung für Mitarbeiter
Das zweite Tool, das wir für nötig hielten war die Zeiterfassung für Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter hat einen Zugang und zu jedem Mitarbeiter sind Urlaubstage pro Jahr und die Arbeitszeit pro Woche hinterlegt. Feiertage tragen wir manuell ein, damit die bei der Berechnung der Arbeitszeit berücksichtigt werden. Jeder Mitarbeiter hat dadurch immer einen guten Überblick über seine aktuellen Arbeitszeiten, Urlaubstage und Krankheitstage. In der "Chefansicht" können die Zeitkonten aller Mitarbeiter angesehen werden. So gibt es rechtzeitig "Alarm" wenn zu viele Überstunden entstehen oder wenn das Gegenteil der Fall ist oder die Mitarbeiter oft krank werden.
Rechnungen und Verträge
Zyklische Rechnungen, wie z.B. Rechungen für das Webhosting unserer Kunden werden ebenfalls separat verwaltet. So wird man am Monatsende immer daran erinnert, welche Rechnungen man stellen muss (abgesehen von den aktuellen Projekten) und wann die nächsten Rechnungen fällig sind, mit welchem Betrag und an welchen Kunden, der dann natpüprlich auch mit dem CRM verknüpft ist.
Storm für das Projektmanagement
Um unsere aktuellen Projekte zu verwalten und zu mangen, haben wir das Drupal Modul Storm eingesetzt. Bevor wir damit gearbeitet hatten, setzen wir Open Atrium ein. Leider bot das noch nicht die Möglichkeit Zeiten ordentlich zu erfassen, auszuwerten und Reports zu drucken. Die Organisation der Inhalte für Projekte in Gruppen (Organic Groups) war im Atrium jedoch sehr nützlich, was ich im Storm etwas vermisse. Jedoch lassen sich in Storm besonders gut Zeiten zu Projekten und Tasks erfassen, da Storm jedoch nicht mit CCK seine Inhaltstypen erstellt hat, unterliegt man gewissen Einschränkungen, die nicht immer hübsch sind. Aber dazu später näheres im Detail.
Auch unsere Kunden haben immer für zugewiesene Projekte oder Organisationen Zugang und können die Zeiteinträge als auch die aktuellen Projektfortschritte einsehen. Bei agilen Projekten bekommt jeder Kunden am Monatsende seine Stundenabrechnung und damit dies zu keiner Überraschung führt, hat er auch jederzeit Einblick in die aktuellen Tasks und die aufgebrauchten Stunden. Transparenz war uns auch hier sehr wichtig.
Der Terminkalender
Anfangs hatte jeder im Team ein eigene Lösung um seine Termine zu verwalten. Google Calendar, Microsoft Outlook, Thunderbird...klappt alles wunderbar wenn man es nicht im Team verwendet und nicht die strengen Datenschutzrichtlinien für Kundendaten und Projektdaten befolgen möchte. Also haben wir das Calendar-Modul von Drupal installiert und mit ein paar Anpassungen hat jeder Mitarbeiter einen öffentlichen und einen privaten Kalender und jeder kann immer sehen, was die anderen so vorhaben und wann wer nicht da ist. Auch Serientermine mit Enddatum sind abbildbar (Geburtstage leider nicht, aber das bekommen wir auch noch hin). Zu jedem Termin kann man dann auch die Teilnehmer festlegen. ICal-Export und das Synchronisieren mit Funambol stehen auf der Todo-Liste.
Die Passwortverwaltung
In der Passwortverwaltung kann jeder User öffentliche und private Passwörter speichern, die dann in der Datenbank verschlüsselt abgelegt werden. Wie auch bei unserem Kalender kann man filtern, ob man nur private oder nur öffentliche Passwörter oder beide sehen will. Bei privaten Passwörtern natürlich nur die eigenen. Passwörter können dann auch mit einem Kunden aus dem CRM verknüpft werden, so wird unter ettlichen Passwörtern auch für Ordnung gesorgt und man findet schnell, was man sucht.
Testfälle und Testprotokolle
Bevor eine Webseite online geht oder an den Kunden zum Testen freigegeben wird, werden Standardtestfälle ausgeführt. Diese stellen sicher, dass auch alles in den gängigsten Browsern funktioniert und getestet wurde. Sollte das mal nicht der Fall sein, kann man genau sagen, wer den Test ausgeführt hat. Außerdem kann man zu jedem Testfall ein Seleniumtest-Packet anhängen. Ziel ist es, diese Tests später automatisiert, evtl. mit dem Drupalmodul "simpletest" auszuführen. Aber bis das soweit ist, geht noch etwas Zeit und Entwicklungsarbeit ins Land.
Wichtig ist noch, dass wir hier zu jedem Projekt und zu jeder Projektanforderung eine Liste mit Tests haben, die bestanden werden müssen, die also der Tester im aktuellen Projekt als "bestanden" markiert. Erst dann erfolgt eine Auslieferung an den Kunden und wir sind jederzeit in der Lage nachzuweisen, was wir getestet haben. Solche Listen sind natürlich auch immer ausdruckbar oder als PDF in Form eines Kundenreports exportierbar.
Der Kundencenter für Tickets und Support
Im Kundencenter kann ein Kunde mit einem Zugang zu unserem Intranet seine Anfragen und Tickets sowie deren Status verfolgen. Mit diesem Zugang ermöglichen wir es unseren Kunden, aktiv an deren Projekten mitzuwirken und das Projektgeschehen mitzugestalten und transparent zu halten.
Das persönliche Dashboard
Und zu guter Letzt das persönliche Dashboard. Während man durch das Intranet surft kann man sich Kontakte, Vorgänge, Tasks, Tickets, Termine und Projekte "merken". Diese erscheinen dann im Dashboard in einer Liste und können auch per Drag&Drop nach persönlicher Priorität sortiert werden. Das ersetzt quasi den Notizzettel auf dem Schreibtisch.
Natürlich konnten wir das nicht alles mit standard Drupal-Modulen abbilden. Funktionen, die zu individuell waren (z.B. die Arbeitszeiterfassung mit den Monatsabschlüssen) haben wir dann doch durch die Entwicklung von Drupal-Modulen recht individuell umgesetzt. Das schien uns in diesen Fällen die schnellere Lösung.
Das war nun ein grober Überblick über unser Intranet mit Drupal. Die kommenden Blogeinträge verfeinern dann die Thematik jeweils.
Sind Sie ebenfalls an unserer Leistung im Bereich Intranet und CRM Entwicklung interessiert so kontaktieren Sie uns gerne jederzeit.
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