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Intranet, CRM und Projekte - Alles mit Drupal Teil 2

10.08.2010  • Daniel Andrisek
Intranet, CRM und Projekte - Alles mit Drupal Teil 2

Im zweiten Teil zu unserer Beitragsreihe über die Programmierung eines Intranets mit Hilfe von Drupal befassen wir uns mit dem CRM.

CRM steht für Customer-Relationship-Management, zu deutsch Kundenbeziehungsmanagement oder kurz gesagt: Die Kundenpflege.
In diesem Bereich des Intranets werden nicht nur die Kontaktdaten zu Personen und Firmen gesammelt sondern auch die Vorgänge protokolliert. Als Vorgang bezeichnet man die unterschiedlichen Stufen des Auftrags. Diese beginnen meist mit der Anfrage des Kunden und führen anschließend zum Erstellen des Angebots. Sollte das Angebot angenommen werden, können weitere Stati wie "Vertrag unterzeichnet" oder "Auftrag abgeschlossen" hinzugefügt werden.
Die technische Umsetzung eines CRMs mit Drupal ist durch die Hilfe und Funktionen einiger Module möglich. Die wichtigsten Module hierbei sind: Views, CCK, Comment CCK, Comment Upload, Views Attach und weitere CCK erweiterende Module wie FileField, Email Field oder Link. Wir empfehlen ebenfalls Node Relationships für die Beitragsreferenzen zu benutzen. Eine genaue Einweisung, wie Node Relationships funktioniert, erhalten Sie in einem unserer älteren Beiträge.

Als ersten Schritt sollten Sie die Module in Ihrer Drupalinstallation aktivieren. Sobald dies geschehen ist, müssen Sie die gewünschten Inhaltstypen erstellen. In unserem Intranet haben wir drei Inhaltstypen erstellt:

  • Firma: Der Inhaltstyp Firma beinhaltet Kontaktdaten und Adressen.
  • Kontakt: Kontaktdaten einer spezifischen Person mit Beitragsreferenz auf die Firma.
  • Vorgang: Die Beschreibung des Vorgangs, mit Dateianhang, unterschiedlichen Stati und Beitragsreferenzen auf Kontakte oder Firma.

Die genauen Inhalte der Inhaltstypen ist frei wählbar. Fügen Sie den Kontakten z.B. neben Namen und Adresse auch noch Felder wie Xing, Webseite, Kontaktvermittler usw zu. Wenn Sie wollen, können Sie auch noch eine Taxonomie benutzen um die Kontakte, Firmen oder Vorgänge zu kategorisieren.

Sobald alle Inhaltstypen die gewünschten Inhaltsfelder besitzen müssen Sie die Inhaltstypen miteinander verknüpfen. Für diesen Zweck kann man Node Relationships oder die normale Beitragsreferenz nutzen. Folgende Beziehungen sollten Sie erstellen:

  • Zwischen Kontakt und Firma
  • Zwischen Vorgang und Kontakt
  • Zwischen Vorgang und Firma

Sie können in den Optionen von Node Relationships einstellen, wie die Backreference dargestellt werden soll. Wenn Sie jedoch lieber mit Views arbeiten, können Sie die gleichen Inhalte mit Views Attach anzeigen lassen. Für die genaue Konfiguration von Views Attach empfehle ich Ihnen den Screencast von Mustardseed Media anzuschauen.

Wenn Sie sich fragen, wieso Sie sich die Mühe mit Views Attach machen sollten:
Durch Views Attach können Sie, wenn Sie z.B. auf eine Firma gehen, alle Mitarbeiter und Vorgänge, die mit der Firma zu tun haben, sehen. Das gleiche gilt auch für Vorgänge. Sie klicken auf einen Vorgang und sehen direkt welche Firma bzw. Kontakt für diesen Vorgang relevant sind.
Aber wozu brauchen Sie das, wenn Sie in der Node Reference den Namen des Kontaktes sehen?
Ganz einfach. Sie können in den Views mehr darstellen, als nur den Namen des Kontaktes. So können Sie sich direkt die Email-Adresse und die Telefonnummer anzeigen lassen. Das alles erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Kunden und Projekte und spart Zeit.

Weitere wichtige Module für die Vorgänge sind Comment CCK und Comment Upload. Wenn Sie den Vorgang nicht immer bearbeiten wollen, können Sie den Vorgang durch Kommentare ändern und um Dateien erweitern.

Ein Beispiel: Sie erstellen einen Vorgang mit Status "Angebot abgeschickt" und sie wollen den Status auf "Angebot angenommen" ändern und ebenfalls die Antwort des Kunden mit zusätzlicher Datei vermerken.
Sie könnten jetzt den Node direkt ändern, doch dann müssten Sie mit Revisionen arbeiten, damit Sie sehen, wann und von wem etwas geändert wurde.
Damit Sie hier eine bessere Übersicht erhalten, empfehle ich Ihnen, dass Sie mit Kommentaren arbeiten.
Hierfür müssen Sie zu einem Kommentare für den Inhaltstyp des Vorgangs erlauben. Wenn Sie schon in den Einstellungen der Kommentare des Inhaltstyps sind, können Sie auch direkt den Upload von Dateien durch Kommentare genehmigen.
Als nächstes müssen Sie die CKK-Felder, die man durch Kommentare ändern soll, bearbeiten und Kommentaren erlauben, den Wert des Feldes zu ändern.
Somit können Sie mit einem Kommentar z.B. den Status ändern und direkt eine neue Version des Pflichtenhefts anhängen.

Doch wo werden alle CRM Daten angezeigt?

Hier kommt Views in Spiel. Wenn Sie sich mit Views auskennen können Sie mit der Hilfe des Moduls eine komfortable Tabelle erstellen, die alle wichtigen Daten anzeigt. Wenn Sie jedoch unterschiedliche Views für unterschiedliche Inhaltstypen haben wollen, können Sie sich unterschiedliche Seiten im View erstellen, die immer nur einen gewissen Inhaltstyp anzeigen.
Ich empfehle Ihnen nur eine Seite zu erstellen. Fügen Sie einen hervogehobenen Filter hinzu, mit dem Sie nach Inhaltstyp sortieren können, falls Sie das möchten. Sie können auch nach Stati filtern, damit Sie z.B. nur Vorgänge sehen, die den Status "Angebot abgeschickt" haben, sehen.
Ebenfalls bietet sich eine Freitextsuche an, damit Sie nach z.B. nach Namen suchen können. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie für die Freitextsuche den Cronlauf aktiviert haben.
Sollten Sie allgemeine Fragen zu Views oder zu Drupal bzw. zur Drupal Entwicklung / Programmierung haben, bitte ich Sie, unsere Kommentarfunktion zu nutzen.

Wichtig ist auch, dass Sie darauf achten, die Berechtigungen einzustellen. Ein CRM kann sensible Daten enthalten und nicht jeder Benutzer Ihres Intranets sollte Zugriff darauf haben. Beschränken Sie den Zugriff für Views nur für gewisse Rollen und installieren Sie sich Content Access, mit dem Sie bei jedem Inhaltstypen direkt bestimmen können, welche Rolle was sehen soll.

Wenn Sie diese kleine Anleitung als Inspiration nutzen, werden Sie mit Drupal Ihr eigenes flexibles und erweiterbares CRM aufbauen können. Das Schöne daran ist, dass Sie sämtliche Informationen und Eingabeformulare nach Ihrem Geschmack anpassen können.

Weitere Beiträge zu der Reihe Intranet, CRM und Projekte - Alles mit Drupal erhalten Sie hier.

Sind Sie ebenfalls an unserer Leistung im Bereich Intranet und CRM Entwicklung interessiert so kontaktieren Sie uns gerne jederzeit.

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